Цифровая трансформация агентства KS International: от Excel к умной админке

Главное о кейсе

Мы помогли KS International — агентству с базой в 12 000 исполнителей и офисами в 15 регионах — трансформировать ручной и неэффективный процесс подбора персонала в цифровую админ-систему. До этого менеджеры тратили по 4 часа на подбор одного кандидата и вручную считали зарплаты по переписке и таблицам.

Мы внедрили систему ролей, карточки кандидатов с документами и учётом часов, автоматические расчёты зарплат и инструмент для анализа выручки. В результате обработка заявки ускорилась в разы, снизилось количество ошибок, а руководство получило прозрачную аналитику по отделам. Система стала основой для масштабирования бизнеса, и сейчас мы продолжаем работу над мобильным приложением для найма.

Как проект изменил жизнь пользователей

• Менеджеры стали тратить минуты, а не часы на подбор исполнителя.
• Документы, график и часы работы хранятся в одном окне, а не в трёх разных местах.
• Ошибки в расчётах исключены, ставка всегда актуальна.
• Бухгалтеры получают все нужные документы по сотруднику в пару кликов.
• Руководство теперь видит выручку в режиме реального времени, а не через три дня после запроса.
• Работа всей команды стала быстрее, понятнее и надёжнее.

Бизнес-задача и ее решение

Бизнес цель — сократить время на подбор кандидатов и расчёт зарплат, устранить ошибки, наладить внутренние процессы и подготовить систему к масштабированию.

Решение:
Мы внедрили централизованную админ-систему, собрали все данные в единый интерфейс, автоматизировали рутинные задачи и упростили работу менеджеров. Это позволило повысить скорость закрытия заявок и снизить операционные издержки.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

• Мы внедрили систему ролей с разграничением доступа, карточки кандидатов с вложенными документами и учётом часов, автоматические формулы расчёта зарплат, централизованное управление ставками, а также модули статистики по отделам и регионам.
• Основное внимание уделили UX: структура системы повторяет привычные действия менеджеров, поэтому переобучение не потребовалось.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

• Клиент уже имел негативный опыт работы с предыдущей командой, поэтому важно было завоевать доверие.
• Мы начали с отдельных задач, но постоянно держали в фокусе всю бизнес-архитектуру.
• Благодаря плотной работе с топ-менеджерами удалось выявить реальные узкие места и предложить точные решения. • • Ключевой фактор успеха — вовлечённость клиента и гибкий подход со стороны команды.

Комментарий заказчика

Мы долго искали партнёра, которому можно доверить системные задачи. Команда не только решила то, что не смогли предыдущие подрядчики, но и показала, как IT может менять бизнес в корне. Сейчас у нас нет “ручных” процессов — только автоматизация, ясность и контроль.