TEAMLY — российская альтернатива Notion и Confluence

Главное о кейсе

Платформа TEAMLY стала полноценным российским аналогом Notion, который не уступает ему по возможностям.

• 20 000+ пользователей мигрировало в TEAMLY из Notion — ими стали как личные аккаунты для одиночного пользования, так и компании уровня Enterprise с тысячами сотрудников в штате.

• 90% миграций прошли успешно — пользователи сохранили все нужные связи, базы данных и даже эмодзи. Оставшиеся 10% столкнулись с ограничениями API Notion — некоторые данные из аккаунтов забрать было просто невозможно.

• Платформа выдержала огромный наплыв пользователей и продолжает работать всё также надежно, как и раньше, несмотря на то, что вместо сотен аккаунтов стало десятки тысяч.

• Мы продолжаем помогать переносить данные из Notion тем пользователям, у кого не заблокирован аккаунт, есть доступ через VPN либо заранее был выгружен архив данных.

Как проект изменил жизнь пользователей

26 августа 2024 года сервис для создания заметок и баз данных Notion объявил, что с 9 сентября закроет доступ к российским аккаунтам. Эта мера была связана с новыми санкциями США, принятыми в июне 2024 г. и вступающими в силу 12 сентября 2024 г.

В течение двух недель, до 8 сентября включительно, российским пользователям необходимо было выгрузить или мигрировать рабочие пространства, чтобы сохранить свои данные — как выяснилось позднее, с 9 сентября для некоторых пользователей из России аккаунты стали недоступны даже с VPN.

Эти 2 недели переходного периода стали для команды TEAMLY настоящим вызовом — необходимо было в сжатые сроки помочь тысячам пользователей безболезненно перенести свои данные из Notion и адаптировать их к функционалу новой платформы.

При выборе альтернативной платформы для перехода с Notion пользователи отмечали следующие основные критерии:

• Функционал должен быть похож на Notion;
• Российская разработка;
• Возможность миграции данных;
• Гибкая ценовая политика.

Платформа TEAMLY стала одним из немногих решений, которые отвечали всем перечисленным требованиям.

1. TEAMLY — единая платформа для совместной работы и управления знаниями. Сервис помогает организовать работу компании, управлять проектами и задачами, обмениваться знаниями и опытом, внедрять обучение и тестирование.

2. Само создание платформы TEAMLY было сосредоточено на решении ключевой бизнес-задачи — обеспечении импортозамещения западных сервисов систем управления знаниями. Уход Confluence, Notion и аналогичных зарубежных платформ стал стимулом для создания надежного отечественного решения.

3. TEAMLY предоставляет функционал, соответствующий мировым стандартам, и обеспечивает при этом высокую степень надежности и эффективности. Этот шаг не только способствует поддержке отечественной индустрии разработки программного обеспечения, но и открывает новые перспективы для российских компаний в сфере цифровых технологий.

4. TEAMLY — отечественная платформа, которая полностью принадлежит российской компании ООО «Кьюсофт» и не зависит от иностранных лицензий. Платформа входит в Единый реестр российcкого ПО (реестровая запись №14314)

5. В TEAMLY доступна автоматическая миграция через API-ключ — с помощью простой инструкции пользователи могут перенести данные из Notion самостоятельно в пару кликов.

6. TEAMLY предлагает несколько вариантов тарифов, среди которых подходящий найдется каждому: от Бесплатного для небольших команд до Enterprise для крупных компаний.

Бизнес-задача и ее решение

Какие возможности Notion полностью доступны и в TEAMLY:

ВИЗУАЛЬНЫЙ РЕДАКТОР И СОВМЕСТНАЯ РАБОТА

Так же, как и в Notion, в TEAMLY доступны все необходимые возможности оформления контента. Визредактор идентичен настолько, что статьи переносятся практически в изначальном виде.

В TEAMLY можно параллельно работать над своими обычными задачами и наполнять базу знаний. Функционал позволяет одновременно создавать материалы, контролировать результат и делиться знаниями с коллегами.

Основные функции:
- Совместное редактирование.
- Комментарии по тексту и чат внутри статьи.
- Упоминание (@) сотрудников в статье, постановка задач и дедлайнов.
- Модуль согласования статей.
- Журнал версий и история изменений.


БАЗЫ ДАННЫХ NOTION = УМНЫЕ ТАБЛИЦЫ TEAMLY.

В TEAMLY доступны все те же представления данных: Таблица с фильтрами и сортировкой, Канбан-доски для управления задачами, Гант для планирования сроков и Календарь для отслеживания событий.

Умные таблицы помогают выстраивать процессы и управлять проектами, документами и задачами. Это гибкий инструмент, который позволяет систематизировать данные и работать с ними в разных отображениях.

Данные можно отфильтровать, перейти в карточку с подробным описанием задачи. При этом таблицу с отфильтрованными данными вы можете вставить в статью. Из табличного типа отображения можно переключиться на канбан. В нём удобно отслеживать этапы процесса и статусы по задаче.

ИНТЕГРАЦИИ И API.

TEAMLY также поддерживает настройку внешнего API через WebHook и создание приватных интеграций. Платформа интегрируется с мессенджерами и корпоративными системами: Keycloak, OpenLDAP, Битрикс24, 1С:ЗУП, SharePoint и другими. C виджетом iframe можно встраивать в статью Google р, материалы из Figma, Miro и т. д. – и работать с ними в TEAMLY.

NOTION AI = AI-АССИСТЕНТ В TEAMLY.

Оба инструмента помогают составить списки задач, написать краткое содержание вашего текста, собрать пост в соцсети и найти нужную информацию. Также доступен Умный поиск, с помощью которого GPT подготовит ответ с опорой не только на интернет-источники, но и на опубликованные в вашей Базе знаний материалы.

ПРОДУМАННЫЙ НАБОР ШАБЛОНОВ.

Как в шаблонах Notion, в библиотеке шаблонов TEAMLY доступны разнообразные готовые документы, статьи, умные таблицы для разных задач и целые пространства для команд и проектов.

Какие ещё возможности TEAMLY оценили пользователи:

ПОИСК

Пользователю будет удобно найти информацию в базе знаний: в отличие от Notion, TEAMLY поддерживает морфологию русского языка.

Основные функции:
- Точный поиск по статьям и файлам
- Подсказки в поисковой выдаче
- Исправление опечаток в запросе
- Поиск внутри статьи по словам (аналогично Сtrl+F)
- История поисковых запросов

АНАЛИТИКА

Модуль аналитики позволяет выявить инсайты и тренды во взаимодействии пользователей с платформой.

Основные функции:
- Аналитика по пространствам и статьям: просмотры, обновления, лайки и комментарии
- Статистика по пользователям: кто сколько статей прочитал, создал, отредактировал, прокомментировал
- Динамика изменений по пространствам, статьям и участникам
- Список популярных статей (по просмотрам и лайкам)
- Список наиболее активных участников
- Аналитика по поисковым запросам и файлам

МИКРОЛЁРНИНГ
На платформе можно создавать полноценные курсы, тесты и опросы, основанные на опыте и знаниях более опытных коллег, чтобы обеспечить эффективное обучение и оценку знаний сотрудников.

Основные функции:
- Функционал курсов для обучения, развития и адаптации сотрудников.
- Создание тестов и опросов для эффективной оценки знаний сотрудников.

МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ IOS И ANDROID

Работать на платформе можно как с десктоп-версии, так и с мобильных устройств. Это обеспечивает удобство пользователей и более оперативный доступ к информации.

Основные функции:
- Работа со статьями и файлами.
- Управление учетной записью.
- Уведомления и поиск.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Как команда TEAMLY помогла пользователям безболезненно мигрировать из Notion:

• Ежедневно проводили
демо и вебинары. В прямом эфире показывали, как работает мигратор, и каждый час отвечали на вопросы пользователей в онлайн-режиме.

• Запустили новый тариф
для личного использования. Создали новый тариф «Личный» для тех, кто использовал Notion в одиночку.

• Разработали мигратор
из архива. Предоставили возможность мигрировать из Notion не только по API, но и через выгруженный архив.

• Оптимизировали работу поддержки. Временно перевели на поддержку сотрудников других отделов и следили за ситуацией 24/7.

• Помогали пользователям в соцсетях. Подробно разъясняли, как настроить интеграцию с Notion, поддерживали и помогали справиться со стрессом во время переходного периода.

• Подготовили Roadmap
продукта. Добавили в план развития TEAMLY возможности Notion — формулы, ролл-апы, массовые действия и др.

Прочая информация о кейсе

Отраслевые награды TEAMLY:

• Лучшая российская KMS-платформа в рейтинге систем управления знаниями 2023 г. от RUWARD.

• В 2023 году сооснователь TEAMLY Виталий Чесноков стал лауреатом профессиональной премии «Преображение» в области управления знаниями за системную цифровизацию процессов менеджмента знаний в корпоративном бизнесе.

• Кейс разработки TEAMLY стал Кейсом Года в номинации «Разработка сайтов» на RUWARD AWARD 2024.

• Финалист в номинации «Импортозамещение» на Национальной премии «Приоритет-2023».

В настоящее время TEAMLY успешно используют уже более 600 компаний — среди них SPLAT Global, ВкусВилл, Сколково, Автобан, ATI.SU, РосСельхозБанк, HRlink, Аналитический Центр РФ, Робокасса, ОАК, ГрандМоторс и многие другие.

Скриншоты