Разработка CRM-системы для бухгалтерской компании Ависто

Главное о кейсе

Results.
— Dashboard for control of business processes;
— Mail client for corporate mail;
— Control over the employees and their mailboxes;
— Internal chat for all the company employees;
— Client directory;
— Graphs and summary tables to control the capital turnover;
— Online library that has tools for publishing electronic or paper versions of documents to the attention of the personnel, and for controlling their perusal;
— Unified storage for logins and passwords;
— Module for planning the company budget and working with the existing clients;
— Control of the paper mail through Integration with the API of “Pochta Rossii”, the tool for label printing, etc.
— The project is currently fully developed, deployed, and functioning with monthly technical support.
___________________________________

Результат.
— Консоль управления бизнес-процессами (дашборд);
— Почтовый клиент для корпоративной почты;
— Контроль сотрудников и их почтовых ящиков;
— Внутренний чат для всех сотрудников компании;
— Адресная книга всех клиентов компании;
— Графики и сводные таблицы для контроля финансового оборота;
— Онлайн-библиотека, с возможностью постановки на ознакомление электронных или бумажных изданий с дальнейшим контролем ознакомления;
— Общее хранилище логинов и паролей;
— Модуль планирования бюджета компании и работ по существующим клиентам;
— Контроль почтовых отправлений через API «Почты России» с возможностью печати конвертов, а также многое другое.
— На данном этапе проект полностью реализован, запущен в эксплуатацию и переведен в режим ежемесячной технической поддержки.

Бизнес-задача и ее решение

Tasks.

The most important tasks during the development were as follows:
— Replacing mail clients and text messengers, electronic calendars and boards, and office software packages;
— Developing tools for scheduling and setting of the internal tasks;
— Developing a unified database containing clients and tax authorities;
— Working with corporate mail, both incoming and outgoing;
— Conducting polls among the employees;
— Automation of the calculations of the service costs
— Automation of the developing of commercial proposals;
— Control over the the employees’ activities.

Development.
Design. Using the now-popular flat design, we developed a dashboard that provides the employees with up-to-date information: tasks and to-do items, events, polls, and the latest mail.

Mail. We developed a unique mail client that can combine both the corporate mail and the functionalities of the most popular mail clients. By connecting any mailbox to the CRM, the client can communicate with the customers and tax authorities using the relevant account and selecting on the fly a preset signature. The text editor possesses the same functionalities as do Google, Yandex, and other mail clients.

Department managers can control their subordinates by checking all the incoming and outgoing mail for the accounts connected to the CRM system.

Chat. To replace text messengers, we developed an internal chat accessible from any screen in the CRM system. The chat has the same functionalities as the popular social network VK: private or public thread options, thread renaming, global chat for all the employees, and pop-up windows in a browser.

Client directory. The directory is integrated into the mail client and can be accessed by any employee. Contacts can be added and saved both manually and automatically, through the mailbox analysis, upon which new contacts can be saved. There is also an option to create automated mailing lists for particular user groups.

Reports. To automate the operations of the accounting department, we developed graphs and summary tables to control both the capital turnover and budget, as well as mail and internal activities of the company employees. There is also a convenient vacation calendar with the option to negotiate and approve the desired annual vacation time.

___________________________________

Задачи.
Наиболее важными задачами при разработке проекта являлись:
— замещение таких программ, как почтовые и текстовые мессенджеры, электронные календари и доски, а также пакеты офисных программ;
— разработка функционала для планирования дел и постановки внутренних задач;
— создание единой базы клиентов и налоговых органов;
работа с корпоративной почтой, входящие и исходящие письма;
— проведение опросов и анкетирования сотрудников;
— автоматизация расчета стоимости услуг и создания коммерческих предложений;
— контроль деятельности сотрудников.

Разработка.
Дизайн. Используя популярный в последние годы флэт-дизайн, был реализован дэшборд, отображающий сотруднику актуальную информацию: назначенные дела и задачи, события, опросы, а также последние полученные письма.

Почта. Одной из задач стало создание уникального почтового клиента, способного объединить в себе как корпоративную почту заказчика, так и функционал наиболее популярных почтовых сервисов. Реализовав подключения любого почтового ящика к CRM, мы предоставили заказчику возможность общаться с клиентами и налоговыми органами через необходимую в конкретной ситуации учетную запись, на лету выбирая подпись для письма, заготовленную заранее. Функционал текстового редактора предоставляет те же возможности, что и почтовые клиенты от Google, Yandex и т. д.

Для руководителей отделов была реализована возможность контроля сотрудников, а именно просмотр всех входящих и исходящих писем всех подключенных к CRM-системе почтовых аккаунтов.

Чат. Также для замены текстовых мессенджеров был реализован внутренний чат, доступный для сотрудников с любого экрана CRM-системы. Функционал чата схож с диалогами в популярной социальной сети VK: возможность создания приватных или общих бесед, их переименование, глобальный чат для всех сотрудников, а также всплывающие уведомления в браузере.

Адресная книга клиентов. В связке с почтовым клиентом был реализован функционал базы контактов, доступной всем сотрудникам. Адресная книга предоставляет возможность как ручного добавления контактов, так и автоматического анализа почтового ящика с последующим сохранением новых контактов. Также был заложен функционал автоматических почтовых рассылок по указанным заранее пользовательским группам:

Отчеты. Для автоматизации работы отдела бухгалтерии были разработаны графики и сводные таблицы для контроля финансового оборота и бюджета в целом, почтовых отправлений и внутренней деятельности сотрудников компании, а также удобный календарь отпусков с возможностью согласования ежегодного отпуска

Прочая информация о кейсе

Client.

The main activities of the consulting company Avisto is accounting and tax outsourcing.

Avisto caters to companies that prefer to reduce costs and time required to maintain their own accounting department.

Objectives.
Automation of the company’s business processes.
Product deployment for commercial use by the client companies.

___________________________________

Клиент.
Основной деятельностью консалтинговой фирмы «Ависто» является бухгалтерский и налоговый аутсорсинг.

К «Ависто» обращаются юридические лица, желающие сократить финансовые и временные затраты на содержание собственной бухгалтерии.

Цели.
Автоматизация бизнес-процессов компании.
Последующий запуск продукта для использования его сторонними компаниями на коммерческой основе

Скриншоты

Комментарий заказчика

По результатам услуг, оказанных фирмой Текмэн, нашей консалтинговой компании Ависто по разработке и оптимизации бухгалтерского и налогового аутсорсинга, у меня нареканий нет. Дополнительно хотелось бы отметить несколько преимуществ сотрудничества с командой вашей фирмы.

Во-первых, это качество полученного нами программного обеспечения, которое позволит нам беспрепятственно осуществлять контроль деятельности сотрудников Ависто и проводить анкетирование в удобной для всех форме. Кроме того, специальный функционал обеспечит грамотное планирование дел и мероприятий, а также постановку внутренних задач в компании. Еще одной задачей, с которой также успешно справились исполнители, было создание единой базы клиентов и налоговых органов.

Во-вторых, очень порадовала оперативность выполнения всех поставленных целей, что позволило нам в кратчайшие сроки приступить к деятельности уже на обновленной и полностью автоматизированной системе.

Отдельно хотелось бы отметить высококвалифицированную разработку офисных и почтовых программ, замещающих стандартные, а также электронных календарей, досок и текстовых менеджеров и функционала для ведения корпоративной почты – принятия и отправки сообщений по безопасному каналу связи.

Также, среди дополнительных преимуществ, можно обозначить четкое составление плана работы, строгое соблюдение сроков на протяжении всего времени выполнения поставленной задачи, а также грамотность и оперативность хода работы. При этом подобные качества являются весьма весомым аргументом, учитывая разнонаправленность поставленных задач и комплексность проекта в целом, чтобы в будущем обращаться за подобного рода услугами именно к компании Текмэн.

Так как нашей целью было не только оптимизировать бизнес-процессы нашей компании, но и наладить обеспечение сторонних компаний данной продукцией на коммерческом уровне, то нам было важно всестороннее удобство использования этого софта и возможность его адаптации под нужды клиентов, что и было обеспечено сотрудниками фирмы Текмэн на самом высоком уровне.

Я считаю, что наше сотрудничество было плодотворным и гармоничным, что говорит о высоком профессионализме команды исполнителей. По моему мнению, это послужило причиной перейти на техническое сопровождение нашего проекта силами сотрудников Тэкмэн.

---
Руководитель компании Кабочкина Е.К.