Корпоративный интранет-портал для банка «Открытие»

Главное о кейсе

В банке заработала масштабная цифровая экосистема, которая вывела процессы внутреннего взаимодействия на принципиально новый уровень.

— Digital-workplace для 22 000 сотрудников включает 40+ сервисов: от заказа справок и оформления отпуска до планирования рабочих задач и отслеживания повестки встречи;
— Мобильный интранет: сервисы корпоративного портала без привязки к персональному компьютеру;
— Единое окно для доступа ко всем внутренним услугам и кроссфункциональным системам;
— Социальная сеть: 230+ сообществ и полная свобода в создании контента;
— Корпоративный чат с функциями аудио- и видеозвонка;
— Автоматизированный пребординг и онбординг;
— Онлайн-биржа талантов: горизонтальный рост и перераспределение нагрузок;
— HR-сервисы геймификации: система поощрения и магазин мерча;
— Благодаря виртуальной валюте зародилась внутрикорпоративная экономика.

ЦИФРЫ

— На 36% сократилось время получения сервисов. При этом заказ расчетного листка ускорился на 97%, оформления отпуска — на 85%, заполнение табелей и графиков — на 83%;
— На 40% вырос ежедневный охват аудитории нового портала;
— На 15-25% ежемесячно растет удовлетворенность сотрудников внутренними сервисами;
— На 5,5% выросла лояльность сотрудников (eNPS).
Не расходуется бумага на распечатку и отправку заявлений в отдел кадров, тогда как ранее уходило 200 пачек бумаги и 90 000 конвертов.
_____________________________________________________________

Achieved goals and KPIs based on the launch results

A large-scale digital ecosystem has been launched in the bank. It has brought the processes of internal interaction to a fundamentally new level.

— Digital-workplace for 22,000 employees includes 40+ services: from ordering certificates and vacation registration to planning work tasks and tracking the meeting agenda;
— Mobile intranet: corporate portal services with no need to use a PC;
— A one-stop access to all internal services and cross-functional systems;
— A social network: 230+ communities and complete freedom in content creation;
— A corporate chat with audio and video call features;
— Automated preboarding and onboarding;
— Online talent meeting place: horizontal growth and redistribution of workloads;
— HR gamification services: a reward system and a merch store;
— Due to the virtual currency, an intra-corporate economy was created.

NUMBERS

— The time for receiving services has been reduced by 36%. At the same time, the order of the pay sheet accelerated by 97%, a vacation registration — by 85%, filling out time sheets and schedules — by 83%;
— The daily audience coverage of the new intranet portal has increased by 40%;
— Employees' satisfaction with internal services is growing by 15-25% every month;
— Employee loyalty (eNPS) increased by 5.5%.
No paper is used for printing and sending applications to the HR department, whereas previously 200 bundles of paper and 90,000 envelopes were usually used.


_____________________________________________________________
СМИ о проекте:

- https://ict-online.ru/news/n205922/
- https://www.it-world.ru/news-company/projects/181633.html
- https://intercomm.media/cases/intranet-otkrytie-daily/
- https://vc.ru/u/1096234-qsoft/508627-korporativnyy-portal-dlya-banka-otkrytie

Кейс на сайте исполнителя:

- https://qsoft.ru/project/986/

Бизнес-задача и ее решение

ЗАДАЧА

Предыдущая версия корпоративного портала банка «Открытие» работала с 2014 года. Многочисленные доработки, вызванные изменениями в бизнесе, нарушили целостность сценариев взаимодействия с порталом. Необходимо было переработать и значительно дополнить интерфейс таким образом, чтобы работа со всеми сервисами портала стала максимально простой для сотрудников.

РЕШЕНИЕ

Создание нового портала предполагало использование современных и надежных ИТ-решений для объединения большинства сервисов и бизнес-процессов в общую экосистему. Единая коммуникационная среда должна была включать социальную сеть с сообществами и собственный мессенджер для максимального упрощения взаимодействия и общения внутри компании. Бенефициарами проекта должны были стать разные подразделения банка «Открытие»:

— Бизнес получал надежный инструмент для автоматизации внутренних услуг и сокращения затрат на их оказание, возможность оптимизировать затраты на внутренние сервисы.

— HR-департамент мог использовать портал как единую цифровую среду для комфортной работы, общения и развития, которая повышает лояльность сотрудников и снижает текучесть кадров. Сервисы геймификации для нефинансовой мотивации и вовлечения сотрудников в жизнь банка должны были увеличить эффективность внутренних бизнес-процессов.

— ИТ-департамент получал надежное и масштабируемое решение — передовую коммуникационную платформу, которая объединит все существующие внутренние процессы и кроссфункциональные системы.

— Разрабатываемый портал должен был также продемонстрировать стремление банка сократить негативное влияние на окружающую среду за счет радикального сокращения использования бумаги в бизнес-процессах.



ВОЗМОЖНОСТИ ПОРТАЛА «ОТКРЫТИЕ DAILY»

— «Мой заместитель» — позволяет руководителям делегировать обязанности на случай отпуска или болезни.

— «Собрание за 2 минуты» — помогает быстро организовать онлайн-совещание или офлайн-встречу с бронированием переговорки, оборудования и кейтеринга. А сервис «Мониторинг Повестки» управляет таймингом встреч, контролирует сроки бронирования переговорки, демонстрирует повестку онлайн-участникам совещаний.

— Визитки в один клик — оформление электронных визиток через QR-код в личном кабинете сотрудника экономит огромное количество бумаги. Также можно сформировать макет бумажной визитки и отправить его в типографию.

— Корпоративный чат — полноценная замена классическим мессенджерам с гарантией безопасности корпоративных данных. Имеет функции видео- и аудиозвонков с одним или несколькими пользователями

— Бронирование рабочего места в коворкинге — поддерживает гибридный формат работы и помогает оптимизировать использование офисных помещений. Забронировать рабочее место можно через интерактивную схему офисов. Также функция позволяет проанализировать задействованные рабочие места и отказаться от аренды пустующих помещений.

— Подбор сотрудников — чтобы найти и нанять нужного сотрудника, руководителю достаточно заполнить всего одну заявку. Информация автоматически размещается на сайте банка, на портале HeadHunter и во внутреннем портале компании. Когда сотрудник найден, автоматически запускаются проверка службы безопасности, изготовление пропуска, создание аккаунта и электронной почты, выдача необходимого рабочего оборудования и так далее.

— Полноценный конструктор онлайн-опросов — помогает создавать опросы любой сложности, анонимизировать респондентов, таргетировать опросы по определенным группам и анализировать статистику.

— Сервис «Сообщества» — сотрудники «Открытия» могут сами создавать сообщества по интересам или подразделениям, оперативно обсуждать все возникающие вопросы и координировать свои действия. Помимо стандартных возможностей соцсети в сообществах можно управлять задачами и проектами, вести календарь сообщества и зарабатывать «оупены» — внутреннюю виртуальную валюту. А еще сообщества играют роль Базы Знаний.

— Возможности геймификация — сотрудники могут зарабатывать и тратить виртуальную валюту компании. Получать «оупены» можно за определенные действия или достижения в компании, а тратить на покупки в магазине Open Store или использовать в качестве благодарности коллегам.

— Дополнительные возможности для управления талантами компании и поддержки HR-департамента

1. Пребординг — полностью оцифрованный процесс приема новых сотрудников банка.
После успешного прохождения собеседования все дальнейшие коммуникации и процессы трудоустройства кандидата ведутся в мобильном приложении. Здесь будущий сотрудник заполняет анкету для проверки службой безопасности, прикрепляет сканы документов и принимает оффер. В день его выхода на работу в мобильном приложении открывается доступ ко всем сервисам.

2. Вакансии — полный список доступен в один клик, сотрудник может откликнуться сам или порекомендовать коллегу или стороннего кандидата.
3. Биржа талантов — позволяет сотруднику перечислить в профиле свои hard и soft skills он владеет. Это помогает оперативно разрешать рабочие вопросы, например, обращаться за помощью к коллегам.
4. Онбординг — позволяет максимально безболезненно ознакомить нового сотрудника с форматом работы банка, его историей и особенностями. Информация подается в виде игры, поэтапно. HR-куратор нового сотрудника получает всю информацию о нем и результатах прохождения обучающего курса.

— Также в рамках корпоративного портала полностью оцифрованы процессы, связанные с подачей заявок на парковки, ремонт оргтехники, отпуска, больничные, выдачу зарплатных листков и другие справки и документы.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ РАБОТЕ С ПОРТАЛОМ

Команда разработки QSOFT организовала регулярное новостное информирование, провела более 20 воркшопов, включила элемент геймификации в процесс внедрения сервиса — за установленное мобильное приложение сотрудник получал на виртуальный счет цифровую валюту банка.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ СТЕК: PHP, JavaScript, HTML, CSS, 1С-Битрикс24, E-staff, Elasticsearch, Webtutor, Obelisk, MS exchange, PowerBI, IDM, SOC ИБ, Арамис, AES, SHA-2, MariaDB, Nginx.

_____________________________________________________________

The problem and its solution

PROBLEM

The previous version of the Otkritie Bank's corporate portal has been working since 2014. Numerous improvements caused by changes in business have violated the portal interaction integrity. It was necessary to redesign and significantly supplement the interface so that to ease the employees' use of all the corporate services.

DECISION

The new corporate intranet development involved the use of modern and reliable IT solutions to combine most services and business processes into a common ecosystem. The unified communication environment was supposed to include a social network with communities and its own messenger to simplify interaction and communication within the company staff as much as possible. The different divisions of Otkritie Bank were to be the project beneficiaries:

— the company received a reliable tool for internal services automatization and reducing the costs of their provision, as well as the ability to optimize the internal services' costs.

— The HR department could use the portal as a single digital environment for comfortable work, communication and development, which increases employee loyalty and reduces staff turnover. Gamification services for non-financial motivation and involvement of employees in the bank activities were supposed to increase the efficiency of internal business processes.

— The IT department received advanced communication platform that combines all existing internal processes and cross—functional systems as a reliable and scalable solution.

— The intranet was also supposed to show the bank's desire to become more eco-friendly by radically reducing the use of paper in business processes.


FEATURES OF THE OTKRITIE DAILY INTRANET PORTAL

— My Assistant allows managers to push responsibilities down in case of vacation or illness.

— A Meeting In Two Minutes helps to quickly organize both an online and offline meeting, and book a meeting room, equipment, and catering service needed. The Agenda Monitoring service manages the timing of meetings, controls the booking timing of a meeting room, and shares the agenda with the to the meeting participants present online.

— Business Cards In One Click is a service that helps creating electronic business cards via a QR code in an employee's personal account that significantly saves paper. With this service, you can also create a layout of a paper business card and send it to the printing house.

— Corporate chat is a full—fledged replacement for ordinary messengers that guarantees corporate data security. It supports the features of video and audio calls with one or more users.

— Booking a workplace in a co-working space supports a hybrid work format and helps optimize the use of office space. You can book a workplace through the interactive office scheme. The feature also allows you to analyze the jobs involved and stop renting dormant empty premises.

— Recruitment of employees: to find and hire the right employee, the HR manager only needs to fill out one application. The information is automatically posted on the bank's website, on the HeadHunter HR portal and on the company's intranet portal. When an employee is found, you can automatically launch a security check and start production of a pass, create an account and a corporate email, as well as issue the necessary working equipment for a newcomer, etc.

— A full-fledged online survey set of tools helps to create surveys of any complexity, anonymize respondents, target surveys by certain groups and analyze statistics.

— Community Service: Otkritie Bank employees can create communities of interests or divisions themselves, promptly discuss all up-to-date issues and coordinate their actions. In addition to the standard features of the social network in communities, you can manage tasks and projects, keep a community calendar and earn "oupens" — an internal virtual bank's currency. Besides, communities act as a Knowledge Base.

— Gamification Features: employees can earn and spend the company's virtual currency called “oupens”. You can receive "oupens" for certain actions or achievements in the company, and spend them to purchase in the Open Store or use it as a gratitude to colleagues.

— Additional opportunities for the company's talent management and HR department support

1. Preboarding is a fully digitized process of hiring new bank employees.
After the successful interview, all further communications and employment processes of the candidate are conducted in the mobile app. Here the future employee fills out a questionnaire for verification by the security service, attaches scans of documents and accepts the offer. On the day he or she start working, access to all mobile app services become available.

2. Vacancies: the full list is available in one click; an employee can respond himself/herself or recommend a colleague or a third-party candidate.
3. New Talents Rostrum: allows an employee to list in his/her profile hard and soft skills they own. It helps to resolve work issues quickly. For example, to address to colleagues for help.
4. Onboarding allows you to familiarize a new employee with the format of the bank's activities, its history and features as comfortable as possible. The information is presented in the form of a game, in stages. The HR supervisor of a new employee receives all the information about him/her and the results of the training course.

— What is more, within the framework of the corporate portal, the processes related to the submission of applications for parking, office equipment repairs, vacations, sick leave, the issuance of salary slips and other papers have been fully digitized.

EMPLOYEES' TRAINING TO WORK WITH THE NEW INTRANET PORTAL

The QSOFT development team organized regular newsletters, conducted more than 20 workshops, included a gamification element in the process of service implementing — an employee received the bank's digital currency to his/her virtual account when installed the mobile app.

TECHNOLOGY STACK: PHP, JavaScript, HTML, CSS, 1C-Bitrix24, E-staff, Elasticsearch, Webtutor, Obelisk, MS exchange, PowerBI, IDM, SOC IB, Aramis, AES, SHA-2, MariaDB, Nginx.

Прочая информация о кейсе

Банк «Открытие» работает на финансовом рынке России с 1993 года, а в 2017 полностью перезапустил бизнес и внутренние процессы и с тех пор непрерывно растет и масштабируется.

Банку нужно было новое, надежное и современное решение — единая коммуникационная среда, способная повысить мобильность сотрудников, сократить затраты на реализацию внутренних сервисов, решить насущные HR-задачи и подчеркнуть курс компании на экологичность. Было принято решение создать новый корпоративный портал «Открытие daily».

_____________________________________________________________

Corporate Intranet Portal for Otkritie Bank

Customer: Otkritie Bank
Executive: QSOFT

Otkritie Bank has been operating in the Russian financial market since 1993. In 2017, it completely reset its business and internal processes and has been continuously growing and scaling ever since.

The bank needed a new, reliable and modern solution — a unified communication environment capable of increasing employee mobility, reducing the cost of implementing internal services, solving urgent HR tasks and emphasizing the company's course on environmental sustainability. It was decided to create a new Otkritie Daily corporate intranet portal.

Скриншоты

Комментарий заказчика

Как банк, стремящийся предоставлять первоклассные сервисы для клиентов, мы должны быть конкурентны и с точки зрения сотрудников. Клиентский опыт сотрудника, human centered — понятия, которые сегодня ставятся во главу угла во всех сферах современной экономики. Чем он лучше, тем более доволен клиент, тем больше у него высвобождается времени на решение жизненных интеллектуальных задач.

_________________________________________________________________

Client's comment
"As a bank striving to provide first-class services to our customers, we must also be competitive from the employees' point of view. The client experience of an employee and a human centered strategy are the concepts that are now put at the forefront in all areas of the modern economy. The better it is, the more satisfied the client is, the more time you get for solving vital intellectual tasks," Dmitry Pervukhin, Vice President, Director of the Department of Development of Accounting and Analytical Systems of Otkritie Bank said.