Как с помощью Интранета оптимизировать расходы на аренду офисов на 66%

Главное о кейсе

1500 пользователей ежемесячно
7,5 из 10 - оценка пользователей сервисом
66% - сокращение расходов на аренду офисов
22% - сокращение расходов на содержание сотрудников в офисе

За 6 месяцев разработали собственную систему управления рабочим пространством для всех предприятий ОМК, которую администрируют самостоятельно владельцы сервиса (HR и административный департаменты) без привлечения программистов. Система интегрирована со всеми внутренними HR-системами и системами безопасности.

Несмотря на то, что до марта 2022 года эпидемиологическая ситуация не позволяла протестировать гибридный график в полную силу, количество постоянных пользователей системы ежемесячно (MAU) — не менее 1500 пользователей в головном офисе ОМК в Москве и на предприятиях в регионах. С отменой ковид-ограничений в марте 2022 офисные сотрудники ОМК смогли вернуться в офисы для постоянной работы — рост пользователей за первую неделю марта составил 217% по сравнению с аналогичным периодом февраля 2022 года.

Оценка от коллег — 7,5 баллов из 10 по результатам опроса 175 офисных сотрудников ОМК в течение первых недель после запуска сервиса бронирования.

Оптимизация расходов на аренду офисов на 66%. С помощью новой организации рабочих мест и запуска сервиса «ОМК Пространство» снизили нагрузку на офисы, за счёт этого получилось отказаться от аренды части помещений.

Среди достигнутых целей также можно выделить:

1. Управление сервисом без разработчиков. Интеграция с учётными системами позволила в автоматическом режиме создавать пользователей, присваивать нужный уровень для работы с сервисом. Это позволяет управлять сервисом без привлечения разработчиков.

2. Гибкое планирование рабочего дня. Сервис позволил сотрудникам гибко и продуктивно планировать рабочий день.

3. Минимизация риска распространения инфекционных заболеваний. На случай, если у кого-то из сотрудников обнаружено инфекционное заболевание, сервис позволяет отследить коллег «из зоны риска» — тех, кто сидел рядом с заболевшим, чтобы оповестить их и перевести на карантин.

4. Организация работы отдела по запросу. За счёт функции бронирования руководителем мест для себя и подчиненных легко организовать коллективную работу отдельного подразделения в нужный день.

5. Ориентирование в любом офисе. Интерактивная карта помещений позволяет легко ориентироваться в офисном помещении любого предприятия компании. Особенно это удобно для сотрудников, находящихся в командировке.

6. Доступ к сервису с любого устройства. Мобильная версия сервиса позволяет быстро бронировать рабочее место «полевым» сотрудникам: менеджерам отдела продаж, сервисным специалистам, сотрудникам отдела производства.


1500 users per month
7.5 out of 10 - service user rating
66% reduction in office rental costs
22% - reduction of expenses for the maintenance of employees in the office
In 6 months, we developed our own workspace management system for all OMK enterprises, which is administered independently by the owners of the service (HR and administrative departments) without having to engage programmers. The system is integrated with all internal HR and security systems.
Despite the fact that until March 2022 the epidemiological situation did not allow testing the hybrid schedule at full capacity, the number of regular service users per month (MAU) is at least 1,500 users at the OMK head office in Moscow and at enterprises in other regions. With the lifting of covid restrictions in March 2022, OMK office employees were able to return to the offices for permanent work — the number of users grew by 217% in the first week of March compared to the same period in February 2022.
The rating from colleagues is 7.5 points out of 10 according to the results of a survey of 175 OMK office employees conducted in the first weeks after the launch of the booking service.
Reduction of expenses for office rent by 66%. The new organization of workplaces and the launch of the OMK Space service helped reduce the load on offices, and this made it possible to give up renting part of the premises.

Other achieved goals:
1. Service management without developers. Integration with accounting systems made it possible to automatically create users and assign the required level for working with the service. This allows to manage the service without having to engage developers.
2. Flexible working day planning. The service allowed employees to plan their working day flexibly and productively.
3. Lower risks of the spread of infectious diseases. In case an infectious disease is detected in one of the employees, the service allows you to track colleagues "from the risk zone" - those who were sitting next to the sick person to notify them and transfer them to quarantine.
4. Organization of the department's work on request.
The function allowing a manager to book workplaces for himself and his subordinates makes it easier to organize the collective work of a separate department on a certain date.
5. Navigation in any office.
An interactive map of the premises makes it easy to navigate in the office space of any enterprise of the company. This is especially convenient for employees who are on a business trip.
6. Access to the service from any device.
The mobile version of the service allows you to quickly book a workplace for "field" employees: sales department managers, service specialists, employees of the production department.

Бизнес-задача и ее решение

Задачи проекта:
Задачей проекта стала разработка сервиса, который позволил бы:
- сотрудникам — получать актуальную информацию о доступных рабочих местах и забронировать их для краткосрочного использования в удобную дату;
- руководству — оценивать загрузку и востребованность рабочих мест, чтобы в дальнейшем оптимизировать затраты на аренду офисных помещений; минимизировать риски распространения инфекционных заболеваний в коллективе.

Решение:
Готовые решения, которые представлены на рынке, не отвечали требованиям бизнес-системы: что-то было долго внедрять, что-то сложно интегрировать с корпоративными информационными системами.

Команда ОМК по цифровизации вышла с инициативой разработать подобный сервис самостоятельно «с нуля», под запросы компании. Опыт и компетенции коллег и подрядчика RDN Group позволили реализовать этот проект в более сжатые сроки, чем было заложено изначально — за 6 месяцев вместо 8, при том, что уже через 4 недели разработали первые прототипы.

В процессе разработки применили гибкие методологии Scrum и Agile. Их же применяли к постановке бизнес-задач, которые стояли перед смежными службами. Благодаря этому получилось реализовать сервис и выполнить все поставленные задачи в самые короткие сроки.

Задача на разработку сервиса поступила от HR-департамента. С учётом его запросов, команда цифровых сервисов в течение первых двух недель работы над проектом предложила следующие решения:
- интеграцию данных пользователей между сервисом «ОМК Пространство», учётными HRM-системами и сервисом ОМК «Личный кабинет»;
- автоматическую систему импорта данных сотрудников из внешних систем (ОмниТрекер, отдельный список);
- систему ролей с различными правами доступа к разделам сервиса (администратор, пользователь);
- функционал бронирования для сотрудника и руководителя, позволяющий бронировать рабочие места для себя и подчиненных, управлять созданными бронями;
- личный кабинет администратора бронирования, в котором администратор может настраивать параметры рабочих мест;
систему уведомлений о создании, изменении и отмене броней для сотрудников и их руководителей;
подтверждение о посещении офиса по сделанной заявке через QR-код;
- выгрузку отчётности в табличном формате.

Функциональные возможности сервиса “Пространство ОМК”:

1. Календарь бронирования
2. Бронирование рабочего места или переговорной (датой, временем, продолжительностью бронирования; расположением помещения на интерактивной карте; наличием оборудования на месте).
3. Интерактивная карта офиса
4. Возможность получать доступ к системе на рабочем месте в рамках забронированного времени с помощью QR-кода.
5. Выгрузка отчётности
6. Доступ к сервису с разных устройств

Project Tasks:

The project was aimed at developing a service that would allow:
employees to obtain up-to-date information about available workplaces and book them for short-term use at a convenient date;
management — to assess the workload and demand for workplaces in order to further optimize the costs of renting office premises; minimize the risks of spreading infectious diseases in the team.

Solution:
Ready-made solutions available on the market did not meet the requirements of the business system: something took a long time to implement, something was difficult to integrate with corporate information systems.

OMK's digitalization team took the initiative to develop such a service independently "from scratch", according to the company's requirements.
The experience and competencies of colleagues and the contractor RDN Group made it possible to implement this project sooner than was originally planned - in 6 months instead of 8, even though the first prototypes were developed in 4 weeks.

Agile Scrum and Agile methodologies were used in the development process. They were also used to set business goals for related services. This helped develop the service and complete all the tasks in the shortest possible time.


The task to develop the service came from the HR department. Based on its requests, the Digital Services team came up with the following suggestions during the first two weeks working on the project:
- integration of user data between the OMK Space service, HRM accounting systems and the OMK Personal Account service;
employee data from external systems (OmniTracker, separate list);
- a system of roles with different access rights to the service sections (administrator, user);
- booking function for an employee and manager, allowing them to book workplaces for themselves and subordinates, manage the created bookings;
- booking administrator’s page where the administrator can tune the parameters of workplaces;
- a system of notifications about the creation, modification and cancellation of bookings for employees and their managers;
- reporting in a tabular format.

Functionalilty of the “OMK Space service”:
1. Reservation Calendar
Opportunity to view the calendar of workplace bookings for the next week.
2. Booking a workplace
The opportunity to book office workplaces and meeting rooms, subject to the necessary equipment, edit and delete bookings for an employee and his subordinates using a PC, as well as a mobile phone.
Notifications about confirmation and change of booking status with workplace parameters (date, time, duration of booking; location of the premises on the interactive map; availability of equipment on site) are sent to user's e-mail.
3. Interactive office map
One can view an interactive map of the office and premises to find one’s workplace or the required specialist.
4. Uploading reports
Several forms of online reporting are provided:
by the attendance of office staff, by the duration of its stay and by demand for workplaces by staff (% of visits by booking)
by the use of the office by departments, managers and employees.
Data can be uploaded in various formats for report preparation at the level of workplaces, employees, and departments.
5. Access to the service from various devices
For the convenience of users, so that they can manage their booking from anywhere (in transport on the way to the office, being at an external meeting, etc.), we developed an adaptive version of the service for mobile devices. Now, using a mobile phone, you can make a few clicks to book a workplace in the office, as well as to change or cancel your booking.

Прочая информация о кейсе

О Заказчике
Объединенная металлургическая компания (АО «ОМК») – индустриальная компания, которая выпускает металлопродукцию и комплексные решения для топливной энергетики, транспорта, строительства и других отраслей экономики.  


Проблема, с которой обратился Заказчик
В конце 2019 года ОМК одной из первых среди производственных компаний опробовала гибридный график работы для офисных сотрудников. В период пандемии этот опыт помог компании быстро перевести весь офисный персонал на удаленную работу. Уже в конце 2020 года ОМК официально ввела гибридный график работы для сотрудников: им предоставили возможность полностью или частично работать вне офиса. В компании ушли от традиционных закреплённых рабочих мест в кабинетах, организовали пространства общего пользования (open-space). Требовался сервис, который бы позволил сотрудникам бронировать рабочие места в соответствии с их производственными потребностями.

About the Customer
AO OMK is a Russian manufacturer of high-quality steel products and integrated solutions for fuel energy, transport, construction and other sectors of the economy.

Problem pointed out by the Customer
At the end of 2019, OMK was one of the first manufacturing companies to introduce a hybrid work schedule for office employees. During the pandemic, this experience has helped the company quickly transition all office staff to remote work. Already at the end of 2020, OMK officially introduced a hybrid work schedule for employees: they were given the opportunity to work outside the office fully or partially. The company abolished traditional fixed workplaces in offices, organized common spaces (open space). The company needed a service that would allow employees to book workspaces according to their production needs.

Скриншоты

Видео

Комментарий заказчика

ОМК весной 2020 г. одной из первых в промышленности внедрила гибридный график работы для офисных сотрудников чтобы снизить риск распространения коронавирусной инфекции. Мы предоставили коллегам возможность работать частично или полностью удаленно и ушли от закрепленных рабочих мест в офисах. В связи с этим у нас возникла потребность в сервисе, который позволил бы нашим сотрудникам получать актуальную информацию о доступных рабочих местах и резервировать их для краткосрочного использования, а нам - оценить загрузку и востребованность рабочих мест, чтобы оптимизировать свои затраты на аренду офисных помещений. Готовые решения, которые представлены на рынке, не отвечали всем нашим требованиям: что-то было внедрять долго, что-то - сложно интегрировать с нашими информационными системами. Команда ОМК под руководством Артема Гребенюка в сжатые сроки разработала сервис «ОМК Пространство» с понятным интерфейсом, в котором учтены как лучшие практики на рынке, так и особенности нашей работы. Сервис охватывает предприятия группы ОМК. Имеет простую систему управления, не требующую привлечения программистов. И при необходимости может быть доработан силами наших специалистов.