Enterprise HR-портал и автоматизация внутренних процессов для группы компаний Российского Экспортного Центра

Главное о кейсе

Для Группы Российского экспортного центра, объединяющей РЭЦ, страховое агентство ЭКСАР и РОСЭКСИМБАНК, мы создали на базе Битрикс24 единую корпоративную digital-платформу для сотен сотрудников. В одном пространстве объединили HR, командировки, внутренние сервисы, проекты, мероприятия и коммуникации. Один из наиболее сложных блоков — система командировок с десятками сценариев согласования, финансовым контролем и автоматическим формированием делегаций. Было: разрозненные системы, Excel, почта и ручные операции. Стало: единая точка входа, централизованные сервисы, прозрачные статусы и автоматизированные процессы от заявки до результата.

Как проект изменил жизнь пользователей

Пользователи платформы — сотрудники компаний Группы РЭЦ: Российского экспортного центра, ЭКСАР и РОСЭКСИМБАНКа. Раньше внутренние процессы были распределены между различными системами, Excel-файлами, электронной почтой и ручными согласованиями. Сотруднику приходилось знать не только что ему нужно сделать, но и где и как это сделать.

Мы перенесли эти сценарии в единую цифровую среду. Теперь через корпоративный портал сотрудник может оформить командировку, воспользоваться внутренним сервисом, поставить и согласовать цели, зарегистрироваться на мероприятие, найти документы, информацию о коллегах или проекте и контролировать статус процесса.

Особенно заметно изменился один из самых сложных сценариев — командировки. Сотрудник указывает параметры поездки, а система сама определяет необходимый маршрут согласования, контролирует лимиты и расходы, работает с делегациями и сопровождает процесс уведомлениями.

Руководители получили единое окно для согласований и контроля, HR и back-office — автоматизацию значительной части рутинной маршрутизации, проверок и уведомлений.

Главное изменение для пользователя — ему больше не требуется разбираться во внутренней организационной механике Группы: сложность остается внутри системы.

Бизнес-задача и ее решение

Задача: создать для Группы Российского экспортного центра — РЭЦ, ЭКСАР и РОСЭКСИМБАНКа — единую корпоративную цифровую платформу, которая централизует внутренние сервисы, сократит количество ручных операций, повысит прозрачность процессов и позволит масштабировать автоматизацию на разные подразделения и компании Группы.

Мы не ограничились стандартным внедрением корпоративного портала. На базе Битрикс24 сформировали полноценный цифровой контур: корпоративные коммуникации, HR, командировки, каталог внутренних сервисов, мероприятия, проектную деятельность, KPI, реестры и сложные процессы согласования.

Для процессов, которые невозможно было эффективно реализовать линейными маршрутами, разработали собственную бизнес-логику. Например, сценарий командировки формируется с учетом должности и подразделения сотрудника, направления поездки, мероприятия, источника финансирования, превышения лимитов и других условий.

В результате вместо набора разрозненных инструментов Группа получила единую управляемую цифровую среду: централизованные сервисы, единые принципы работы, прозрачные статусы и возможность последовательно автоматизировать новые процессы на уже созданной платформе.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Главный технический вызов — создать на базе Битрикс24 не обычный интранет, а enterprise-платформу, способную обслуживать сложные процессы сразу нескольких организаций Группы РЭЦ с большим количеством ролей, подразделений, согласующих и бизнес-правил.

Показательный пример — модуль командировок. Вместо одного линейного бизнес-процесса реализована система с десятками вариантов маршрутизации. На последовательность согласований влияют роль и подразделение сотрудника, страна, мероприятие, состав делегации, источник финансирования, превышение лимитов, поездка в выходные и другие параметры.

Отдельной инженерной задачей стала работа с делегациями. Система анализирует даты, географию, мероприятия и участников, определяет связанные поездки и позволяет объединять их в общий процесс с синхронизацией участников, уведомлений и согласований.

Для массовой обработки расходов разработан контролируемый импорт Excel: проверка структуры, ID заявок и дублей, автоматическое распределение данных и протоколирование ошибок вплоть до конкретной строки.

Технически решение сочетает возможности Битрикс24 с собственной разработкой: PHP, MySQL, Highload-блоки, кастомные компоненты и обработчики, процессную логику и интеграции с внутренними системами.

Ключевой крафт проекта — спрятать сложность enterprise-процессов за понятными пользовательскими сценариями, сохранив управляемость и возможность дальнейшего развития платформы.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Главный инсайт проекта сформировался при погружении в процессы Группы Российского экспортного центра: крупной группе компаний недостаточно автоматизировать отдельные операции — ей нужна единая модель взаимодействия сотрудника с организацией.

Можно отдельно цифровизировать отпуск, командировку, KPI, заявку во внутреннюю службу или регистрацию на мероприятие. Но если каждый сервис имеет собственную логику, интерфейс и правила, сотрудник все равно остается среди множества разрозненных систем — просто уже цифровых.

Поэтому проект развивался не как набор доработок Битрикс24, а как единая корпоративная платформа для РЭЦ, ЭКСАР и РОСЭКСИМБАНКа. Мы унифицировали подходы к заявкам, статусам, уведомлениям, поиску, фильтрации и согласованиям, сохраняя при этом особенности конкретных процессов и организационных ролей.

Хорошей иллюстрацией стал модуль командировок. На старте такой процесс выглядит просто: «создать заявку → согласовать → совершить поездку → закрыть». Но анализ показал десятки сценариев, зависящих от организационной структуры, географии, финансовых правил, мероприятий, делегаций и исключений.

Вместо того чтобы заставлять сотрудника выбирать правильный маршрут, мы перевернули логику: пользователь описывает свою ситуацию, а система сама определяет, что должно произойти дальше и кто должен участвовать в процессе.

Этот принцип стал одним из главных продуктовых выводов проекта: чем сложнее организационная структура и бизнес-процессы, тем проще должен выглядеть путь сотрудника. Сложность должна оставаться внутри цифровой платформы.

Скриншоты