Корпоративный портал научного подразделения «Росатома»

Главное о кейсе

«ЦИФРОВАЯ СРЕДА ДЛЯ НАУЧНОЙ СРЕДЫ»: деятельность 11 научных институтов и центров координируется на одном корпоративном портале

Среди основных задач компании «Росатом» до 2030 года — увеличение конкурентоспособности российской продукции и услуг на атомном энергетическом рынке и в сфере радиационных проектов.
Мы развиваем функционал корпоративного портала АО «Наука и инновации» – научного подразделения «Росатом» для оптимизации бизнес-процессов компании и сокращения трудозатрат сотрудников. Деятельность 11 научных институтов и центров предприятия координируется в единой информационной среде, позволяющей контролировать достижение целей в рамках реализуемых институтами проектов.

Как проект изменил жизнь пользователей

Как работало до
АО «Наука и инновации» координирует работу нескольких научных организаций. Это значит, что необходимо отслеживать множество бизнес-процессов, анализировать эффективность каждого подразделения и отдела.

Раньше данные приходилось собирать и вводить вручную по каждому направлению, включая время работы сотрудников для расчёта выплат, учёта трудозатрат и оценки эффективности.

Также не хватало коммуникации и связи между отделами и сотрудниками, что затрудняло решение важных задач. Большая часть бизнес-процессов контролировалась в ручном режиме, это также приводило к замедлению работы над некоторыми проектами.

Как стало после
Сегодня корпоративный портал – это эффективный и удобный инструмент контроля достижения поставленных целей АО «Наука и инновации» в рамках реализуемых проектов.

Мы оптимизировали ключевые внутренние бизнес-процессы АО «Наука и инновации», сократили трудозатраты сотрудников и упростили процесс сбора и составления отчётов.

Руководство компании получило инструмент, который отражает трудозатраты и эффективность в разрезе компании в целом, подразделений и отдельных сотрудников.

Один из практических результатов текущего этапа — радикальное сокращение времени и усилий на формирование итоговой отчетности, которая содержит распределение табеля рабочего времени всех сотрудников 11 институтов и центров по ролевой модели, которую используют ответственные за этот процесс руководители.

Бизнес-задача и ее решение

Заказчик поставил задачу доработать корпоративный портал для удобства внутренней коммуникации сотрудников, настроить ключевые бизнес-процессы и систему автоматического сбора и загрузки данных для учета выполненных задач и рабочего времени.

Решение

Провели серию интервью со всеми участвующими в проекте руководителями и менеджерами, собрав информацию по бизнес-процессам, которые необходимо автоматизировать:

- проанализировали и отрисовали текущие бизнес-процессы;
выявили направления для улучшения бизнес-процессов;
- спроектировали архитектуру, описали ролевые модели для каждого процесса.

Формализовали ролевые модели и настроили процессы и справочники:

- разработали ролевую модель;
- создали разделы и справочники в системе;
- разработали бизнес-процесс формирования табеля распределения рабочего времени и его согласования;
- реализовали системы согласования/отклонения по ролевой модели;
- добавили уведомления по ключевым процессам;
- настроили систему формирования комментариев при возвращении отчета на доработку.

Настроили систему учёта рабочего времени и загрузки-выгрузки файлов с отчетами:

- настроили проверку на предмет суммарного распределения 100% рабочего времени по каждому сотруднику с блокировкой отправки на согласование;
- реализовали возможность отзыва согласования/отклонения руководителями табеля распределения рабочего времени;
- добавили возможность финальной выгрузки файла, а также фильтрации по объектам учета, по которым будет формироваться распределение табеля рабочего времени с последующей выгрузкой в табличный файл.

Составили и актуализировали документацию по работе с порталом:
- модель угроз и нарушения ИБ;
- руководства пользователя, администратора, администратора ИБ;
- матрицу доступа;
- сведения о результатах категорирования для ФСТЭК России и др. документацию.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Госкорпорация «Росатом» уделяет особое внимание информационной безопасности, поэтому внутренние ресурсы компании, включая корпортал, доступны по локальной сети, которая физически находится на территории АО «Наука и инновации».

Это значит, что во время доработки и настройки внутренней инфраструктуры портала команда разработчиков Notamedia должна была находиться на территории заказчика.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

В процессе реализации мы увидели активный интерес со стороны других отделов и подразделений к автоматизации бизнес-процессов. Это повлияло на текущие задачи — менеджеры и руководители увидели новые возможности по цифровизации и предлагали улучшения процессов во время доработок. Это помогло точно учесть все широкие требования и настроить платформу для максимально эффективной работы.

«Построение и доработка внутренней корпоративной системы такого уровня в закрытом контуре — сложная техническая и организационная задача. Мы очень высоко оценили включенность со стороны АНО «Наука и технологии», которые непосредственно участвовали в построении бизнес-процессов, оперативно давали качественную обратную связь и предлагали идеи реализации на каждом этапе», – Илья Юрасов, директор дивизиона в ИТ-интеграторе Notamedia.

Скриншоты

Комментарий заказчика

«Корпоративный портал теперь, когда его возможности расширились, используется как звено экосистемы цифрового офиса в управляющей компании дивизиона. Он стал удобным инструментом контроля достижения поставленных целей в рамках реализуемых проектов».