Разработка дашборда для отражения показателей эффективности digital-агентства

Главное о кейсе

Нам определенно удалось получить наглядное и при этом крайне точное представление о производительности отдела продаж в общем и в разрезе каждого сотрудника за определенный период путем создания собственного продукта на внутреннем IT-сервисе.

Бизнес-задача и ее решение

Мы поставили перед собой задачи по поиску готового или созданию нового инструмента визуализации наших бизнес-процессов и анализу эффективности отдела продаж. Однако качественная реализация этой идеи оказалась невозможной с помощью других имеющихся в нашем пользовании сервисов, что и сподвигло нас на внедрение нового функционала на платформе Web Octop (наш внутренний IT-сервис, расширяющий возможности AmoCRM). Важно отметить, что все данные (кроме плана продаж) для метрик и сводных графиков и таблиц мы выгружали из AmoCRM, — сервиса для автоматизации бизнес-процессов и управления сделок со всех источников.

Итак, к задачам и их реализации:
Задача 1. Получить статистику по каждому из менеджеров по продажам.
-Одной из важнейших метрик, которую мы хотели видеть на дашборде, стал процент выполнения плана. Чтобы получить понимание о том, насколько успешно каждый из менеджеров закрывает сделки, мы решили разместить на доске значения по осуществлению месячного плана, то есть общий план на месяц для менеджера и его выполнение на дату с начала периода.
Целевые данные для этого показателя мы вводим в настройках дашборда нашего сервиса: для отчетных периодов (которые всегда исчисляются месяцем) проставляется сумма равная плану продаж на месяц. Для понятной визуализации процент выполнения плана всегда выделен красным (при показателях от 0 до 80%), желтым (от 80 до 99%) или зеленым (100% и более)

-Трекинг задач менеджеров по продажам
Также мы добавили два столбца с актуальными задачами менеджеров. В первую очередь, это количество задач на дату, то есть стандартные задачи по сделкам в активных статусах. А также проблемные задачи — заявки без задач вообще и просроченные задачи. Учитывая оба важнейших показателя, нам удается регулировать как поток входящих заявок из маркетинговых каналов вплоть до определенного дня, так и их распределение на каждого из сотрудников, чтобы избежать большего количества “просрочек” и затруднений в циклах продаж.

-Активность менеджеров
И еще одним показателем в разрезе статистики на каждого менеджера на дашборде можно увидеть график ежедневной активности в минутах. На диаграмме отображается суммарное количество минут, которые сотрудники уделили созвонам, и количество сообщений, которые они написали (последнее же приравнивается к 30 секундам телефонного звонка).

Также отражает работу по сделкам дополнительный блок с упоминанием следующих значений: имя сотрудника, статус, в котором находится лид, непосредственно сделка (обозначение клиента) и количество дней, которое она там пребывает. Такой сводный блок зачастую помогает нам проработать самые проблемные карточки и не упускать критические сроки по когда-либо созданным заявкам.


Задача 2. Получить общие значения по результативности отдела продаж
Чтобы отобразить выполнение плана отделом продаж в целом мы подключили несколько метрик, которые могут быть показательными для двух периодов:
-эффективность продаж за период (в разрезе месяца)
-эффективность продаж в сравнении с предыдущим периодом: это значит, что 3 декабря мы видим динамику показателей по сделкам относительно результатов прошлого периода того же числа, то есть 3 ноября. Показатели, которые мы отслеживаем на конкретную дату: сумма успешных сделок в рублях, сумма сделок, которые находятся в работе, средний чек заключенных сделок, количество успешных сделок и в работе и остаток плана в рублях.


Преимущество созданной нами панели индикаторов результативности в том, что данные “подтягиваются” в суперконсистентном виде. Появилась возможность просматривать сводные данные и события на каждую дату. В результате чего мы также можем сравнивать все показатели с результатами в прошлом, повышать точность и системность аналитики, а также активно внедрять ситуативную регулировку маркетинга при необходимости.

Прочая информация о кейсе

Наше digital-агентство Web Generation Group активно работало над отражением актуальных показателей эффективности отдела продаж и смогло самостоятельно создать комплексный дашборд для оптимизации внутренней работы и его размещения в офисном пространстве для наглядности в режиме live.

Скриншоты