Платформа для управления денежными потоками проектного бизнеса • Muhtar

Главное о кейсе

Muhtar — инструмент для руководителя, который показывает не список задач, а приближение точки, после которой проект начнёт терять прибыльность, если вовремя не вмешаться.

Muhtar появился не из продуктовой презентации и не из мечты сделать «ещё один таск-трекер». Он вырос из очень практичной боли проектного бизнеса: проекты идут, люди работают, заказчик что-то согласовывает, команда увлекается, часы тихо накапливаются, а в какой-то момент руководитель открывает реальность и видит, что прибыль уже съедена.

В проектной компании это происходит не громко. Не красной сиреной. Просто один фиксированный проект внезапно забирает маржу нескольких нормальных проектов. И если увидеть это в конце, остается только красиво страдать, объясняться с заказчиком и обещать себе в следующий раз считать внимательнее.

Мы сделали Muhtar, чтобы сигнал о проблеме появлялся заранее: не когда проект уже сгорел, а когда ещё можно вмешаться и принять решение.

Muhtar связывает проектный план, фактические трудозатраты, загрузку команды, этапы, сроки и деньги в одну управленческую картину. Это не система ради учета и не инструмент для микроконтроля людей. Это способ держать перед глазами экономику проекта: где мы в плане, где уже вышли за рамки, где сэкономили, где пора идти к заказчику за допником, а где нужно принять внутренний убыток и поменять процесс.

Задачи Собаки Павлова:
- Собрать сервис, который показывает руководителю не просто задачи, а финансовое состояние проектов.
- Связать план, факт, загрузку людей, этапы, сроки и бюджеты в одной системе.
- Дать ранние сигналы, когда проект начинает выходить за рамки.
- Проверить, насколько внутренняя боль проектного бизнеса универсальна для международного рынка.
- Перейти от внутреннего инструмента к продукту, который можно адаптировать под разные модели проектной работы.

Проблемы бизнеса которые решали:
Собака Павлова — проектная команда. У нас бывают разные типы проектов: фиксированные, почасовые, пакетные, с разной степенью неопределенности. И чем больше в проекте человеческой, исследовательской, дизайнерской и коммуникационной работы, тем сложнее честно предсказать, сколько он займет.

Обычные инструменты закрывали куски задачи, но не закрывали боль целиком. Jira и аналоги помогают вести задачи. Таблицы помогают считать. Финансовые документы помогают фиксировать факт. Но руководителю проектного бизнеса нужен не набор разрозненных мест, а один ответ: что сейчас происходит с проектом с деньгами?

Нам нужно было видеть:
— сколько часов заложено в проект и в каждый этап;
— сколько уже потрачено;
— где перерасход;
— кто именно тратит ресурс;
— сколько времени осталось;
— какие сроки уже просрочены;
— где проблема на нашей стороне, а где на стороне клиента;
— когда нужно идти разговаривать, пока разговор еще возможен.

Главная задача была не «сделать трекер». Главная задача — вернуть руководителю маленькой проектной компании видимость бизнеса.

Выдающееся о процессе:
- Мухтар вырос из реальной внутренней эксплуатации, а не из кабинетной гипотезы.
- Продукт проверяли через кастдевы с разными типами управленцев.
- В процессе появилась новая стратегическая рамка: Мухтар не только коробочный таск-трекер, а набор «кубиков» — данные, API, интерфейсы и кастомные сценарии, из которых бизнес может собрать свою модель управления.

Как проект изменил жизнь пользователей

Muhtar помогает руководителю не держать весь бизнес в голове.

В маленьких проектных командах часто все работает на личной памяти и опыте владельца: он примерно знает, кто чем занят, какой клиент тяжелый, где проект завис, кто перегружен, а где команда слишком оптимистично оценила задачу. Но в какой-то момент проектов становится слишком много, и «на кончиках пальцев» перестает работать.

Muhtar делает эту картину видимой.

Руководитель может открыть дашборд и увидеть, какие проекты сейчас в работе, где есть риск, где ничего не происходит, где сроки уже уехали, где перерасход по этапу, а где команда идет нормально.

Менеджеру Muhtar помогает не приносить плохие новости слишком поздно. Вместо «мы тут увлеклись и потратили плюс 50 часов» появляется нормальный рабочий разговор: «вот здесь мы вышли за рамки, вот почему, вот что предлагаем делать».

Заказчику это тоже полезно. Не обязательно пускать его на всю внутреннюю кухню, но можно объяснять решения фактами: почему нужен допник, почему после паузы со стороны клиента нельзя мгновенно вернуть ресурсы, почему проект движется именно так.

Бизнес-задача и ее решение

Muhtar собирает данные о проекте и превращает их в управленческую картину.

Сотрудники вносят время по проектам, этапам и задачам. Менеджеры видят свои проекты. Руководитель видит все: план, факт, людей, сроки, бюджет по часам, перерасходы и красные зоны.

В карточке проекта можно увидеть, где команда уже вышла за рамки, где осталась в плане, где сэкономила, а где пора принимать решение.

Для нас важна не сама цифра, а разрыв между тем, сколько уже сделано и сколько ресурса на это потрачено. Если этап оценён в 100 часов, команда использовала 90, а завершила только 60%, формально лимит ещё не превышен. Но Muhtar уже видит риск: оставшиеся 10 часов не покрывают оставшиеся 40% работы. Это не ещё один учёт потраченного времени, а ранний сигнал, который позволяет пересобрать объём, перераспределить ресурсы или поговорить с заказчиком до того, как проект начнёт съедать маржу.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Ключевой крафт Muhtar — в переводе хаоса проектного бизнеса на язык управляемых сущностей.

Мы не стали начинать с красивой универсальной коробки. Сначала мы описали собственную модель управления: проекты, этапы, роли, плановые часы, фактические часы, сроки, люди, перерасходы, решения руководителя.

Затем появилась управленческая логика:
— не все часы одинаковые;
— разные специалисты имеют разную стоимость для бизнеса;
— один и тот же перерасход может быть проблемой, а может быть осознанным решением;
— просрочка не всегда означает провал, если она возникла по причине, которую руководитель принял;
— проект важен не как список задач, а как живая экономическая система.

В Muhtar заложены коэффициенты стоимости времени: час дизайн-лида, джуниора и фрилансера не должен одинаково влиять на экономику проекта. Продукт показывает не только «сколько работали», но и как эта работа влияет на деньги.

Отдельное направление развития — Muhtar как набор модулей. Мы смотрим на продукт не только как на готовый интерфейс, но и как на платформу: данные, API, интеграции и кастомные представления, которые можно адаптировать под разные модели проектного бизнеса.

Потому что у разных команд разная реальность. У кого-то главное — часы. У кого-то — загрузка людей. У кого-то — статусы и дедлайны. У кого-то — счета, оплаты и кассовые разрывы. Платформа должна уметь собираться вокруг этой реальности, а не заставлять бизнес притворяться, что он работает «как в шаблоне».

Мы проверяли Muhtar через кастдевы с разными проектными бизнесами и руководителями команд. Важным подтверждением стала международная UX-команда, которая описала почти ту же картину: задачи живут в Monday, загрузка людей — в отдельной таблице, финансы — в другой таблице, отчеты для клиентов собираются вручную.

И это не потому, что люди плохо организованы. Наоборот: они уже собрали рабочую систему из доступных инструментов. Просто эта система держится на ручном труде и постоянном переключении между местами.

В интервью прозвучала очень точная потребность: нужен инструмент, который соединяет project management, time tracking, resource allocation и finances. Для маленькой команды это не роскошь, а способ понимать, есть ли прибыль, не перегружены ли люди и можно ли брать следующий проект.

Это стало для нас важным сигналом: боль не локальная. Она не только про российский рынок и не только про дизайн-студии. Она возникает в проектном бизнесе везде, где команда продает время, экспертизу и результат, а управляет этим через разрозненные сервисы и таблицы.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Самый важный этап работы над Muhtar — честная проверка собственной боли.

Мы начали с внутреннего инструмента, который закрывал наши задачи. Потом пошли разговаривать с другими командами. Эти разговоры быстро показали: нельзя продавать Muhtar как «еще одну Jira». В этом нет ни правды, ни силы. Jira уже есть. Monday уже есть. YouTrack уже есть. Excel вообще бессмертен.

Muhtar решает другую задачу. Он не конкурирует с таск-трекерами за право хранить задачи. Он отвечает на вопрос руководителя: где сейчас мой проект с точки зрения денег, людей и риска?

Еще один инсайт — продукт нельзя развивать только через внутренние хотелки. Поэтому команда разделила рабочий внутренний Muhtar и продуктовую ветку для экспериментов. Внутренний контур продолжает помогать в реальной работе, а продуктовая ветка позволяет быстрее проверять гипотезы без риска сломать ежедневный процесс.

Сейчас Muhtar находится на этапе поиска Product–Market Fit: команда проводит кастдевы, систематизирует инсайты, проверяет международный спрос и собирает продуктовую рамку вокруг тех болей, которые повторяются у разных бизнесов.

Прочая информация о кейсе

Muhtar уже стал для нас способом смотреть на проекты иначе. Не как на набор задач, которые надо довести до конца, а как на поток решений: где заработать, где не потерять, где остановиться, где поговорить с заказчиком, где поменять оценку, где признать, что процесс требует другой настройки.

Мы сделали платформу, которая выросла из внутренней боли, но оказалась понятной другим проектным командам. И теперь развиваем ее как международный сервис для digital-индустрии: для небольших агентств и проектных бизнесов, которым не нужен тяжелый корпоративный комбайн, но критически нужна видимость денег, ресурсов и рисков.

Muhtar — это не про то, чтобы люди красивее заполняли часы.
Это про то, чтобы проектный бизнес раньше видел правду о своих деньгах.