Skill Matrix: секрет роста IT-компании без хаоса в компетенциях

Главное о кейсе

Мы запустили проект по оптимизации подбора и развития специалистов IT-компаний в условиях высококонкурентного рынка. Главной задачей является быстрый и точный выбор кадров для различных категорий проектов, а также стратегическое планирование компетенций инженеров.

Для оценки уровня квалификации и построения программ развития разработаны "матрицы компетенций", охватывающие пять категорий навыков: hard skills, soft skills, уровень влияния, знание английского и профессиональные навыки. Это позволяет быстро определить уровень каждого специалиста.

Система управления компетенциями Skill Matrix автоматизирует процессы оценки и грейдирования. Она хранит актуальные сведения о навыках сотрудников, упрощает запросы на изменения и отслеживает динамику развития. Делает сравнение навыков с эталонным грейдом помогает определить направления для профессионального роста.

Кроме того, пользователи могут находить коллег по уровню навыка. Мы внедрили систему в процессы компании, обучив команду работать с запросами, что делает обновление навыков обязательным этапом подготовки к годовым встречам и грейдированию.

Как проект изменил жизнь пользователей

Проект Skill Matrix позволил оптимизировать процессы и значительно улучшить эффективность взаимодействия между сотрудниками и руководителями.

Skill Matrix открывает каждому доступ к актуальной информации о необходимых компетенциях для своей роли. Это удобный инструмент, дающий понимание о навыках, которые необходимо развивать, чтобы расти в карьере. Теперь сотрудники могут легко просматривать и обновлять свои навыки, а руководители направлений могут вносить изменения в матрицы, что делает систему живой и адаптивной.

Система упрощает оценку компетенций. Это не только экономит время, но и делает процесс прозрачным и справедливым.

Автоматизация рутинных задач позволила менеджерам сосредоточиться на стратегических аспектах, таких как развитие компетенций и создание индивидуальных планов для сотрудников. Это способствует повышению общей эффективности команды.

Skill Matrix упростила существующий процесс и создала основу для динамичного роста и развития. Проект стал стратегическим решением для формирования успешной и мотивированной команды, готовой к новым вызовам.

Бизнес-задача и ее решение

Создание системы Skill Matrix позволило эффективно решить задачи на нескольких уровнях:
1. Учитывая потребности клиентов и рыночные тренды, мы можем заранее планировать до- или переобучение специалистов, что привело к 15% увеличению вывода необходимых кадров на проекты без потери прибыли.

2. Мы сократили количество технических интервью на 60%, что значительно снизило вовлеченность высококвалифицированных специалистов в процесс подбора.

3. Расходы на администрирование процессов уменьшились на 80%.

4. Система готова к масштабированию: она может поддерживать как 100, так и 1000, и даже 10 000 инженеров.

5. Индекс лояльности сотрудников (ENPS) увеличился на 20%, так как процесс карьерного роста стал более прозрачным, а рутинные задачи сократились.

6. Skill Matrix стандартизировала работу с компетенциями, обеспечивая доступ к актуальной информации о каждом навыке, его уровне и последней валидации в режиме реального времени.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

В основе Skill Matrix лежит методология грейдирования, которая уже применялась в Sibedge на тот момент. Она состоит подробно описанных матриц компетенций для каждой роли, правил оценки, условий присуждения грейда и эталонных значений.
Аналитики преобразовали бизнес требования в технические, и команда приступила к разработке. Для работы над Skill Matrix была выбрана собственная наработка — фреймворк PLV8 для реализации сложной логики прямо в PostgreSQL. Это ускорило обработку данных и упростило разработку. Также это в будущем это поможет в короткие сроки кастомизировать решение под нужды заказчиков.
UI/UX-специалисты проработали концепцию минималистичного дизайна системы. Она интуитивно понятна, что позволяет быстро и легко подать запрос на изменение навыка или принять его.
Также дизайн разрабатывался с учётом будущих дополнений, новых модулей и интеграций со сторонними системами.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Как мы автоматизировали оценку компетенций и избавились от Excel

На рынке HR-tech продуктов множество решений от разных компаний. На каждое действие специалиста: найм, онбординг, обучение, мероприятие — есть десятки решений от разных компаний. И мы в Sibedge тоже создали свою систему для работы с компетенциями Skill Matrix. Для чего мы это делали?

Компания Sibedge давно на рынке и до внедрения матрицы компетенций существовали отлаженные процессы оценки сотрудников: каждый технологический стек имел свою матрицу, и инженеры ежегодно проходили технические интервью. Однако с ростом компании стало очевидно, что старая система не справляется с растущими потребностями.

На старте менеджер по оценке планировал годовые встречи на месяц, чтобы дата встречи была близка ко дню трудоустройства. Оценивались soft skills методом 360, а hard skills определялись на внутреннем техническом интервью. Эти процессы требовали значительных усилий: приходилось вручную рассылать опросы, обрабатывать данные, организовывать технические интервью, хранить матрицы и всю информацию в Excel-файлах. Вроде бы всё работало, но при увеличении числа сотрудников стало ясно, что текущая модель не справляется с задачами. Менеджер и администратор могли проводить лишь 15-20 оценок в месяц, и это отнимало у них почти всё рабочее время.

Сложности с актуальностью матриц компетенций. Таблицы с навыками часто менялись, а иногда эксперты приходили на интервью с устаревшими данными. Это не только замедляло процесс оценки, но и снижало его качество.
Подбор экспертов для интервью был громоздким: каждый раз администратор искал подходящего специалиста и контролировал выполнение всех шагов. Этот процесс занимал много времени и отвлекал от стратегических задач.

Мы осознали, что без централизованного хранилища данных не можем эффективно анализировать, какие навыки развиваются, а какие требуют внимания. Данные были разбросаны по разным формам и таблицам, что делало анализ долгим и неэффективным.

В ответ на эти вызовы мы начали оптимизировать существующие процессы. Первая мера заключалась в том, чтобы сделать оценку 360 по запросу, а не обязательной. Вместо этого мы внедрили классическое перфоманс-ревью, где опрос о soft skills стал лишь одним из компонентов. Это позволило разгрузить процесс и сделать его более гибким.

Однако мы понимали, что дальнейшая автоматизация необходима. В результате мы разработали кастомный портал оценки на базе Microsoft, который автоматически рассылал анкеты и собирал данные в удобном для анализа формате. Это существенно сократило ручной труд: администраторы освободились от 70% рутинных задач, что позволило сосредоточиться на стратегических целях.

Тем не менее, этого оказалось недостаточно. Оптимизировав процесс оценки soft skills, мы столкнулись с проблемами в области hard skills. Нам нужна была система, которая бы хранила матрицы компетенций, упрощала процесс изменения уровня навыков и подбора экспертов.

Создание системы управления компетенциями Skill Matrix
Все эти вызовы подтолкнули нас к разработке внутренней системы для оценки компетенций — Skill Matrix. Она стала ключевым инструментом в наших процессах.

Первое, что мы реализовали в Skill Matrix - хранение актуальных матриц компетенций всех направлений и их обновление. Теперь любой сотрудник может посмотреть набор компетенций, которые важны в компании. А руководитель направления может добавлять навыки, группировать и изменять их описания. Менеджеру по оценке больше не нужно рассылать Excel-файлы с актуальными матрицами.

Далее мы продумали личный кабинет сотрудника. В нём отражен грейд, уровень hard, soft, engeneering professional skills и уровень влияния в компании каждого сотрудника.

Чтобы система работала с минимальным участием менеджеров по оценке, мы добавили возможность асинхронного запроса на повышение уровня навыка. Теперь сотрудник в любой момент может подать запрос, который уйдёт напрямую тимлиду или руководителю направления. Он видит сотрудника в работе и может без технического интервью оценить обладает ли человек нужным навыкам и владеет ли технологией.

Для функции оценки это огромный шаг - больше не нужно искать экспертов, назначать встречи, просить заполнить обратную связь - благодаря распределению ролей внутри системы все происходит само. Skill Matrix как информационная система выполняет свою прямую роль - соединяет людей: сотрудника, кому нужна оценка и эксперта.

Этот набор функций позволил Skill Matrix автоматизировать рутинные задачи менеджеров и администраторов, сократить количество технических интервью, обеспечить актуальность данных и упростить коммуникацию между сотрудниками и экспертами. Теперь процесс оценки выглядит так:

Теперь менеджеры по оценке могут сосредоточиться на более стратегических задачах: грейдирование, развитие компетенций и разработка индивидуальных планов развития.

Skill Matrix не только упростила существующие процессы, но и подготовила компанию к дальнейшему росту. Мы получили масштабируемую и эффективную систему управления компетенциями, которая поддерживает не только текущие нужды, но и готова к новым вызовам.

В итоге, автоматизация оценки компетенций стала для нас не только необходимостью, но и стратегическим шагом, который помогает развивать команду, повышать её эффективность и достигать новых высот. Мы уверены, что с помощью Skill Matrix сможем обеспечить высокие стандарты качества оценки компетенций и поддерживать динамичное развитие нашей компании в будущем.

Грейдирование в компании — это долгий путь, на котором мы встречали много сопротивления: от инженеров, менеджеров, hr-специалистов и руководства. Многие понимали зачем это нужно, но не хотели активно вовлекаться в разработку матриц, описание уровней и проведение технических интервью. Драйвером процесса и единственным источником информации были специалисты по оценке. Так было до прошлого года.

Внедрение инструмента Skill Matrix позволило сделать процесс оценки наглядным и понятным для всех сотрудников. Теперь вместо сопротивления мы получаем предложения по новым функциональностям и доработкам текущих. Например, инженеры предложили добавить историю изменения навыка, связать компетенции с используемыми технологиями. Производственный менеджмент хотел получать больше информации о сотрудниках и предложили добавить корпоративного AI-ассистента для поиска по компетенциям. По запросу HR-специалистов появился модуль “Эталонные грейды”. Он собирает в удобном виде статистику по навыкам, показывает текущий грейд, подсвечивает точки роста, которые нужно прокачать для перехода на следующий уровень.
Так система Skill Matrix, которая создавалась для оценки, стала инструментом всей компании и проникла во многие процессы.

Скриншоты