Умный график работы: автоматизация планирования для сети пиццерий «Пицца Фабрика»

Главное о кейсе

Для быстрорастущей сети пиццерий "ПиццаФабрика" мы создали два веб-модуля — «График работ» и «Мастер-график», которые автоматизировали планирование смен и анализ загрузки. Система централизует графики по всем филиалам, синхронизируется с внутренним учётом, учитывает плановую и фактическую нагрузку кухни, зала и доставки, а также автоматически исключает уволенных сотрудников. Благодаря интеграции с данными о заказах, сезонности и штатном расписании менеджеры получают наглядный дашборд для быстрого принятия решений.

Как проект изменил жизнь пользователей

После запуска системы менеджеры получили удобный инструмент для планирования и анализа графиков работы по всем филиалам.

Основные эффекты:

Время на составление расписаний сократилось в разы — Excel полностью заменён.

План-факт сравнение по часам и подразделениям стало доступно в пару кликов.

Уволенные сотрудники автоматически исключаются из расписания.

Повысилась прозрачность планирования и контроль нагрузки.

Улучшилось распределение ресурсов кухни и доставки, снизились пиковые перегрузки.

Бизнес-задача и ее решение

О клиенте

«Пицца Фабрика» — федеральная сеть пиццерий с филиалами в разных городах России. Компания активно развивается и уделяет большое внимание качеству сервиса и эффективности работы персонала. Для стабильной работы кухни, зала и доставки необходим точный и актуальный график смен — особенно при большом количестве сотрудников и филиалов.

С чем столкнулся клиент

До внедрения новой системы планирование смен велось в Excel. Пока филиалов было немного, это работало, но по мере роста сети подход перестал справляться.
У каждого филиала были собственные файлы, без единой базы данных.

В результате менеджеры тратили много времени на ручные сверки, а прогнозирование нагрузки и потребности в персонале становилось всё сложнее.

Компания искала решение, которое:
объединит графики всех филиалов в единую систему.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Решение

Для «Пицца Фабрики» была разработана система «Умный график работы», включающая два независимых веб-модуля: «График работ» и «Мастер-график».
Оба модуля интегрированы с внутренней системой управления, но развернуты как изолированные сервисы в отдельных контейнерах Kubernetes — это упрощает обновления и масштабирование.

Архитектура и интеграция

Для модуля «Мастер-график» мы создали отдельную базу данных, которая получает из основной системы только нужную для расчётов информацию.
Передача данных реализована через набор микросервисов, каждый из которых отвечает за свой тип сущностей: филиалы, подразделения, должности, сотрудников, заказы, продукцию, графики и т.д.

Такое разделение позволило:
снизить нагрузку на основную базу данных;
ускорить обработку и расчёты;
повысить стабильность и отказоустойчивость системы.

Модуль «График работ»

Это инструмент для менеджеров, который позволяет в несколько кликов:
выбрать филиал и месяц;
фильтровать сотрудников по должности или подразделению;
назначить смены и сохранить изменения.

Система автоматически исключает уволенных сотрудников и синхронизирует данные с базой компании, исключая ошибки и дубли.

Модуль «Мастер-график»: аналитика и прогнозирование

«Мастер-график» визуализирует общую загрузку ресторана и помогает планировать смены на основе фактических данных.

В расчётах используются:

фактическая нагрузка — количество заказов, время выполнения, загрузка кухни и доставки;
плановые показатели — ожидаемый объём заказов и работы по часам;
штатное расписание — состав сотрудников, должности и лимит рабочих часов;
исторические данные и сезонность — информация за прошлые периоды, помогающая учитывать пиковые часы и дни.

Эти данные собираются из разных модулей внутренней системы и объединяются в единую аналитическую картину.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Как это работает для разных подразделений

Система учитывает специфику всех ключевых зон ресторана:
Кухня — загрузка по приготовлению блюд, скорость выполнения заказов.
Касса и зал — поток клиентов, скорость обслуживания, время ожидания.
Доставка — количество курьеров, время на выполнение заказов.
Административный персонал — загрузка менеджеров и управляющих.


По каждой зоне формируется свой набор метрик и план-факт анализ, что позволяет видеть реальную эффективность работы ресторана.

Что видит руководитель

На дашборде отображается вся ключевая информация:
количество сотрудников в смене;
плановая и фактическая нагрузка по заказам и блюдам;
разница между планом и фактом по каждому подразделению.

Таким образом, руководитель видит актуальную картину работы ресторана и может оперативно корректировать график.

Нагрузочное тестирование

Так как система должна обрабатывать большие объёмы данных, особое внимание уделили производительности.

Мы провели нагрузочные тесты при одновременной работе до 5000 пользователей, использовали балансировщики и клонирование процессов для распределения нагрузки.

Также выделили отдельную базу данных под модули, чтобы исключить влияние на основную систему.
В результате «Мастер-график» стабильно работает даже в пиковые часы и обеспечивает бесперебойное функционирование всех ресторанов сети.

Скриншоты