Платформа для работы с контрагентами на градостроительных проектах столицы

Главное о кейсе

«Мосинжпроект» - крупнейшая инжиниринговая компания России (по версии RAEX), холдинг включен в перечень системообразующих организаций российской экономики в сфере строительства и ЖКХ. Поставщиками и подрядчиками «Мосинжпроект» являются более 1 000 компаний и дочерних обществ.

Разработка цифровой платформы для взаимодействия с контрагентами и подрядчиками и автоматизация склада и закупок в АО «Мосинжпроект» началась в июле 2023 года.

Удалось создать уникальную платформу для российской строительной отрасли. Ее особенность состоит в том, что в единой системе были автоматизированы процессы двух смежных областей деятельности холдинга: процессы закупки и складские процессы. Таким образом была унифицирована и автоматизирована значительная часть бизнес-процессов компании, начиная от заведения взаимоотношений с контрагентами и заключения договоров, заканчивая складскими операциями: закупка, приемка, хранение товаров и.т.д.

За семь месяцев работы над проектом удалось реализовать следующий функционал платформы для работы с контрагентами:

1. Личный кабинеты менеджера “Мосинжпроект” и Личный кабинет организации.
2. Раздел регистрация, авторизация, восстановление пароля
3. Мониторинг подрядчиков и поставщиков
4. Работа с договорами и отчетностью.
5. Раздел «Сотрудничество».
● Дисциплина закупок.
● Quality Score.
● Финансовый и кредитный рейтинг.
● Эффективность выполнения работ.
● LTIFR.
6. «Прайс-листы»
7. «Предварительные коммерческие предложения»
8. Раздел «Банковские гарантия»
9. Раздел «Помощь».

Проведена внутренняя модернизация процессов для закупок на базе 1С: ERP УСО 2. Это позволило выдерживать высокие нагрузки, а также адаптировать платформу под конкретные потребности заказчика, настроить наличие функциональности, учитывая особенности процессов строительной компании.

Использование цифрового решения способствует минимизации нежелательных рисков для холдинга и повышению эффективности рабочего времени сотрудников.

По результатам внедрения платформы:

1. Ускорили выполнение бизнес-процессов:
На 30% процесс мониторинга за счет полной цифровизации и хранения данных в системе;
Более чем на 1000 % в части загрузки отчетности по строительным объектам (раннее среднее предоставление отчета занимала 8 часов, сейчас менее 1 минуты);
Создали новый цифровой процесс по согласованию проекта банковских гарантий;
2. Оптимизировали цепочки движения документов с помощью цифровизации бумажных носителей и создания форм документов в электронном виде;
Ранее проверка документов и заведение контрагента в системе учета могла занимать месяц, после внедрения системы максимальный срок составляет 5 рабочих дней.

Как проект изменил жизнь пользователей

Благодаря внедрению цифровой платформы обработка заказов стала быстрее на 15%.

Пользователи могут:
- в личном кабинете контрагенты могут работать с финансовыми сервисами,
- следить за интегральным рейтингом контрагентов, анализируя который они смогут достигать более высокие позиции.
- получать оперативную поддержку, она обеспечивается через горячую линию и сервис обращений.

Ведется глубокий мониторинг контрагента в зависимости от вида выполняемых работ.
По итогам мониторинга потенциальные поставщики и подрядчики получают обратную связь по зонам роста и развития. Это позволяет впоследствии получать приглашения на участие в закупках. Для новых, ранее не задействованных на объектах холдинга, но устойчивых и перспективных компаний появилась возможность заявить о себе на высоком уровне. Предложить свои услуги смогут и иностранные контрагенты из дружественных стран.

Бизнес-задача и ее решение

Задача:
Заказчик столкнулся с проблемой длительных процессов согласования по выбору подрядчика, а также необходимостью быстрой оценки благонадежности выбранной организации, что сказывалось на скорости работы сотрудников. Все процессы делались вручную и тратилось длительное время на обработку, плюс – были более высокие риски ошибки человеком.

Решение:
Разработана цифровая B2B платформа, которая позволяет подрядчикам и поставщикам заявить о себе в качестве потенциального контрагента холдинга, и упрощает работу действующих подрядчиков. В рамках внедрения проведена глубокая модернизация существующей инфраструктуры.
Были автоматизированы бизнес-процессы для оптимизации рабочего времени сотрудников, упрощения работы подрядчиков и поставщиков, улучшения качества и безопасности сотрудничества.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Для формирования требований к системы были проанализированы исторические данные за 3 года (это документация по более чем 20 станциям и перегонам, а также автодорог и крупным строительным объектам. Примерно 20 000 уникальных номенклатур на 1 строительный объект, а также сопутствующие справочники и документы).

Система создана путем модернизации готовых коммерческих платформ. Система состоит из нескольких подсистем.

1. Для подсистем «Материально-технического обеспечения» и «Складского учета» модернизирована под нужды Заказчика система 1С:ERP УСО 2 (1С:ERP Управление строительной организацией 2) ввиду наличия лицензий на данный продукт, наличия уже развернутой (действующей) платформы на серверах АО «Мосинжпроект» (справочник «Номенклатура»), наличии функциональности и процессов, учитывающих особенности процессов строительной компании.

2. Подсистема «Портал контрагентов» реализован на базе 1С: Битрикс («1С-Битрикс: Управление сайтом»).

Интеграционные потоки с другими системами:
Dadata – для регистрации и ускорения получения информации о компаниях на Портале контрагентов.
Spark – для мониторинга и получения финансовой информации о компании.
1С-Битрикс: Управление сайтом – портал для работы с договорами, отчетами поставки подрядчика, уведомления об отгрузке, прайс-листы, коммерческие предложения, мониторингом.
КХД – обмен файлами между системами
Power BI – для отображения бизнес-метрик
1С: УПП - для оперативного обмена справочной информацией: контрагентов, договор, сотрудников, систем и другими.
КИС СТДО - для обмена объектами строительства и спецификациями.
Primavera - для обмена плановыми сроками поставок.
Росэлторг - для автоматизированной публикации закупок.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Сервис призван стать единым окном взаимодействия с поставщиками и подрядчиками на всех этапах: от проработки рынка до финальной отчетности по поставкам.
Для возможности гибко настраивать права для каждого пользователя отдельно, мы решили использовать нетиповую ролевую модель, которую выполнили отдельным модулем, поскольку перечень разрешений не подходил в рамках имеющихся типовых решений. Модель содержит более 25 основных видов ролей.

Скриншоты