Цифровой офис Notamedia – Nota.Intranet

Главное о кейсе

ПУЛЬТ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

Значимая часть из 450+ сотрудников Notamedia работает удаленно — от Калининграда до Дальнего Востока, а также в ОАЭ и Индии. Поэтому создание единого цифрового пространства было для нас жизненно важным еще задолго до пандемии.
Первую версию портала мы запустили в далеком 2007 году. Со временем он оброс многочисленными сервисами и фичами, а в 2023 году обновился и оптимизировался до неузнаваемости.

Nota.Intranet 2024 – это ИТ-система, которая воплощает цифровой офис и единый «пульт управления» бизнесом Notamedia.

Ядро проекта с 2007 года – Bitrix24. Все необходимые функциональные части и сервисы – собственная разработка Notamedia, сделанная силами in-house команды.

Как проект изменил жизнь пользователей

АВТОМАТИЗИРОВАЛИ ВСЕ, ЧТО ВОЗМОЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ

Сняли с сотрудников рутинную нагрузку, а также создали прозрачность там, где у агентств и продакшенов болит больше всего. Пара примеров, чем гордимся из новой системы:


1) Для топ-менеджмента и финотдела

Что: Система автоматического контроля за фин. потоками, созданная с нуля – собственный биллинг, контроль cash flow и финансовая аналитика
Зачем:
- профилактика кассовых разрывов (с предиктивной системой индикаторов)
- мгновенные расчеты и выплаты з/п с учетом овертаймов, отпусков и проч.
- контроль расхода фондов и затрат на каждого сотрудника: ДМС/фитнес, корпоративы, обучение, др.
- отслеживание состояния всех счетов не только в реальном времени, но и прогнозных показателях на период

2) Для директоров дивизионов и отдела продаж

Что: Сметный калькулятор и CRM-система с чувствительными индикаторами SLA по исполнению сделок/проектов
Зачем: цифровизация от этапа заявки от клиента и подготовки предложения – до реализации проекта и подписания актов:
быстрый расчет сметы проекта: с учетом ставок, налогов, рисков
- упрощение продаж: смета выгружается в лендинг, с кейсами, командой, вехами
- контроль SLA ведения проекта: вехи и бизнес-показатели из сметы подгружаются в рабочую группу в виде задач со сроками
- контроль работы с подрядчиками
- контроль документов и оплаты

3) Для отделов КДП, HR и системного администрирования

Что: Полная автоматизация процесса выхода нового сотрудника
Зачем:
- унификация и четкость процесса вывода: мгновенные автозадачи с чек-листами для всех вовлеченных отделов перед выходом сотрудника (от закупки техники – до выпуска электронной подписи для КДП)
- сокращение времени на вывод: учетные записи и доступы во все рабочие системы создаются в LDAP сквозным способом (от почтового аккаунта – до Radius, который раздает Wi-Fi)
- сокращение времени на адаптацию: интерактивное погружение специалиста в новую среду (от welcome-лендинга – до регламентов в Wiki)

4) Для HR-отдела

Что: расширенная HR-аналитика
Зачем:
- автоматизация найма и прогноз расходов на новых сотрудников: сколько заявок в работе, сколько наняли, сколько должно выйти и когда, сколько прошли ИС и проч.
- отслеживание и сокращение «текучести» кадров
- расчет индекса удовлетворенности сотрудников и развитие систем мотивации


5) Для всех

Что: простая, отточенная и быстрая BPM-ка
Зачем: сокращение времени на любую рутину и снижение процента ошибок:
- заведение и согласование отпусков
- выдача пропусков
- заявки на найм персонала
- перевод сотрудников
- повышение з/п
- обучение
и др.

Бизнес-задача и ее решение

Цели:
1. Объединить все финансовые внешние и внутренние потоки для полной и всесторонней аналитики – для контроля рисков и принятия управленческих решений
2. Автоматизировать и оцифровать максимум процессов, чтобы снять с сотрудников рутинные заботы и перенаправить их потенциал на разработку и развитие проектов

О примерах решений и их смыслах (жизненно важных для Ноты) рассказали выше.

Если кратко: на базе ядра от Битрикс24 и самописных решений создали новый внутренний центр мониторинга и управления, а также знаний и корпоративной жизни Notamedia.

Что внутри Nota.Intranet 2024:
– Корпортал и управление задачами/проектами (лента, профили, контакты и прочий must have; интеграции с Miro, GitHub и др. рабочей инфраструктурой и инструментами разработки)
– Биллинг, cashflow и аналитика (с предиктивной системой индикаторов рисков и проч.)
– CRM и сметный калькулятор для продаж и проектов
– BI-система с дашбордами для рекрутинговой и HR-аналитики
– BPM-система (с автоматизацией всех рабочих бизнес-процессов)
– Wiki (обширная база знаний для онбординга и для чистоты кода)
– И вишенка – бот «Проектор»: с прогнозированием, проверкой рисков и оповещением ответственных при возникновении проблем в сделках, финансах, кадрах и проектах (на портале и в Telegram).

Также перед нами встала задача защитить внутренние данные компании как с точки зрения автоматических бэкапов и слепков состояний, так и с точки зрения информационной безопасности. Для этого создали внутренние шлюзы и системы, а также настроили уровни доступа пользователей в зависимости от роли.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

С чем столкнулись:
- потребуются десятки интеграций с существующими в компании ИТ-решениями, инструментами разработки и проч., – для единой рабочей среды и отчетности. Не останавливаться на этом пути, иначе все зря;
- на рынке нет модулей финансового управления и аналитики, которые учитывали бы специфику продакшенов/заказной разработки: если хотим красиво и прозрачно – пишем или дописываем сами;
- подружить огромные объемы данных со скоростью их обработки – особый крафт;
- сотрудников важно обучать старым и новым инструментам – иначе даже самые ценные фичи уступят место мануальному режиму из-за страха/незнания/сопротивления;
- бэкапы/слепки/логи – must have.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО, ПРЯМО КАК ДЛЯ КЛИЕНТА

На старте провели масштабный внутренний опрос сотрудников и выявили самые критичные проблемы, которые необходимо было решить:

- Полная автоматизация всех бизнес-процессов в компании, включая работу с контрагентами, финансами, сотрудниками и внешними запросами — 91%
- Сокращение времени выполнения рутинных задач и задач,
не требующих высокой квалификации — 87%
- Автоматическое формирование отчетов по всем необходимым параметрам и уведомления, когда в проекте что-то идет не так — 84%
- Создание единой цифровой среды компании, внутри которой и будет происходить основная «digital-жизнь» всех сотрудников — 74%

Используемая методология при реализации проекта:

- Agile со скрам-командой
- Спринты длительностью по 2 недели (позволили уместить в один спринт полноценное тестирование и разработку компонентов)
- Демо: приглашали консультантов из всех департаментов для более быстрой реакции на доработки
- Ретро после каждого спринта и новое планирование


Цифры и оценки, доступные на текущий момент:
– 400+ сотрудников используют систему ежедневно в режиме always on
– в 8 раз экономим времени на бизнес-процессах (например, выход сотрудника)
– более 50 параметров доступны в отчетах за год
– 15 млн действий совершено на портале и 3,5+ млн задач успешно завершены

Текущая доступность работы

Корпоративный портал доступен только сотрудникам Notamedia

Скриншоты

Комментарий заказчика

Обратная связь пользователей:

«С новым функционалом все финансовые данные любой степени детализации
можно собрать за 10 минут вместо одного-двух дней работы», Екатерина, бухгалтер

«В новой системе у меня появились необходимые инструменты, чтобы сделать найм более эффективным, а корпоративную жизнь сотрудников — более комфортной и интересной», Мария, HR

«У всех программистов одна и та же боль — организация планирования, спринтов и выполнения заявленных задач. Теперь этой боли нет, всё стало очень удобно», Павел, тимлид в разработке

«Здорово, что в сделке теперь видна связь и учитываются работа всех отделов, которые связаны с проектом», Антон, менеджер