Закрытый портал для сотрудников

Главное о кейсе

Разработанный портал позволил организации собрать воедино и визуализировать результаты обучения сотрудников различных подразделений, следить за профессиональным ростом персонала, информировать об обучающих мероприятиях, корпоративных праздниках и т.д. Так же портал предоставил возможность ведения и накопления собственной базы знаний, доступной сотрудникам организации в любое время и в любом месте.

The developed Portal allows for the Company to put together and to visualize training results of employees from different sub-divisions, to track professional development of personnel, to inform on educational and corporate events, etc. The Portal also allows to keep and update the Company's own Knowledge Base, available to the Company's employees at any time and place.

Бизнес-задача и ее решение

Целью проекта была разработка информационно-аналитического портала, который бы позволил сотрудникам повышать свой профессиональный уровень и быть в курсе корпоративных новостей.

Необходимо было реализовать четыре роли для персонала с разным уровнем доступа к информации портала:
1. Сотрудник – собирает все шишки. И учится, и тестирование проходит, и новости читает, и в Базе знаний, специально созданной под нужды предприятия, копается.
2. Руководитель отдела – практически бесправен, но с замашками «серого кардинала». Может за своего сотрудника решить, идти или не идти на то или иное мероприятие, наблюдает за активностью на портале, знает, сколько раз Иванов И.И. прочитал новую статью в Базе знаний, как проходят его тренировки и т.д. Получает информацию по назначению своих подчиненных на тренинги и их реакции на приглашения, контролирует результаты.
3. Тренер – высший разум, гуру, главный двигатель и администратор портала по совместительству. Ведет тренинги, разрабатывает новые оценки и тестирования, назначает сотрудников на обучающие мероприятия, выставляет оценки и любуется яркими графиками результатов грейдирования. Наполняет Базу знаний новой полезной информацией.
4. Босс – одновременно самый бесправный и самый всемогущий: видит все оценки и грейды, смотрит аналитику, но больше не может ничего.

Структура обучающего портала следующая:

Раздел «Новости» знакомит с самыми интересными новостями из мира автомобилей и автобизнеса, а так же с событиями, происходящими внутри компании.

Страница «Команда» содержит рассказы тренеров о себе и своих курсах.

База Знаний «Wiki» позволяет освежить знания по регламентам и бизнес-процессам, поднять уровень технической грамотности, развить свою технику продаж и усовершенствовать управленческие навыки. Содержит инструкции и регламенты для работы, полный разбор устройства автомобиля, краткие методички по технике продаж и теории управления, специально отобранные книги.

Раздел «Культура» (изображение Культура.png) отражает наиболее значимые моменты культурной жизни «Нижегородца» и позволяет приобщиться к культуре Компании, узнать о проводимых праздниках и конкурсах и порадоваться за достижения.

«Корпоративный кодекс» помогает ближе понять устои «Нижегородца», проникнуться миссией и ценностями, осознать деловые и нравственные ориентиры компании.

О том, какие «Конкурсы» проходят в компании можно прочитать в соответствующем разделе.
Но одной работой сыт не будешь! Зарядиться и получить дозу хорошего настроения можно на странице «Позитива»: здесь собраны анекдоты, шутки и демотиваторы, связанные с автомобильным миром и не только...

Раздел «Карьера» начинается с «Историй успеха», рассказывающих о том, с чего начинали и чего добились в компании успешные сотрудники. Узнать, куда двигаться в своем развитии, можно на странице «Карьерные возможности». В разделе «Вакансии» можно ознакомиться с актуальными предложениями работы в «Нижегородце».

«Личный кабинет» (изображение Личный-кабинет-пользователя.png) позволяет редактировать свои данные, а так же узнать много нового о себе, а в случае расширенного доступа и о своих коллегах: пройденные и назначенные тренинги, оценки, результаты грейдирования, назначенные и пройденные тесты.

Тренер или руководитель отдела может заводить новых пользователей (изображение создание-сотрудника.png), блокировать уволившихся, редактировать контактную информацию персонала и т.д. Есть и массовая рассылка при необходимости сделать важное сообщение.

«Календарь» аккумулирует все события портала: назначение и перенос тренингов и тестирований, добавление оценок, обычные новости и т.д.

Все актуальные «Тренинги» приведены в соответствующем разделе, который позволяет узнать, что уже пройдено, прочитать содержание новых тренингов и записаться на интересующее «полевое обучение», нажав кнопку «Заявка на обучение» (изображение Тренинг.png). Руководитель отдела может записать на обучение и любого своего сотрудника. Запрос отправится в Отдел обучения и после обработки будет назначена дата и время визита тренера.

Тренер может создавать новые типы тренингов (изображение Создание-тренинга.png), описывать их и указывать должности, для которых эти тренинги проводятся путем переноса из общего списка в список избранных. Чтобы создать событие «Тренинг», нужно к тренингу добавить конкретную дату и время, указать место проведения и утвердить список сотрудников, которых нужно пригласить (изображение Создание-события.png). Система фильтрует список персонала, выбирая лишь тех людей, которым этот тренинг нужен, но которые его не проходили. Для назначенного тренинга создается запись в ленте событий. При необходимости тренинг может быть перенесен или изменено его место, о чем участники получат уведомление на почту, а запись о переносе тренинга появится в ленте событий портала.

После назначения на тренинг сотрудники получают письма и должны подтвердить свое участие или отказаться. Любые реакции сотрудников сразу отправляются на почту руководителю отдела, который может принудительно принять решение и об участии сотрудника в тренинге. По окончании тренинга тренер ставит отметки об участии, которые отображаются в личном кабинете пользователя и его руководителя (изображение Статистика по тренингам.png).

Сотрудники компании проходят тестирование на различные темы в разделе «Тестирование» (изображение Результаты-тестирования.png).
Разработкой новых тестов (изображение Создание-вопроса-для-теста.png), определением перечня должностей, которым необходимо это тестирование, и назначением сотрудников на тест занимаются тренеры. Чтобы создать новое тестирование, нужно к тесту привязать список персонала, назначить дату и время тестирования и срок доступности теста (изображение Приглашение-на-тестирование.png). Информирование сотрудников о назначении на тест происходит посредством писем, нужно подтвердить свое участие или отказаться под бдительным присмотром начальства. Дополнительно создается запись в ленте событий. При необходимости тестирование может быть перенесено, о чем участники получат уведомление на почту, а запись о переносе теста появится в ленте событий портала. Приглашение к прохождению теста с указанием даты и времени тестирования будет и в кабинете сотрудника (изображение Тесты-в-кабинете-сотрудника.png).

При прохождении теста (изображение прохождение-теста.png) сотрудник должен показать свои знания, набрав необходимое количество баллов. Плохо пройденные тесты подсвечиваются красным, а сами результаты тестирования приходят на почту непосредственному руководителю, что может сильно сказаться на его настроении при следующей встрече с протестированным сотрудником.

Раздел «Оценки» позволяет просматривать результаты проведенных ролевых игр, заполненные чек-листы, комментарии тренера и прочую информация для точечного развития навыков «в поле» (изображения Оценка-сотрудника.png и Чек-лист.png). Можно изучить рекомендации по повышению качества работы и сравнить свои результаты с коллегами.

Тренерский состав занимается разработкой чек-листов для оценок (изображения Создание-чек-листа.png и Редактирование-позиции-чек-листа.png). Никакого информирования сотрудников о том, что им предстоит оценка, нет – это элемент приятной неожиданности. Чек-листов на одну оценку может быть сразу несколько, от разных тренеров; в этом случае рассчитывается средний балл. Руководитель любого уровня тоже может создавать оценки и отражать иное «полевое обучение», дополняя работу Отдела обучения. Плохие оценки персонала, находящиеся ниже положительного порога, выделяются красным цветом (изображение Результаты-оценок.png).

Страница «Грейдирование» - самая красочная, предоставляет статистику по оценке персонала и присвоенным грейдам. В зависимости от прав доступа можно увидеть сводные таблицы и графики по сотрудникам, отделу и целому направлению. Информация представлена в виде таблиц и гистограмм для легкого анализа и точных выводов по результатам оценки.

Грейдирование проводится несколько раз в год, обычно ежеквартально. Тренер создает грейдирование (изображение Создание-гредирования.png), привязывает грейдирование к сотруднику (изображение добавление-оценок-в-грейдирование.png), а потом добавляет в него нужные оценки по каждому сотруднику (изображение добавление-чек-листов-в-грейдирование.png). Рассчитывается итоговый грейд по сотруднику (изображение Грейд-по-сотруднику.png), который может значительно повлиять на его зарплату в дальнейшем. На основе этих данных строятся различные графические отчеты.
Реализованы 5 типов отчетов, доступ к которым зависит от роли пользователя в системе:
Отчет №1: 3 последние оценки сотрудника (изображение грейд-для-сотрудника.png).
Отчет №2: Результат оценки по сотрудникам отдела (изображение Результаты грейдирования.png).
Отчет №3: Средний балл по отделу за 3 последние оценки.
Отчет №4: Средний балл по направлению (изображение грейдирование-отчет-4.png).
Отчет №5: Выгрузка результатов грейдирования.
Результаты гредирования можно выгрузить для дальнейшей оффлайновой работы.

В рамках реализации проекта были выполнены:
— Разработка адаптивного дизайна портала, в том числе отрисовка более 45 контентных страниц и шаблонов для писем.
— Верстка и программирование портала на базе оригинальной CMS.
— Внедрение, консультационная и техническая поддержка.

The purpose of the project is to develop an informational and analytical Portal which would offer a chance for the employees to upgrade their skill level and to be kept up-to-date of the latest news.
1. The Employee goes the whole nine yards: he/she studies, passes testings, reads the news, and digs through the entire Knowledge Base developed specifically for the needs of the Enterprise.
2. The Department Manager is practically powerless but with the manners of ''the mastermind''. The Department Manager decides for the employees whether to go to a certain event or not. He supervises activities at the Portal. He knows how many times J. Doe has read a new article in the Knowledge Database, and keeps himself updated on J. Doe's training progress. The Department Manager receives information on invitation of his employees to certain training programs and keeps track of their reactions to it. All training results are supervised by the Department Manager.
3. The Trainer – supreme intelligence, a mentor, the master motor and concurrently the Portal Administrator. The Trainer conducts training programs, develops new types of grades and tests, selects and invites employees to attend educational programs, assesses results and feasts eyes on the cheerful charts of the grading tables. He updates the Knowledge Base with new useful information.
4. The Boss – simultaneously the most powerless and the almighty one: he checks up all marks and grades, supervises analytics, but that's pretty much everything that he is able to do.
The Educational Portal is structured as follows:
''The News'' section presents the most interesting news from the world of automobiles and the auto business as well as the events, taking place inside the Company.
''Wiki'' Knowledge Base brushes up on knowledge of standing regulations and business-processes, allows to increase the level of technical literacy, to develop a unique sales technique and to enhance management skills. ''Wiki'' contains standing instructions and regulations necessary for work, including the entire Motor Vehicle Construction and Layout, brief guidelines and management theories, and certain specifically selected books.
''The Culture'' section (image Культура.png) reflects the most significant aspects of the cultural life at Nizhegorodets Company and allows to tap into the Company's culture, to find out about celebrated events and competitions, and to take delight in results and achievements.
''The Corporate Code'' provides a thorough introduction into the fundamental principles of Nizhegorodets Company, it helps to embrace the mission and the values of the Company, to appreciate its business and moral compass.
Information on ''Competitions'' conducted by the Company is presented in a corresponding section.
But no man shall live by the job alone! To get refreshed and to get a charge out of good mood is possible at ''the Positive Energy'' page which contains funny stories, jokes, and demotivational posters related to the automotive industry and much more.
''The Carrier'' section begins with the ''Success Stories'', telling about the most successful employees of the Company: from how they got started to what they have been able to achieve. Useful information on the future direction in your carrier is presented in the ''Carrier Opportunities'' section. The ''Vacancies'' page contain info on the standing job offers at Nizhegorodets Company.
In ''the Personal Account'' (image: Личный-кабинет-пользователя.png) you may edit your personal data and find out a lot of new facts about yourself, and in case you have the expanded access rights, you may find out a lot of information on your colleagues as well, viz: the training programs they've taken and are about to take, their grades and results, all passed tests and the ones which should be passed in the future.
The Trainer and the Department Manager may add a new user (image: оздание-сотрудника.png), to block the resigned ones, to edit personnel contact info, etc. There is an option of bulk mail out in case it is necessary to notify people on some important news.
''The Calendar'' accumulates all events of the Portal, such as scheduling and re-scheduling of training programs and tests, adding up of grades, regular updates, etc.
All standing ''Trainings'' are specified in a corresponding section, where you may find information on the already taken programs, to sign up for the ''field training'', which is of the most interest to you, by clicking on the ''Training Request'' icon (image: Тренинг.png). The Department Manager may sign up any of his/her employees for a corresponding training program. The request will be forwarded to the Training Department and upon being processed, a trainer visit time and date will be scheduled.
The Trainer may develop new types of training programs (image: Создание-тренинга.png), describe them, specifying job titles for which corresponding training programs are conducted, by means of transferring it from the General List to the ''List of Selected Employees''. In order to create a new ''Training'' event, it is necessary to add a specific date and time, to specify a place and to coordinate the list of employees to be invited for participation in the program (image: Создание-события.png). The system filters out the list of personnel, selecting the ones, requiring to pass it, provided that they haven't yet attended it. The scheduled training is followed up by a corresponding message in the newsfeed. If necessary, a training may be rescheduled or transferred to some other place. Employees will receive email notifications in case of rescheduled time or place, and a corresponding message will be added up to the newsfeed.
Upon being invited to a training, employees receive notification emails. Participation should be then confirmed or declined. Any responses received from employees are immediately forwarded to the email address of the Department Manager, who has the authority to force an employee to compulsory addend a training program. The Trainer keeps the attendance record, which will be displayed in the User's Personal Account and the Personal Account of the Manager upon completion of a training program (image: Статистика по тренингам.png).
Employees of the Company shall pass all kinds of tests related to different fields in the ''Tests'' section (image: Результаты-тестирования.png).
Trainers develop new tests (image: Создание-вопроса-для-теста.png), select job titles which require to pass a corresponding program, and schedule corresponding employees for it. In order to create a new test, it is necessary to bind it with a list of personnel, to select a date and time of testing, and the period of access to it (image: Приглашение-на-тестирование.png). Employees receive emails with invitations to testing: it is necessary to confirm or to decline it under the watchful eye of administration. A corresponding message is added up to the newsfeed. If necessary, a training may be rescheduled. Employees will receive corresponding email notifications, and a message on rescheduled training will be added up to the newsfeed. An invitation to the test, specifying its date and time shall be displayed in the Personal Account of an employee (image: Тесты-в-кабинете-сотрудника.png).
When taking a test (image: прохождение-теста.png), an employee should confirm his/her knowledge by getting the required number of points. Poorly passed tests are highlighted in red, and the test results are forwarded to a direct manager of the employee, telling upon the manager's state of mind during the next meeting with the failed employee.
''The Grades'' section includes information on results of conducted role-playing games, filled out check lists, the Trainer's comments, and some other data necessary for the selected skill development (image: Оценка-сотрудника.png и Чек-лист.png). Here it is also possible to study recommendations on performance enhancement and to compare one's results to the results of one's colleagues.
The coaching stuff develops check-lists with grades (image: Создание-чек-листа.png и Редактирование-позиции-чек-листа.png). Employees are not informed on the fact of them being assessed and scored; it is pure unexpected pleasure! One grade may require several check-lists to be filled out by different trainers, in which case the average score should be calculated. Administrators of all levels may also develop a scoring system and to display some other ''field education'', therefore, complementing operations performed by the Educational Department. Poor grades of personnel, which are below the minimal required level, shall be highlighted in red (image: Результаты-оценок.png).
''The Grading'' page is the most colorful one. It provides statistics on the scoring and the assigned grades. Depending on the access rights a user may see summary Tables and Charts as per each employee, a department and the entire business segment. All information is presented in tables and column diagrams in order to simplify the analytical process and the precise conclusion of the assessment results.
Grading is performed several times a year, usually on a quarterly basis. A Trainer develops a grading system (image: Создание-гредирования.png), binds it to a corresponding employee (image: добавление-оценок-в-грейдирование.png), and adds up corresponding grades of each employee (image: добавление-чек-листов-в-грейдирование.png). Then, the final grade for each employee is calculated (image: Грейд-по-сотруднику.png), it may significantly influence upon the employee's future salary. Based on the said data, all kinds of graphical reports are developed.
There are 5 types of reports, access to which depends on the user's role in the system:
Report No.1: Three previous grades of an employee (image: грейд-для-сотрудника.png).
Report No.2: Assessment result as per each employee of a corresponding department (image: Результаты грейдирования.png).
Report No.3: Average score per each department, based on the 3 previous grades.
Report No.4: Average score per each business direction (image: грейдирование-отчет-4.png).
Report No.5: Downloading of grading results.
Grading results may be downloaded for further off-line processing.
The following operations have been performed during the Project:
- Development of an adaptive design of the Portal, including drawing of over 45 content pages and mail templates.
- Layout and programming of the Portal based on the original CMS.
- Implementation, consulting and technical support.

Прочая информация о кейсе

Внутренний портал организации, являющейся крупнейшим мультибрендовым автодилером Нижнего Новгорода, занимающейся продажей и обслуживанием автомобилей и включающей в себя 12 салонов и 14 сервисных центров. Портал предназначается для обучения, тестирования и информирования персонала численностью около 1500 человек.
Со структурой и принципами работы портала можно ознакомиться с помощью интерактивного прототипа
http://design.r52.ru/nizhegorodets/

Internal Portal of the Nizhegorodets Company which is the largest multi-brand auto dealer of Nizhniy Novgorod, engaged in sale and maintenance of cars. The Company currently operates 12 showrooms and 14 service centers. This Portal has been developed for the purpose of education, testing and sharing of information with the Company's personnel (about 1500 people).
Our interactive prototype is designed to help you through the structure and the operative principles of the Portal.
http://design.r52.ru/nizhegorodets/

Текущая доступность работы

Закрытый корпоративный портал

Скриншоты