Оцифровали процесс сверхурочной работы для 35 000 сотрудников ОМК через сервис “Мои возможности” и повысили эффективность на 1200%

Главное о кейсе

ОМК – ведущая промышленная компания. В составе семь предприятий, вагоноремонтная и металлоломная компании, металлосервисная и торговая сети, которые располагаются в 37 регионах России.

Разработка сервиса для сотрудников ОМК "Мои возможности" началась в ноябре 2022 года. Он включает в себя широкий функционал для оптимизации и улучшения HR процессов для более чем 38 000 сотрудников. Сервис интегрирован со всеми ключевыми корпоративными системами, что позволяет получать информацию сразу.

В компании стояла задача оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с балансировкой численности и ресурсов внутри производственных подразделений.

Простыми словами, когда требуется дополнительный персонал для выполнения производственных объемов в конкретном цехе или на участке, важно, чтобы его руководитель мог оперативно предложить сотрудникам предприятия (со своего участка или с другого) работу сверхурочно или в выходной день за дополнительную плату согласно трудовому законодательству. Однако, требования законодательства предполагают использование огромных человеческих ресурсов и прослеживаемость, что вместе с планированием, организацией и бумажной волокитой занимало много времени. Из-за этого компания могла иметь перегруженные участки на производстве, а сотрудники лишались возможности дополнительно заработать на своем же предприятии.

Как проект изменил жизнь пользователей

Каких изменений достигли:
1. Объединили ключевые бизнес-процессы по сверхурочной работе в рамках единого окна.
2. Сделали сервис многофункциональным и доступным с любого устройства.
3. Интегрировали цифровой сервис с корпоративными системами, чтобы сделать все бизнес-процессы прозрачными.
4. Производственному персоналу стало легче планировать свой график с учетом обучения, сверхурочной работы, отпуска и выходных, оперативно узнавать обо всех изменениях.
5. Прозрачность и удобство для сотрудников, доступ в моменте к полной информации.

С момента запуска сервиса «Мои возможности» появились новые процессы по сотрудникам, которые упрощают и оптимизируют различные аспекты их работы. Ключевое изменение коснулось сложного и длинного процесса сверхурочной работы.
Теперь сотрудники могут внутри компании оперативно найти возможности для "подработки", а руководство быстро сбалансировать ресурсы на производстве.
Также улучшения произошли и в рамках других процессов:

Обучение:
- Общее расписание обучающих курсов.
- Возможность подать заявку на обучение.
- Бронирование учебных классов.
- Просмотр расписания обучения отдельного сотрудника.

Профиль сотрудника:
- Единое окно: централизованный доступ к основной информации о сотруднике улучшает взаимодействие с HR-службами и руководством.
- Электронные визитки: QR-коды упрощают обмен контактной информацией.

Заработная плата:
-Актуальная информация по выплатам.
- Календарь выплат.

Новостная лента:
- Актуальные новости: сотрудники остаются в курсе всех новостей компании, что улучшает информированность и чувство вовлеченности.

Отпуск:
- Актуальная информация о плановом отпуске.
- Уведомления: напоминания об отпусках через различные каналы помогают избежать пропусков и лучше организовать отдых.

Табели работы сотрудников:
- Отображение загруженности.
- Проверка времени прохода

Уведомления:
- Актуальная информация: своевременные уведомления обо всех важных событиях и изменениях.

Строка поиска:
- Поиск информации: быстрый доступ к необходимой информации внутри сервиса экономит время и повышает продуктивность сотрудников.

Бизнес-задача и ее решение

Задача: Запустить цифровой сервис для балансировки численности и ресурсов внутри производственных подразделений.

Решение: Технически сервис запустили в октябре 2023 г. на тестовой группе в 1350 человек. Сервис доступен с любого устройства, в том числе с рабочего и личного телефона.

Результат: Оформление заявки на сверхурочную работу или работу в выходной день стало занимать от 5 до 10 минут. Ранее этот процесс занимал более 2 часов из-за проверки и подписания документов разными отделами.

По результатам внедрения платформы:
1. Примерно 1,5% оптимизация от ФОТ.
2. На 1200% ускорение бизнес-процесса по сверхурочной работе. Оформление заявки на работу в сверхурочное время стало занимать от 5 до 10 минут. Ранее этот процесс мог занимать более 2 часов (проверка и подписание документов разными отделами).
3. На 10% снижение подменного персонала
4. Более 70% всех организационных процессов проходит через "Мои возможности".
5. Более 4000 проведено обучений. Обучающие программы регулярно проходят 33 учебных класса с бронированием через сервис "Мои возможности". Сотрудник также может сам подать заявку на интересующее обучение.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Использовалась отечественная разработка - 1С-Битрикс: Управление сайтом

Сложности, связанные с проектом, можно разделить на технические и организационные. Организационные сложности связаны с тем, что ранее не существовало практики оцифровки такого процесса, как сверхурочная работа. Требовалось создать сложные бизнес-процессы и учесть все нюансы российского законодательства, а также передавать большой объем юридической документации.

Среди технических сложностей проекта стоит отметить множественные интеграции, большое количество пользователей и непрерывное обновление большого объема данных. Каждая интеграция имеет свои особенности. Даже когда речь идет об интеграции с одной системой, настроить выгрузку данных было необходимо разными способами, так как информация могла храниться в разных структурах. Основная интеграция выполнена с SAP, где осуществляется непрерывный процесс обновления данных, которые относятся к сотрудникам и их состоянию. Например, организационное присвоение, меняющееся в департаментах, персональные данные, явки/неявки и другие сведения.

Для того чтобы выдержать непрерывную нагрузку с SAP, была реализована обработка данных через многопоточную очередь на PHP, что является дополнительной сложностью проекта.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Благодаря цифровой доступной и понятной системе удалось объединить элементы бизнес-процессов в единый рабочий механизм, который позволил не просто настроить процесс поиска и согласования сотрудников на дополнительную работу, а улучшить показатели подразделений и руководителей за счет прозрачности деятельности, показателей и их влияния на деятельность компании в целом.

Проект полностью соответствует требованиям трудового законодательства РФ. Обсуждение алгоритмов работы шло 6 месяцев! Было важно соблюсти все аспекты закона (включая форму подачи и документы), при этом обеспечить скорость подачи заявки и принятия решения. Также сделать сервис простым в использовании и понятным для пользователей разных возрастов.

Благодаря качественной проработке алгоритмов на этапе планирования, все процессы были автоматизированы, не нарушая Трудовой кодекс РФ, что позволяет сервису исключить риски компании. Разработан единый стандарт работы крупной организации.

Скриншоты