Мобильный интранет для банка «Открытие»

Главное о кейсе

Большинство модулей и сервисов десктопного интранет-портала «Открытие Daily» представлены в мобильном интранете. Все сотрудники, имея постоянный доступ к планшету или смартфону, могут эффективно работать и взаимодействовать между собой даже вне офиса.

КЛЮЧЕВАЯ ПОЛЬЗА

— Корпоративная интрасеть для 15 000 сотрудников банка;
— Мобильный доступ к сервисам из любой точки;
— Защищенный корпоративный мессенджер;
— До 90% рост скорости решения рабочих задач;
— До 87% рост уровня комфорта и скорости адаптации сотрудников благодаря онбордингу;
— Надежная защита корпоративных данных;
— Единый digital-опыт сотрудника: от адаптации до рабочих сервисов до онлайн-формы выходного интервью.

_____________________________________________________________

Achieved goals and KPIs based on the launch results
The mobile intranet is provided with most of the modules and services of the desktop Otkritie Daily intranet portal. Having constant access to a tablet or smartphone, all employees work effectively and interact with each other everywhere.

KEY ADVANTAGE:

— Corporate intranet for 15,000 bank employees;
— Mobile access to services from anywhere;
— Secure corporate messenger;
— Up to 90% increase in the speed of solving work tasks;
— Up to 87% increase in the level of convenience and speed of employees’ adaptation thanks to onboarding;
— Reliable security of corporate data;
— Unified digital employee experience: from adaptation to work services and an online form of exit interviews.
_____________________________________________________________

СМИ о проекте:

- https://ict-online.ru/news/n205922/
- https://www.it-world.ru/news-company/projects/181633.html
- https://vc.ru/u/1096234-qsoft/510526-mobilnyy-intranet-dlya-banka-otkrytie

Кейс на сайте исполнителя:

- https://qsoft.ru/project/989/

Бизнес-задача и ее решение

ЗАДАЧА

В рамках масштабной задачи по реновации корпоративного портала банк «Открытие» совместно с командой QSOFT построил Digital Workplace и единую коммуникационную среду: корпоративную социальную сеть и собственный мессенджер.

Мобильная версия интранета должна была решить следующие задачи:
— Предоставить оперативный доступ к сервисам для работы и коммуникаций;
— Обеспечить сотрудников «в полях» мобильным рабочим местом;
— Увеличить эффективность работы персонала, скорость принятия решений и внедрения изменений;
— Обеспечить омниканальность;
— Оптимизировать работу с кандидатами и новичками за счет внедрения онбординга;
— Повысить digital-комфорт и лояльность сотрудников в целом.

Важной задачей, которую должны были выполнить команды банка «Открытие» и QSOFT, было обеспечить отказоустойчивость и кибербезопасность решения. Все корпоративные данные должны быть защищены, а сервисы — сохранять работоспособность, даже в случае неполадок.

БЕЗОПАСНОСТЬ

Особое внимание при разработке интранета уделялось соблюдению требований информационной безопасности решения:
— приложение следует всем типовым стандартам;
— разработана дополнительная архитектура ИБ, для обеспечения требований к шифрованию сообщений в чате.

Функциональность мобильного интранета отвечает трем базовым требованиям:

1) Синхронизация с корпоративным порталом компании обеспечивает доступ к информации 24/7.

2) Удобство использования за счет интуитивно понятных функций и навигации, продуманного UX/UI-дизайна, который отражает своеобразие бренда, отраслевую специфику и учитывает особенности поведения пользователей.

3) Оптимальный набор функций, сформированный исходя из бизнес-задач заказчика, включает большинство возможностей корпоративного портала для удобного доступа в любом месте с мобильного устройства.

КЛЮЧЕВЫЕ РЕШЕНИЯ ПРОЕКТА

Разработка приложения шла параллельно с реновацией корпоративного портала. Сервисы, добавленные на портал, сразу же адаптировались под мобильный интранет.

1. Онбординг — разработан для максимально безболезненного введения в работу нового сотрудника. Информация подается поэтапно, с использованием элементов геймификации — это способствует лучшему усвоению. За каждым сотрудником закрепляется HR-куратор, который получает всю информацию о сотруднике, предлагает помощь. За пройденные этапы на личный аккаунт сотрудника начисляются оупены (внутрикорпоративная валюта), которые он может использовать в дальнейшем.

2. Корпоративный мессенджер — совмещает в себе преимущества локального чата и инструмента структурирования взаимоотношений в команде. Имеет дополнительные возможности постановки задач, взаимодействия между сотрудниками, решения организационных вопросов.

3. Поиск по контенту — позволяет искать и находить нужную информацию по всем разделам мобильного приложения, по сервисам на экране выбора избранного сервиса и в мессенджере.

4. Сервис «Мой заместитель» — позволяет удаленно назначить либо удалить замещающего сотрудника на период отпуска или болезни.

5. Сообщества — объединяют сотрудников по интересам или подразделениям. В дополнение к стандартному функционалу социальной сети (живая лента, посты, фотографии, комментарии и лайки) в сообществах есть дополнительные инструменты для управления задачами и проектами, календарь мероприятий, элементы геймификации, вовлекающие пользователей в активную работу с порталом и коммуникации с коллегами. Также сообщества играют роль Базы Знаний, сохраняя весь важный для совместной работы контент в мобильном формате.

6. Сервис «Сказать спасибо» — помогает сотрудникам благодарить коллег и дает возможность заработать виртуальную валюту банка за каждую благодарность.

7. Сервис «Заказ справок» позволяет автоматизировать удаленный заказ необходимых бухгалтерских или юридических документов, без посещения нужных отделов лично.

8. Центр уведомлений — помогает пользователям оставаться включенными в корпоративную жизнь компании. Здесь отображаются критичные для пользователя сообщения о банке, о рабочих процессах, а также информация о приглашениях в группу или на встречу, новых «лайках», задачах и созданных заявках или ответах на комментарии.

9. Также в приложении реализован «Магазин мерча», где можно выбрать заинтересовавшее брендированное изделие и отправить заявку на его приобретение с использованием внутренней виртуальной валюты компании.

_____________________________________________________________

The problem and its solution
PROBLEM

As part of the large-scale task of upgrading the corporate website, Otkritie Bank with the QSOFT team developed a Digital Workplace and a unified communication environment: a corporate social network and its own messenger.

The mobile intranet version was aimed to solve the following tasks:
— to provide prompt access to services for work and communications;
— to provide employees out of office with a mobile workplace;
— to increase staff efficiency, speed up decision-making and implementation of changes;
— to provide omnichannel access to the website;
— to optimize work with job candidates and newcomers through the introduction of onboarding;
— to increase the digital convenience and loyalty of employees in general.

An important problem for the Otkritie Bank and QSOFT teams to solve was to ensure fault tolerance and cybersecurity of the solution. All corporate data should be protected, and services must remain operational, even in case of malfunctions.

SAFETY

Particular attention in the intranet design was paid to compliance with the information security requirements of the solution:
— the app meets criteria of all standards;
— an additional information security architecture has been developed to meet the demands for encrypting messages in the chat.
The mobile intranet functionality meets three basic requirements:

1) Synchronization with the company's corporate website provides 24/7 access to information.

2) Usability due to user-friendly features and navigation, well-considered UX/UI design that reflects the brand identity, industry specifics and considers the peculiarities of user behavior.

3) The optimal feature set, based on the customer's business objectives, includes most of the features of the corporate website for convenient access from a mobile device.

KEY PROJECT SOLUTIONS

The app development was carried out in parallel with the corporate website updating. The services added to the website were immediately adapted to the mobile intranet.

1. An onboarding feature was designed for a new employee's most comfortable dive into work flow. Information is provided in stages, using gamification elements that contribute to better assimilation in the company. An HR supervisor assigned to each employee receives all information about him/her and offers their assistance. For the completed stages, the employee's personal account is credited with oupens (internal corporate currency), which can be used in the future.

2. A corporate messenger combines the advantages of a local chat and a tool for team relationships structuring. It has additional opportunities for setting tasks, employee’s interaction and organizational issues solving.

3. Content search allows you to search and find the necessary information in all sections of the mobile app, by services on the screen of a favorite service selected and in the messenger.

4. My Assistant service allows you to remotely appoint or remove a substitute employee for the period of vacation or illness.

5. Communities unite employees by interests or divisions. In addition to the standard functionality of the social network ‒live feed, posts, photos, comments and likes ‒ communities have additional tools for managing tasks and projects, an event calendar, gamification elements that involve users in active work with the portal and communication with colleagues. Communities also act as a Knowledge Base, storing all the important content for collaboration in a mobile format.

6. The Say Thank You service helps employees to express gratitude to their colleagues and gives them the opportunity to earn the bank's virtual currency for each gratitude.

7. The Ordering Certificates service allows you to automate the remote ordering of necessary accounting or legal documents, without visiting the necessary departments in person.

8. Notification Center helps users stay involved in the corporate life of the company. It displays messages critical to the user on the following topics: about the bank, on work processes, as well as information about invitations to a group or meeting, new "likes", tasks and created requests or responses to comments.

9. Moreover, Merch Store was implemented in the app. There, you can select a branded product you like and send an application for its purchase paying in the company's internal virtual currency.

Прочая информация о кейсе

Банк «Открытие» входит в топ-10 крупнейших банков России и является системно значимым для экономики страны. В компании работает более 15 000 сотрудников, а сеть филиалов насчитывает 410 клиентских офисов.

В процессе постоянного роста и изменений необходимо было сформировать у сотрудников новый клиентский опыт и сделать сервисное взаимодействие с банком максимально быстрым, простым и удобным.

_____________________________________________________________

Mobile intranet for Otkritie Bank
Customer: Otkritie Bank
Executive: QSOFT

Description
Otkritie Bank is among the top 10 largest banks in Russia and is systemically important for the country's economy. The company has more than 15,000 employees, and its branch network has 410 client offices.

Due to the constant growth and changes, it was necessary to form a new customer experience among employees and make service interaction with the bank as fast, simple and convenient as possible.

Скриншоты

Комментарий заказчика

«К числу достигнутых результатов следует отнести укрепление HR-составляющей образа банка: повышение лояльности действующих сотрудников, удовлетворенности их своей работой и ее эффективности. Стоит также выделить упрощение процесса адаптации персонала и выхода на требуемую эффективность за счет функционала онбординга, который полностью реализован в мобильном приложении», — Сергей Ходырев, руководитель отдела автоматизации задач проектной внутрибанковской деятельности банка.
_________________________________________________________________

Customer's comment:

"The results achieved include strengthening the HR side of the bank's image. Namely, increasing the loyalty of existing employees, their work satisfaction and its effectiveness. The simplification of the personnel adaptation process and reaching the required efficiency due to the onboarding functionality, which is fully implemented in the mobile app is also worth mentioning"

Sergey Khodyrev, Head of the Tasks Automation Department of Project Intrabank Activities of Otkritie Bank.