Создали сервис Liana для контроля окупаемости проектов и учета рабочего времени

Главное о кейсе

Компаниям, которые работают по проектной модели, нужно понимать, какие проекты более рентабельные, а где компания теряет прибыль. Для этого нужно отслеживать соотношение доходов от каждого проекта с расходами и затраченным на него временем.

Liana — терминал трекинга рабочего времени со сложной системой прав, финансовых отчетов и аналитических возможностей для владельцев и топ-менеджеров бизнеса. Он позволяет в любой момент посмотреть, как соотносится доходность проекта с финансовыми и временными расходами.

Сервис позволяет:
1. Увидеть прибыль по всем проектам и подразделениям в реальном времени.
2. Распознать убыточные и перспективные проекты, чтобы распределить приоритеты.
3. Проконтролировать распределение времени сотрудников между разными проектами.
4. Упорядочить отчетность, видеть себестоимость, просадки и прибыльность каждого проекта за нужный период.
5. Сделать прозрачнее систему мотивации: показать сотрудникам, сколько времени они тратят и как это вознаграждается.

Мы разработали сервис Liana для нужд нашей компании, сейчас вывели сервис из внутреннего пользования на рынок. 1 ноября 2023 года Liana включили в официальный Реестр российского ПО — https://reestr.digital.gov.ru/reestr/1910597/

Как проект изменил жизнь пользователей

В системе есть три роли — сотрудник, менеджер проекта и руководитель. Сервис помогает им по-разному:

1. Мотивирует сотрудника
В Liana удобно следить за своей загрузкой и заработком, это мотивирует заполнять сводку и успевать больше. Сотрудник отмечает выполненные задачи по проекту и видит только свои задачи, сводку по потраченному времени и заработку за месяц. Трекинг времени на задачу занимает не больше 10 секунд.

2. Упрощает работу менеджеру
С Liana менеджер тратит меньше времени на сбор информации от сотрудников — система передает ему информацию в удобном виде, позволяет анализировать загрузку команды и перераспределять задачи. Ему доступны задачи каждого сотрудника, затраченное время, расходы и поступления от клиентов, а также отчеты по своим проектам.

3. Освобождает время руководителя
Liana автоматизирует аналитику и выдает готовые отчеты, которые руководитель использует для принятия управленческих решений. Руководитель видит всю информацию, ему доступна статистика по всем проектам и генератор отчетов за отдельные проекты и периоды, которые ему интересны. Время на получение готового отчета сократилось до пары секунд, а усилия — до пары кликов.

Сервис был создан под потребности IT-компании, работающей с внутренними и клиентскими проектами, поэтому учитывает множество проблем таких же компаний, работающих попроектно. Функциональность Liana закрывает большинство потребностей малого и среднего бизнеса.

Бизнес-задача и ее решение

В нашей компании может быть до ста проектов в работе одновременно, поэтому нужен способ удобно отслеживать показатели по каждому проекту и в общем.

Самым удобным решением стала разработка собственной платформы — Liana. Она отслеживает рентабельность каждого проекта, за счет чего помогает принимать управленческие решения: отказываться от нерентабельных проектов и сфокусироваться на прибыльных.

1. Считает доходы
Менеджер добавляет проект в Liana и составляет график, когда компания должна получить очередную сумму от клиента. Когда оплата приходит, менеджер отмечает это в системе. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.

2. Считает время и расходы на зарплату
Сотрудник выбирает проект и вносит в него выполненную задачу с указанием времени или фиксированной суммы, если эта по этой задаче есть такая договоренность. Задача находится на проверке, менеджер должен одобрить ее или отправить на пересмотр.

Как только сотрудник указывает задачу, система сразу считает, сколько эта работа стоила компании. В зависимости от модели, применимой к конкретному сотруднику, система посчитает его зарплату. Сотрудник может получать фиксированный оклад, оплату за час работы или за количество задач, у него может быть смешанная модель заработка.

2. Собирает сводку и отчеты
Liana собирает данные по доходам и расходам, считает дельту по каждому проекту и делает общую сводку. Руководитель может выбрать любые данные, чтобы посмотреть отчет: все расходы, все доходы, все проекты, отдельные проекты, данные за год, за квартал, за месяц, за конкретный период, динамика прибыли компании и другие.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Для реализации проекта нам потребовалось:

1. Проработать алгоритм отслеживания затрат на проекты и поступлений от клиентов.
2. Создать формулы для расчета зарплаты в зависимости от формата вознаграждения.
3. Добавить функцию подсчета дельты по отдельному проекту и проектам в общем.
4. Реализовать функцию добавления сотрудника в проект.
5. Ввести пользовательские роли с разным доступом.
6. Настроить конструктор отчетов.
7. Протестировать сервис во внутреннем пользовании, чтобы понять, каких функций не хватает и как упростить работу.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Мы искали терминал трекинга рабочего времени, который бы позволил каждому сотруднику отмечать время, затраченное на выполнение задач. В сервисе должны быть пользовательские роли с разным доступом, система подсчета расходов, аналитика и отчетность.

Сторонние сервисы, включая 1C, Google Таблицы и Microsoft Excel и прочие, которые компании часто используют для ведения бухгалтерии и отчетности, не подходили, поскольку не хватало функций или не было системы разделения доступов — нельзя выдать каждому сотруднику доступ в 1C для трекинга.

Какие функции мы искали:
— формирование команд для каждого проекта;
— разделение функциональности для нескольких уровней доступа;
— подсчет времени, затраченного сотрудником на задачи по конкретному проекту;
— подсчет зарплаты в зависимости от ставки, оклада или других форм вознаграждения;
— статистика денежных поступлений от клиентов;
— дельта доходов и расходов по каждому проекту;
— формирование всевозможных отчетов за разные периоды.

При этом мы хотели найти отечественный сервис, который бы не ушел с российского рынка и мы бы не рисковали потерей данных.

В итоге для контроля финансов и времени, затраченного на задачи, оказалось удобнее использовать свою разработку. Мы настроили нужные нам отчеты, убрали ненужное отслеживание процесса выполнения, сделали интуитивный и приятный интерфейс, в котором не надо разбираться, проработали процесс трекинга времени, чтобы на внесение информации о задаче уходило не больше 10 секунд.

Прочая информация о кейсе

В результате работы над проектом получился универсальный сервис Liana, его могут использовать любые компании, которые занимаются проектной деятельностью. Функциональность закрывает большинство потребностей малого и среднего бизнеса.

Скриншоты