Skill Matrix: секрет роста IT-компании без хаоса в компетенциях

Главное о кейсе

Мы запустили проект по оптимизации подбора и развития специалистов IT-компаний в условиях высококонкурентного рынка. Главной задачей является быстрый и точный выбор кадров для различных категорий проектов, а также стратегическое планирование компетенций инженеров.

Для оценки уровня квалификации и построения программ развития разработаны "матрицы компетенций", охватывающие пять категорий навыков: hard skills, soft skills, уровень влияния, знание английского и профессиональные навыки. Это позволяет быстро определить уровень каждого специалиста.

Систему управления компетенциями Skill Matrix автоматизирует процессы. Она хранит актуальные сведения о навыках сотрудников, упрощает запросы на изменения и отслеживает динамику развития. Делает сравнение навыков с эталонным грейдом помогает определить направления для профессионального роста.

Кроме того, пользователи могут находить коллег по уровню навыка. Мы внедрили систему в процессы компании, обучив команду работать с запросами, что делает обновление навыков обязательным этапом подготовки к годовым встречам и грейдированию.

Как проект изменил жизнь пользователей

Проект Skill Matrix позволил оптимизировать процессы и значительно улучшить эффективность взаимодействия между сотрудниками и руководителями.

Skill Matrix открывает каждому доступ к актуальной информации о необходимых компетенциях для своей роли. Это удобный инструмент, дающий понимание о навыках, которые необходимо развивать, чтобы расти в карьере. Теперь сотрудники могут легко просматривать и обновлять свои навыки, а руководители направлений могут вносить изменения в матрицы, что делает систему живой и адаптивной.

Система упрощает систему оценки компетенций. Это не только экономит время, но и делает процесс прозрачным и справедливым.

Автоматизация рутинных задач позволила менеджерам сосредоточиться на более стратегических аспектах, таких как развитие компетенций и создание индивидуальных планов для сотрудников. Это способствует повышению общей эффективности команды.

Skill Matrix упростила существующие процесс и создала основу для динамичного роста и развития. Проект стал стратегическим решением для формирования успешной и мотивированной команды, готовой к новым вызовам.

Бизнес-задача и ее решение

Создание системы Skill Matrix позволило эффективно решить задачи на нескольких уровнях:
1. Учитывая потребности клиентов и рыночные тренды, мы можем заранее планировать до- или переобучение специалистов, что привело к 15% увеличению вывода необходимых кадров на проекты без потери прибыли.

2. Мы сократили количество технических интервью на 60%, что значительно снизило вовлеченность высококвалифицированных специалистов в процесс подбора.

3. Расходы на администрирование процессов уменьшились на 80%.

4. Система готова к масштабированию: она может поддерживать как 100, так и 1000, и даже 10 000 инженеров.

5. Индекс лояльности сотрудников (ENPS) увеличился на 20%, так как процесс карьерного роста стал более прозрачным, а рутинные задачи сократились.

6. Skill Matrix стандартизировала работу с компетенциями, обеспечивая доступ к актуальной информации о каждом навыке, его уровне и последней валидации в режиме реального времени.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Дополним позже

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Как мы автоматизировали оценку компетенций и избавились от Excel

На рынке HR-tech продуктов множество решений от разных компаний. На каждое действие специалиста: найм, онбординг, обучение, мероприятие — есть десятки решений от разных компаний. И мы в Sibedge тоже создали свою систему для работы с компетенциями Skill Matrix. Для чего мы это делали?

Компания Sibedge давно на рынке и до внедрения матрицы компетенций существовали отлаженные процессы оценки сотрудников: каждый технологический стек имел свою матрицу, и инженеры ежегодно проходили технические интервью. Однако с ростом компании стало очевидно, что старая система не справляется с растущими потребностями.

На старте менеджер по оценке планировал годовые встречи на месяц, чтобы дата встречи была близка ко дню трудоустройства. Оценивались soft skills методом 360, а hard skills определялись на внутреннем техническом интервью. Эти процессы требовали значительных усилий: приходилось вручную рассылать опросы, обрабатывать данные, организовывать технические интервью, хранить матрицы и всю информацию в Excel-файлах. Вроде бы всё работало, но при увеличении числа сотрудников стало ясно, что текущая модель не справляется с задачами. Менеджер и администратор могли проводить лишь 15-20 оценок в месяц, и это отнимало у них почти всё рабочее время.

Сложности с актуальностью матриц компетенций. Таблицы с навыками часто менялись, а иногда эксперты приходили на интервью с устаревшими данными. Это не только замедляло процесс оценки, но и снижало его качество.
Подбор экспертов для интервью был громоздким: каждый раз администратор искал подходящего специалиста и контролировал выполнение всех шагов. Этот процесс занимал много времени и отвлекал от стратегических задач.

Мы осознали, что без централизованного хранилища данных не можем эффективно анализировать, какие навыки развиваются, а какие требуют внимания. Данные были разбросаны по разным формам и таблицам, что делало анализ долгим и неэффективным.

В ответ на эти вызовы мы начали оптимизировать существующие процессы. Первая мера заключалась в том, чтобы сделать оценку 360 по запросу, а не обязательной. Вместо этого мы внедрили классическое перфоманс-ревью, где опрос о soft skills стал лишь одним из компонентов. Это позволило разгрузить процесс и сделать его более гибким.

Однако мы понимали, что дальнейшая автоматизация необходима. В результате мы разработали кастомный портал оценки на базе Microsoft, который автоматически рассылал анкеты и собирал данные в удобном для анализа формате. Это существенно сократило ручной труд: администраторы освободились от 70% рутинных задач, что позволило сосредоточиться на стратегических целях.

Изображение: https://leonardo.osnova.io/ffd9401c-06e4-5794-9f72-f120da24d263/-/preview/592x/-/format/webp/

Тем не менее, этого оказалось недостаточно. Оптимизировав процесс оценки soft skills, мы столкнулись с проблемами в области hard skills. Нам нужна была система, которая бы хранила матрицы компетенций, упрощала процесс изменения уровня навыков и подбора экспертов.

Создание системы управления компетенциями Skill Matrix
Все эти вызовы подтолкнули нас к разработке внутренней системы для оценки компетенций — Skill Matrix. Она стала ключевым инструментом в наших процессах.

Первое, что мы реализовали в Skill Matrix - хранение актуальных матриц компетенций всех направлений и их обновление. Теперь любой сотрудник может посмотреть набор компетенций, которые важны в компании. А руководитель направления может добавлять навыки, группировать и изменять их описания. Менеджеру по оценке больше не нужно рассылать Excel-файлы с актуальными матрицами.

Далее мы продумали личный кабинет сотрудника. В нём отражен грейд, уровень hard, soft, engeneering professional skills и уровень влияния в компании каждого сотрудника.

Чтобы система работала с минимальным участием менеджеров по оценке, мы добавили возможность асинхронного запроса на повышение уровня навыка. Теперь сотрудник в любой момент может подать запрос, который уйдёт напрямую тимлиду или руководителю направления. Он видит сотрудника в работе и может без технического интервью оценить обладает ли человек нужным навыкам и владеет ли технологией.

Для функции оценки это огромный шаг - больше не нужно искать экспертов, назначать встречи, просить заполнить обратную связь - благодаря распределению ролей внутри системы все происходит само. Skill Matrix как информационная система выполняет свою прямую роль - соединяет людей: сотрудника, кому нужна оценка и эксперта.

Этот набор функций позволил Skill Matrix автоматизировать рутинные задачи менеджеров и администраторов, сократить количество технических интервью, обеспечить актуальность данных и упростить коммуникацию между сотрудниками и экспертами. Теперь процесс оценки выглядит так:

Изображение: https://leonardo.osnova.io/a837a29d-e560-526f-8f4f-c41b01488203/-/preview/592x/-/format/webp/

Теперь менеджеры по оценке могут сосредоточиться на более стратегических задачах: грейдирование, развитие компетенций и разработка индивидуальных планов развития.

Изображение: https://leonardo.osnova.io/ec9ccb82-b373-5d37-923a-16a623ce0439/-/preview/592x/-/format/webp/

Skill Matrix не только упростила существующие процессы, но и подготовила компанию к дальнейшему росту. Мы получили масштабируемую и эффективную систему управления компетенциями, которая поддерживает не только текущие нужды, но и готова к новым вызовам.

В итоге, автоматизация оценки компетенций стала для нас не только необходимостью, но и стратегическим шагом, который помогает развивать команду, повышать её эффективность и достигать новых высот. Мы уверены, что с помощью Skill Matrix сможем обеспечить высокие стандарты качества оценки компетенций и поддерживать динамичное развитие нашей компании в будущем.

Текущая доступность работы

Карточка требует дополнений, ведется работа над дизайном и