Ukids: автоматизация CRM и аналитики для 400+ заявок в день и 600 сотрудников

Главное о кейсе

Ukids — онлайн-академия с командой около 600 сотрудников и потоком более 400 входящих обращений ежедневно. При таком масштабе компании требовалось синхронизировать работу отделов, упорядочить обработку заявок и обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Мы автоматизировали ключевые процессы в Битрикс24, интегрировали необходимые сервисы и внедрили BI-аналитику для отслеживания показателей.

В результате компания получила единую систему управления клиентами: обращения и взаимодействия между отделами стали частью общего процесса, а руководители получили инструменты для анализа эффективности и принятия решений.

Как проект изменил жизнь пользователей

До проекта сотрудники разных подразделений работали в разрозненных системах, а часть операций выполняли вручную.

Теперь путь клиента проходит через связанные CRM-воронки: после каждого этапа сделка автоматически передаётся следующему ответственному подразделению. Система сама распределяет клиентов, ставит задачи, контролирует сроки и запускает необходимые коммуникации. Для руководителей появились единые дашборды с данными о продажах, работе педагогов, обратной связи и посещаемости.

Бизнес-задача и ее решение

Задача: создать единую систему управления клиентами и синхронизировать процессы нескольких подразделений при большом ежедневном потоке заявок.

Что сделали:
- настроили и доработали CRM-воронки;
- автоматизировали передачу клиента между отделами;
- настроили роботов, задачи и контроль сроков;
- связали CRM с образовательной платформой;
- объединили коммуникации из Wazzup и Telegram;
- интегрировали поддержку через Omnidesk;
- подключили сквозную аналитику Roistat;
- внедрили BI-аналитику.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Единая логика вместо разрозненных процессов
CRM стала связующим слоем между продажами, образовательной платформой, коммуникациями и поддержкой.

Образовательная платформа → CRM → продажи → клиентский сервис → продления

Через вебхуки данные о действиях клиента автоматически передаются в CRM и запускают нужные процессы.

Автоматизация продлений
При создании сделки автоматически формируется элемент смарт-процесса для отдела продлений. Система отслеживает оплату подписки. При задержке оплаты клиент получает уведомление, а менеджеру автоматически ставится задача связаться с ним.

Поддержка в едином контуре
Кастомная интеграция с Omnidesk через API автоматически создаёт обращения, передаёт данные о клиенте и связывает обращение с его карточкой в CRM.

BI-аналитика
Собрали 20+ отчётов и 70+ показателей: продажи, сделки, лиды, выручка, эффективность педагогов, обратная связь и посещаемость.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Чем сложнее система, тем меньше ручных действий должен выполнять сотрудник
На старте часть процессов зависела от действий конкретных сотрудников: сделки вручную перемещались между этапами, данные собирались из разных систем, а контроль сроков требовал постоянного внимания. Поэтому автоматизировали не отдельные операции, а переходы между процессами.

Система сама определяет следующий этап работы с клиентом, передаёт его нужному подразделению, ставит задачи и контролирует сроки.

CRM должна видеть клиента целиком
Отдельные данные о продажах, обучении, коммуникациях и поддержке не давали руководителям полной картины. Поэтому интегрировали CRM с образовательной платформой и внешними сервисами, чтобы действия клиента становились частью единого сценария.

Скриншоты