Личный кабинет подрядчика ФСК

Главное о кейсе

— Единое пространство для взаимодействия сотрудников компании с подрядчиками по вопросам согласования документов
— В 4 раза ускорили подготовку и согласование документов (с 30 дней до 7), в 2 раза повысили скорость получения оплат подрядчиками
— Возможность для масштабирования без увеличения штата: уже подключено более 1000 договоров по 200 подрядчикам к Личному Кабинету Подрядчика (ЛКП)
— На конец октября 2023 года ежемесячно подается более 300 актов выполненных работ в цифровом формате.

Как проект изменил жизнь пользователей

Меньше бумажной волокиты
Подрядчики в 2 раза быстрее получают деньги
Ускорена стройка в связи с более быстрым согласованием и получением денежных средств
Снизилась нагрузка на сотрудников за счет сокращения количества писем и звонков
У подрядчиков появилось пространство единой коммуникации, где им оказывается оперативная помощь и поддержка для решения их вопросов

Бизнес-задача и ее решение

Предпосылки к проекту
ГК ФСК ведет активное развитие девелоперских проектов, что влечет за собой потребность в привлечении большого количества подрядчиков. С ростом количества проектов и подрядчиков увеличиваются трудозатраты компании по рутинным операциям, что могло бы привести к увеличению штатной численности сотрудников.

Коммуникация с подрядчиками велась по телефону и почте. В результате менеджеры были загружены механической работой, а сроки ответов на обращения были длительными. При этом сотрудники подрядчиков могли обратиться к разным менеджерам, происходило дублирование задач, расхождение требований, многократные изменения в заказах и документах и частичной потере задач.

Вдобавок в процессе стройки часто возникает необходимость корректировки смет или согласования дополнительных работ. Задержки, простои на этих этапах существенно тормозят скорость строительства.

Решение – разработка веб-сервиса ЛКП (Личный Кабинет Подрядчика) – единого пространства для сотрудников компании и подрядчиков с целью повышения качества коммуникаций и скорости строительства.

Важные требования от бизнеса
1. Высокая скорость разработки и доставки результатов (time to market) в продакшн
2. Функционал сервиса должен быть доступен в два-три клика, а интерфейс – простым и понятным для подрядчиков
3. Масштабируемая архитектура проекта, возможность горизонтального и вертикального масштабирования
4. Соответствие разрабатываемого сервиса единым стандартам разработки и дизайна ГК ФСК.
_______________________

Была собрана продуктовая команда из 4 человек и разработан MVP за 3 месяца. На тот момент ЛКП представлял собой интерфейс, в котором представители подрядчика отправляли выполненные работы на согласование. В ходе развития проекта функционал ЛКП дополнялся по мере запросов от бизнеса и подрядчиков.

Личный кабинет интегрирован с 1С и различными полезными для строительства внешними и внутренними сервисами.

Разработана административная панель, которая позволяет вне зависимости от работы 1С синхронизировать данные в ручном режиме.

Дашборд, показывающий динамику и активность пользователей, количество договоров и дополнительных запросов, обращений в поддержку и многое другое.

Функционал ЛКП
1. В ЛКП подрядчик видит ход согласования всех своих договоров и дополнительных соглашений. Реализована сквозная система работы с дополнительными запросами для ускорения процесса согласования
2. Корректировка смет – подрядчик может самостоятельно делать корректировку к смете по договору и пройти процесс согласования через ЛКП. Раньше процесс согласования корректировок/дополнительных работ составлял до 6 месяцев, а с внедрением ЛКП сроки согласования корректировок до 2 недель
3. Быстрое управление запросами на помощь и поддержку: тикеты, ответственные со стороны ГК ФСК, тип запроса, автоматизация и обработка повторных обращений, удобный интерфейс для взаимодействия со специалистом технической поддержки с быстрой обратной связью по возникшим проблемам
4. Документооборот: договора, акты, этапы согласования, статусы, ответственные
5. Бюджетирование, работа с отчетами. Все отчеты формирует 1С, сотрудники ГК ФСК и подрядчики видят единые документы и цифры
6. Статистика сроков: согласование, оплата, скорость работы поддержки
7. История платежей, запрос аванса. Функционал запроса аванса третьему лицу
8. Новостная лента.
_______________________

Значимые цифры
Июль 2022 – 2 подрядчика, январь 2023 – 25 подрядчиков, сентябрь 2023 – 178 подрядчиков
Заведено 1065 договоров
Обрабатывается около 900 дополнительных запросов в процессах согласования документов ежемесячно
200 обращений в поддержку ежемесячно
300 актов подается ежемесячно
500 пользователей (ежедневно регистрируются 2 новых пользователя)

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Реализовали CI/CD для удобного тестирования отдельных фичей сервиса. Каждая из них разворачивается в отдельной изолированной среде на сервере и не требует обслуживания.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Мобильная версия
Обычно у веб-сервисов существуют адаптированные мобильные версии, мы тоже хотели и решили проверить, будет ли она востребована. Сделали логирование, определили, на каких устройствах, разрешениях и браузерах заходят пользователи. Выяснилось, что мобилкой пользуются 40% пользователей, но не для полноценной работы, а для мониторинга статусов документов и ответов на дополнительные запросы (сообщения). После опросов пользователей стало понятно, что мобилка им не нужна, вместо этого нужен простой инструмент для оперативного мониторинга, поэтому мы решили разработать чат-бот в telegram. Это быстро и удобно для пользователей.

Прочая информация о кейсе

С июля 2022-го по ноябрь 2023 г. выпущено 25 релизов
350 тыс. строк кода
Демо-стенд будет разработан в 2024

Скриншоты

Комментарий заказчика