Разработка информационной системы для вуза: автоматизация приемных кампаний СФУ

Главное о кейсе

АИС «Абитуриент» — IT-решение, которое мы разрабатываем и развиваем с 2022 года, добавляем новый функционал и адаптируем к меняющимся требованиям государства. Благодаря этому приемные кампании вуза в 2022–2025 годах прошли комфортно для сотрудников и абитуриентов. Ежегодно более 20 000 молодых людей со всей страны подают документы для поступления в СФУ, и наше решение позволяет сделать это легко и быстро. В 2025 году через него было принято 20201 заявлений от абитуриентов: в эту кампанию мы добавили в сервис функционал для поступающих в магистратуру.

Разработанное IT-решение включает в себя:
- личный кабинет оператора;
- личный кабинет абитуриента, также доступный в мобильном приложении;
- сервисы для записи на экзамены;
- средства для формирования списков зачисленных студентов;
- инструменты для создания и автозаполнения необходимых документов, возможность заверить согласие или договор электронной подписью;
- удобные дашборды и отчеты.

Как проект изменил жизнь пользователей

Основной этап создания многофункциональной системы для автоматизации приемной кампании пришёлся на 2022–2023 годы. С помощью React Native создали приложение: оно упростило подачу документов и просмотр полезной информации для поступающих. Благодаря нашему сервису число заявлений от абитуриентов увеличивается каждый год, и операторы приемной комиссии успешно справляются с обработкой. Вуз успешно завершил уже 4 кампании.

АИС «Абитуриент» упростила работу сотрудников, позволила принимать и обрабатывать заявления намного быстрее. Если раньше во время приемной кампании операторы буквально жили в университете, то теперь удается избегать переработок. Также благодаря системе стало легче управлять рабочими процессами за счет назначения прав в личном кабинете сотрудника.

Студентам АИС «Абитуриент» дала возможность подписывать любые документы без визита в вуз: мы добавили в сервис простую электронную подпись. Также мы продумали заполнение заявления таким образом, чтобы минимизировать риск ошибок. В 2024 году мы также добавили возможность для операторов отправлять абитуриентам письма на электронную почту с помощью личного кабинета.

Система получает хорошие отзывы от поступающих и работников СФУ, поддержала современный имидж вуза. Среди достоинств сервиса пользователи выделили интуитивно понятный интерфейс и приятный минималистичный дизайн.

Бизнес-задача и ее решение

Сотрудники приемной комиссии СФУ каждый год сталкивались с огромным количеством задач, из-за которых им приходилось перерабатывать. Существовавшее до 2022 IT-решение не только не упрощало процесс, но и накопило в себе много ошибок за годы использования и внесения правок. Университету нужна была новая система, которая сможет автоматизировать подачу и прием документов, сделает этот процесс проще и быстрее. Обязательными требованиями были двухсторонний обмен данными с ЕПГУ, получение информации из ФИС ГИА, использование простых электронных подписей. Сервис должен был поддержать имидж СФУ, как ведущего вуза Восточной Сибири, укрепить его собственный бренд.

Реализовали:
1. Личный кабинет для абитуриентов с богатым набором функций. Поступающий, авторизуясь на компьютере или в кроссплатформенном мобильном приложении, может:
- просмотреть информацию о вузе;
- выбрать направления, на которые можно поступить, с помощью калькулятора ЕГЭ;
- увидеть списки поступающих, конкурсные списки и свою позицию в них;
- задать вопросы оператору в чате;
- заверить согласие, заявление, договор с помощью простой электронно-цифровой подписи, подтверждение происходит с помощью смс-сообщения.
2. Личный кабинет оператора приемной комиссии, который в зависимости от уровня доступа позволяет:
- принимать заявления от абитуриентов, которые пришли в вуз очно;
- редактировать и модерировать заявления, поданные онлайн, офлайн, а также с помощью суперсервиса ЕПГУ;
составлять экзаменационные списки, учитывать преимущества поступающих для формирования конкурсных списков;
- редактировать информацию в контентной части мобильного приложения;
- отправлять сообщения в абитуриентам на почту и в личный кабинет, настраивать отложенную отправку и рассылки;
- создавать любые группы пользователей через интерфейс и распределять их права в зависимости от процессов.
3. Двустороннюю интеграцию с ФИС ГИА и суперсервисом «Поступление в вуз онлайн» от ЕПГУ: все заявления, поданные через АИС «Абитуриент» регистрируются в этих системах, и наоборот.
4. Удобную систему отчетов:
- целевые показатели приема для вуза и его филиалов разделены, в итоговых строках можно увидеть число мест в каждом из них;
- дашборд в личном кабинете оператора отражает общее количество мест в вузе, поданные заявления, число абитуриентов и зачисленных студентов, конкурсные показатели, средние баллы по ЕГЭ для разных направлений;
отчеты генерируются за секунды, на экране видно время, можно скачать последний отчет, а не создавать новый, чтобы не увеличивать нагрузку на систему;
- оператор может группировать отчеты по типам, создавать отчеты за предыдущие периоды.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

При разработке IT-решения мы использовали элементы чистой архитектуры. Чтобы сервис был готов к высоким нагрузкам, развернули его на серверах вуза с помощью Kubernetes. У государственных приемных сервисов регулярно меняются условия интеграции, поэтому в периоды приемных кампаний мы работали, чтобы оперативно адаптировать сервис к ним. Но использование собственного фреймворка Steroids, в котором собраны удачные решения за все годы нашей работы, позволило ускорить разработку.

В 2024 году мы также изменили логику регистрации, авторизации и восстановления доступа к личному кабинету. До этого у пользователей иногда возникали сложности:

- человек мог случайно получить доступ к чужому личному кабинету при смене номера телефона — например, если его новый номер ранее принадлежал другому абитуриенту;
- некоторые поступающие работают в качестве операторов в СФУ во время приемной кампании, и у них есть и личный кабинет абитуриента, и личный кабинет сотрудника — иногда возникала путаница.

Чтобы исключить такие ситуации, мы сделали более сложную логику доступа к личным кабинетам. Теперь, чтобы войти в личный кабинет, абитуриенты используют номер телефона, а у операторов есть специально созданные для них логины. Поэтому человек, совмещающий две роли, без проблем входит в две разных учетных записи.

Значительная часть поступающих подает документы с помощью Госуслуг. Когда заявление такого абитуриента приходит в СФУ, в сервисе создается учетная запись. Чтобы войти в нее, человек должен ввести свой номер телефона, серию и номер паспорта и СНИЛС. Если все эти данные совпадают с имеющимися в базе, абитуриент получает код подтверждения sms-сообщением, вводит его, задает пароль и попадает в личный кабинет. Также разработали логику для восстановления доступа к личному кабинету, разную для граждан РФ и иностранцев: это нужно из-за разницы в данных, которые используются для регистрации.

Этапы внедрения:
Лето 2022 — запуск системы, обучение специалистов, техническое и консультационное сопровождение.
2022–2023 — доработка, внедрение нового функционала.
Лето 2023 — новая приемная кампания, техническое и консультационное сопровождение, оперативная адаптация сервиса к меняющимся условиям, настройка интеграций с государственными системами.
2023–2024 — доработка, внедрение новой логики регистрации и восстановления доступа.
Лето 2024 — новая приемная кампания, техническое и консультационное сопровождение, оперативная адаптация сервиса к меняющимся условиям, настройка интеграций с государственными системами.
2024–2025 — доработка, внедрение нового функционала для приема заявлений от поступающих не только в бакалавриат и специалитет, но и в магистратуру.
Лето 2025 — новая приемная кампания, техническое и консультационное сопровождение, оперативная адаптация сервиса к меняющимся условиям.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Во время работы над сервисом мы проводили встречи с заказчиком, на которых обсуждали функционал сервиса, строили планы по добавлению новых фич. Вместе решали, какой функционал нужно оставить, какой доработать или добавить, а какой уже не актуален. Рисовали схемы в Miro, составляли таблицы, чтобы систематизировать информацию. Итогом было понимание, каким должен быть готовый продукт. Также мы четко устанавливали сроки запуска.

Такое взаимодействие помогает нам успешно вводить новый функционал и оптимизировать работу сотрудников вуза.

Скриншоты