TEAMLY — российская альтернатива Notion и Confluence

Главное о кейсе

Платформа TEAMLY стала полноценным российским аналогом Notion, который не уступает ему по возможностям.

• 20 000+ пользователей мигрировало в TEAMLY из Notion — это как личные аккаунты для индивидуального использования, так и компании уровня Enterprise с тысячами сотрудников в штате.

• 90% миграций прошли успешно — пользователи сохранили все нужные связи, базы данных и даже эмодзи. Оставшиеся 10% столкнулись с ограничениями API Notion — некоторые данные из аккаунтов забрать было просто невозможно.

• Платформа выдержала огромный наплыв пользователей и продолжает работать всё также надежно, как и раньше, несмотря на то, что вместо сотен аккаунтов стало десятки тысяч.

• Мы продолжаем помогать переносить данные из Notion тем пользователям, у кого не заблокирован аккаунт, настроен доступ через VPN либо заранее был выгружен архив данных.

______________________________________________________

The TEAMLY platform has become a full-fledged Russian equivalent of Notion, which is not inferior to it in terms of capabilities.

• 20,000+ users migrated to TEAMLY from Notion — these are both personal accounts for individual use, and Enterprise-level companies with thousands of employees on staff.

• 90% of migrations were successful — users saved all the necessary links, databases, and even emojis. The remaining 10% faced limitations of the Notion API — it was simply impossible to collect some data from accounts.

• The platform has withstood a huge influx of users and continues to work as reliably as before, despite the fact that tens of thousands of accounts have become instead of hundreds.

• We continue to help transfer data from Notion to those users who do not have their account blocked, have access via VPN, or have downloaded the data archive in advance.

Как проект изменил жизнь пользователей

26 августа 2024 года сервис для создания заметок и баз данных Notion объявил, что с 9 сентября закроет доступ к российским аккаунтам. Эта мера была связана с новыми санкциями США, принятыми в июне 2024 г. и вступающими в силу 12 сентября 2024 г.

В течение двух недель, до 8 сентября включительно, российским пользователям необходимо было выгрузить или мигрировать рабочие пространства, чтобы сохранить свои данные — как выяснилось позднее, с 9 сентября для многих пользователей из России аккаунты стали недоступны даже с VPN.

Эти 2 недели переходного периода стали для команды TEAMLY настоящим вызовом — необходимо было в сжатые сроки помочь тысячам пользователей безболезненно перенести свои данные из Notion и адаптировать их к функционалу новой платформы.

______________________________________________________

On August 26, 2024, Notion, a service for creating notes and databases, announced that it would close access to Russian accounts from September 9. This measure was related to the new US sanctions adopted in June 2024 and coming into force on September 12, 2024.

For two weeks, up to and including September 8, Russian users had to upload or migrate workspaces in order to save their data — as it turned out later, since September 9, accounts have become unavailable for many users from Russia, even with a VPN.

These 2 weeks of the transition period became a real challenge for the TEAMLY team — it was necessary to help thousands of users painlessly transfer their data from Notion and adapt it to the functionality of the new platform in a short time.

Бизнес-задача и ее решение

Какие возможности Notion полностью доступны и в TEAMLY:

1️⃣ ВИЗУАЛЬНЫЙ РЕДАКТОР И СОВМЕСТНАЯ РАБОТА

Так же, как и в Notion, в TEAMLY доступны все необходимые возможности оформления контента. Визредактор идентичен настолько, что статьи переносятся практически в изначальном виде.

В TEAMLY можно параллельно работать над своими обычными задачами и наполнять базу знаний. Функционал позволяет одновременно создавать материалы, контролировать результат и делиться знаниями с коллегами.

Основные функции:
- Совместное редактирование.
- Комментарии по тексту и чат внутри статьи.
- Упоминание (@) сотрудников в статье, постановка задач и дедлайнов.
- Модуль согласования статей.
- Журнал версий и история изменений.

2️⃣ БАЗЫ ДАННЫХ NOTION = УМНЫЕ ТАБЛИЦЫ TEAMLY.

В TEAMLY доступны все те же представления данных: Таблица с фильтрами и сортировкой, Канбан-доски для управления задачами, Гант для планирования сроков и Календарь для отслеживания событий.

Умные таблицы помогают выстраивать процессы и управлять проектами, документами и задачами. Это гибкий инструмент, который позволяет систематизировать данные и работать с ними в разных отображениях.

Данные можно отфильтровать, перейти в карточку с подробным описанием задачи. При этом таблицу с отфильтрованными данными вы можете вставить в статью. Из табличного типа отображения можно переключиться на канбан. В нём удобно отслеживать этапы процесса и статусы по задаче.

3️⃣ ИНТЕГРАЦИИ И API

TEAMLY также поддерживает настройку внешнего API через WebHook и создание приватных интеграций. Платформа интегрируется с мессенджерами и корпоративными системами: Keycloak, OpenLDAP, Битрикс24, 1С:ЗУП, SharePoint и другими. C виджетом iframe можно встраивать в статью Google р, материалы из Figma, Miro и т. д. – и работать с ними в TEAMLY.

4️⃣ NOTION AI = AI-АССИСТЕНТ В TEAMLY.

Оба инструмента помогают составить списки задач, написать краткое содержание вашего текста, собрать пост в соцсети и найти нужную информацию. Также доступен Умный поиск, с помощью которого GPT подготовит ответ с опорой не только на интернет-источники, но и на опубликованные в вашей Базе знаний материалы.

5️⃣ ПРОДУМАННЫЙ НАБОР ШАБЛОНОВ.

Как в шаблонах Notion, в библиотеке шаблонов TEAMLY доступны разнообразные готовые документы, статьи, умные таблицы для разных задач и целые пространства для команд и проектов.

Какие ещё возможности TEAMLY оценили пользователи:

6️⃣ ПОИСК

Пользователю будет удобно найти информацию в базе знаний: в отличие от Notion, TEAMLY поддерживает морфологию русского языка.

Основные функции:
- Точный поиск по статьям и файлам
- Подсказки в поисковой выдаче
- Исправление опечаток в запросе
- Поиск внутри статьи по словам (аналогично Сtrl+F)
- История поисковых запросов

7️⃣ АНАЛИТИКА

Модуль аналитики позволяет выявить инсайты и тренды во взаимодействии пользователей с платформой.

Основные функции:
- Аналитика по пространствам и статьям: просмотры, обновления, лайки и комментарии
- Статистика по пользователям: кто сколько статей прочитал, создал, отредактировал, прокомментировал
- Динамика изменений по пространствам, статьям и участникам
- Список популярных статей (по просмотрам и лайкам)
- Список наиболее активных участников
- Аналитика по поисковым запросам и файлам

8️⃣ МИКРООБУЧЕНИЕ
На платформе можно создавать полноценные курсы, тесты и опросы, основанные на опыте и знаниях более опытных коллег, чтобы обеспечить эффективное обучение и оценку знаний сотрудников.

Основные функции:
- Функционал курсов для обучения, развития и адаптации сотрудников.
- Создание тестов и опросов для эффективной оценки знаний сотрудников.

9️⃣ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ IOS И ANDROID

Работать на платформе можно как с десктоп-версии, так и с мобильных устройств. Это обеспечивает удобство пользователей и более оперативный доступ к информации.

Основные функции:
- Работа со статьями и файлами.
- Управление учетной записью.
- Уведомления и поиск.

______________________________________________________


What features of Notion are fully available in TEAMLY:

1️⃣ VISUAL EDITOR AND COLLABORATION

Just like in Notion, all the necessary content design features are available in TEAMLY. The visual editor is so identical that the articles are transferred almost in their original form.

In TEAMLY, you can work on your usual tasks in parallel and fill in the knowledge base. The functionality allows you to simultaneously create materials, control the result and share knowledge with colleagues.

Main functions:
- Joint editing.
- Comments on the text and chat inside the article.
- Mentioning (@) employees in the article, setting tasks and deadlines.
- The article approval module.
- Version history and revision history.

2️⃣ NOTION DATABASES = SMART TEAMLY TABLES.

All the same data views are available in TEAMLY: A table with filters and sorting, Kanban boards for task management, a Gantt for scheduling deadlines and a Calendar for tracking events.

Smart tables help you build processes and manage projects, documents, and tasks. It is a flexible tool that allows you to organize data and work with it in different displays.

You can filter the data and go to the card with a detailed description of the task. At the same time, you can insert a table with filtered data into the article. You can switch from the tabular display type to kanban. It is convenient to track the stages of the process and the statuses of the task.

3️⃣ INTEGRATION AND API

TEAMLY also supports configuring an external API via WebHook and creating private integrations. The platform integrates with messengers and corporate systems: Keycloak, OpenLDAP, Bitrix24, 1C:ZUP, SharePoint and others. With the iframe widget, you can embed Google articles, materials from Figma, Miro into an article and work with them in TEAMLY.

4️⃣ NOTION AI = AI ASSISTANT IN TEAMLY.

Both tools help you create task lists, write a summary of your text, collect a post on a social network and find the information you need. A smart search is also available, with the help of which GPT will prepare an answer based not only on Internet sources, but also on materials published in your Knowledge Base.

5. A THOUGHTFUL SET OF TEMPLATES.

As in the Notion templates, the TEAMLY template library offers a variety of ready-made documents, articles, smart tables for different tasks and entire spaces for teams and projects.

What other features of TEAMLY were appreciated by users:

6️⃣ SEARCH

It will be convenient for the user to find information in the knowledge base: unlike Notion, TEAMLY supports the morphology of the Russian language.

Main functions:
- Accurate search of articles and files
- Hints in the search results
- Correction of typos in the request
- Search inside the article by words (similar to Ctrl+F)
- Search query history

7️⃣ ANALYTICS

The analytics module allows you to identify insights and trends in user interaction with the platform.

Main functions:
- Analytics on spaces and articles: views, updates, likes and comments
- User statistics: who has read, created, edited, commented on how many articles
- Dynamics of changes by spaces, articles and participants
- List of popular articles (by views and likes)
- List of the most active participants
- Analytics on search queries and files

8️⃣ MICRO - EDUCATION
On the platform, you can create full-fledged courses, tests and surveys based on the experience and knowledge of more experienced colleagues to ensure effective training and assessment of employee knowledge.

Main functions:
- Functional courses for training, development and adaptation of employees.
- Creation of tests and surveys for effective assessment of employee knowledge.

9️⃣ MOBILE APP FOR IOS AND ANDROID

You can work on the platform both from the desktop version and from mobile devices. This provides user convenience and faster access to information.

Main functions:
- Work with articles and files.
- Account management.
- Notifications and search.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Как команда TEAMLY помогла пользователям безболезненно мигрировать из Notion:

• Ежедневно проводили
демо и вебинары. В прямом эфире показывали, как работает мигратор, и каждый час отвечали на вопросы пользователей в онлайн-режиме.

• Запустили новый тариф
для личного использования. Создали новый тариф «Личный» для тех, кто использовал Notion в одиночку.

• В сжатые сроки разработали мигратор
из архива Markdown&CSV. Предоставили возможность мигрировать из Notion не только по API, но и через выгруженный архив.

• Оптимизировали работу поддержки. Временно перевели на поддержку сотрудников других отделов и следили за ситуацией 24/7.

• Помогали пользователям в соцсетях. Подробно разъясняли, как настроить интеграцию с Notion, поддерживали и помогали справиться со стрессом во время переходного периода.

• Подготовили Roadmap
продукта. Добавили в план развития TEAMLY возможности Notion — формулы, ролл-апы, массовые действия и др.

______________________________________________________


How the TEAMLY team helped users migrate painlessly from Notion:

• Demos and webinars were held daily. They showed live how the migrator works, and answered users' questions online every hour.

• Launched a new tariff for personal use. We have created a new "Personal" tariff for those who used Notion alone.

• In a short time, we developed a migrator from the Markdown&CSV archive. They provided the opportunity to migrate from Notion not only via the API, but also through the uploaded archive.

• Optimized the work of support. We temporarily transferred employees from other departments to support and monitored the situation 24/7.

• Helped users on social networks. They explained in detail how to set up integration with Notion, supported and helped to cope with stress during the transition period.

• Prepared a Roadmap of the product. We have added Concept capabilities to the TEAMLY development plan — formulas, roll-ups, mass actions.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

При выборе альтернативной платформы для перехода с Notion пользователи отмечали следующие основные критерии:

• Функционал должен быть похож на Notion;
• Российская разработка;
• Возможность миграции данных;
• Гибкая ценовая политика.

Платформа TEAMLY стала одним из немногих российских решений, которое отвечало всем перечисленным требованиям по замене Notion:

1. TEAMLY — единая платформа для совместной работы и управления знаниями. Сервис помогает организовать работу компании, управлять проектами и задачами, обмениваться знаниями и опытом, внедрять обучение и тестирование.

2. Само создание платформы TEAMLY было сосредоточено на решении ключевой бизнес-задачи — обеспечении импортозамещения западных сервисов систем управления знаниями. Уход Confluence, Notion и аналогичных зарубежных платформ стал стимулом для создания надежного отечественного решения.

3. TEAMLY предоставляет функционал, соответствующий мировым стандартам, и обеспечивает при этом высокую степень надежности и эффективности. Этот шаг не только способствует поддержке отечественной индустрии разработки программного обеспечения, но и открывает новые перспективы для российских компаний в сфере цифровых технологий.

4. TEAMLY — отечественная платформа, которая полностью принадлежит российской компании ООО «Кьюсофт» и не зависит от иностранных лицензий. Платформа входит в Единый реестр российcкого ПО (реестровая запись №14314).

5. В TEAMLY доступна автоматическая миграция через API-ключ — с помощью простой инструкции пользователи могут перенести данные из Notion самостоятельно в пару кликов.

6. TEAMLY предлагает несколько тарифов, среди которых каждый найдёт подходящий вариант: от Бесплатного для небольших команд до Enterprise для крупных компаний.

______________________________________________________


When choosing an alternative platform to switch from Notion, users noted the following main criteria:

• The functionality should be similar to Notion;
• Russian development;
• Data migration capability;
• Flexible pricing policy.

The TEAMLY platform became one of the few solutions that met all the listed requirements.

1. TEAMLY is a unified platform for collaboration and knowledge management. The service helps to organize the company's work, manage projects and tasks, share knowledge and experience, implement training and testing.

2. The creation of the TEAMLY platform itself was focused on solving a key business task - ensuring import substitution of Western knowledge management system services. The departure of Confluence, Notion and similar foreign platforms has become an incentive to create a reliable domestic solution.

3. TEAMLY provides functionality that meets international standards, while ensuring a high degree of reliability and efficiency. This step not only contributes to the support of the domestic software development industry, but also opens up new prospects for Russian companies in the field of digital technologies.

4. TEAMLY is a domestic platform that is fully owned by the Russian company Kyusoft LLC and does not depend on foreign licenses. The platform is included in the Unified Register of Russian Software (registry entry No. 14314).

5. Automatic migration via an API key is available in TEAMLY - with a simple instruction, users can transfer data from Notion themselves in a couple of clicks.

6. TEAMLY offers several tariffs, among which everyone will find a suitable option: from Free for small teams to Enterprise for large companies.

Прочая информация о кейсе

Отраслевые награды TEAMLY:

• Лучшая российская KMS-платформа в рейтинге систем управления знаниями 2023 г. от RUWARD.

• В 2023 году сооснователь TEAMLY Виталий Чесноков стал лауреатом профессиональной премии «Преображение» в области управления знаниями за системную цифровизацию процессов менеджмента знаний в корпоративном бизнесе.

• Кейс разработки TEAMLY стал Кейсом Года в номинации «Разработка сайтов» на RUWARD AWARD 2024.

• Финалист в номинации «Импортозамещение» на Национальной премии «Приоритет-2023».

В настоящее время TEAMLY успешно используют уже более 1000 компаний — среди них SPLAT Global, ВкусВилл, Сколково, Автобан, ATI.SU, РосСельхозБанк, HRlink, Аналитический Центр РФ, Робокасса, ОАК, ГрандМоторс и др.

Скриншоты