TEAMLY — эволюция управления знаниями и рост эффективности команды с AI

Главное о кейсе

TEAMLY — российская платформа для управления знаниями, совместной работы и обучения сотрудников. Весной 2025 года в ней появился ассистент TEAMLY AI, встроенный во все модули платформы: базу знаний, поиск, редактор, задачи и обучение. Он превращает документы, регламенты и статьи компании в готовые точные ответы, тексты и учебные курсы.

Такая связка платформы TEAMLY и AI-ассистента не только полностью меняет подход компаний к управлению корпоративными знаниями и обучением, но и дает компании измеримый операционный эффект. Сотрудники быстрее находят ответы на рабочие вопросы, быстрее адаптируются в новых процессах и раньше выходят на целевую эффективность. Причина простая: у них под рукой всегда есть корпоративный AI-ассистент, который опирается на опыт и документы компании. В результате команда растёт по квалификации, а бизнес — по скорости принятия решений и результатам.

TEAMLY AI стал ответом на главный вызов бизнеса — риск утечки данных компании при использовании сотрудниками открытых и зарубежных AI-сервисов. TEAMLY AI обучается на внутренних документах, может работать в изолированной инфраструктуре и соответствует требованиям 152-ФЗ и корпоративной ИБ. Это позволяет российским компаниям использовать возможности AI без угрозы утечек и без ограничения рабочих процессов.



Результаты:
- Время поиска информации сократилось с 15–20 до 1–2 минут ( -87 %)
- До 60 % запросов обрабатываются без участия человека
- Онбординг сотрудников в компанию ускорен на 40%
- Нагрузка на HR снижена в 2 раза

Как проект изменил жизнь пользователей

TEAMLY AI стал центром корпоративных знаний. Сотрудники больше не ищут документы вручную — они получают готовые точные ответы с пояснением и ссылкой на источник в чате и могут при необходимости тут же уточнить детали. Время поиска информации сократилось с 15–20 до 1–2 минут ( -87%). Нагрузка на экспертов снизилась: сотрудники находят нужные данные самостоятельно, без привлечения коллег.

- Создание контента ускорилось на 80%. AI помогает писать инструкции, протоколы, регламенты и учебные материалы прямо в TEAMLY. Контент стал единообразным по стилю и быстрее проходит согласование.

- Онбординг и обучение теперь автоматизированы. Руководители формируют курсы из существующих материалов или загруженных файлов с помощью AI, а AI-ассистент в свою очередь сам создает тесты на основе курсов. В результате адаптация новых сотрудников проходит на 40% быстрее, а время HR и руководителей на подготовку учебных материалов сократилось в 2 раза.

- Пользователи получили преимущества искусственного интеллекта без риска утечек. Все данные и модели остаются внутри инфраструктуры компании.


TEAMLY AI уже доказал эффективность — как во внутренних процессах команды QSOFT, так и у сотен корпоративных клиентов.



«TEAMLY AI превратил знания в живой ресурс. Теперь платформа не просто хранит информацию — она помогает ею пользоваться и учит людей работать эффективнее.» — Виталий Чесноков, генеральный директор QSOFT



- TEAMLY AI has become the center of corporate knowledge. Employees no longer search for documents manually; they receive ready-made, accurate answers with explanations and links to the source in the chat, and can immediately clarify details if necessary. The time it takes to find information has decreased from 15-20 minutes to 1-2 minutes (-87%). The workload on experts has decreased: employees find the necessary data on their own, without involving their colleagues.

- Content creation has been accelerated by 80%. AI helps you write instructions, protocols, regulations, and training materials directly in TEAMLY. The content is consistent in style and is approved more quickly.

- Onboarding and training are now automated. Managers create courses from existing materials or uploaded files using AI, and the AI assistant creates tests based on the courses. As a result, new employees adapt 40% faster, and HR and managers spend half as much time preparing training materials.

- Users have gained the benefits of artificial intelligence without the risk of data breaches. All data and models remain within the company's infrastructure.

TEAMLY AI has already proven its effectiveness in both QSOFT's internal processes and with hundreds of corporate clients.

"TEAMLY AI has transformed knowledge into a living resource. Now, the platform not only stores information but also helps users to use it more efficiently." — Vitaly Chesnokov, CEO of QSOFT

Бизнес-задача и ее решение

Задача — создать инструмент, который не просто хранит знания, а помогает сотрудникам использовать их каждый день — обучаться, создавать материалы, принимать решения, и при этом исключает утечки данных.

Решение — интеграция AI в каждый модуль TEAMLY.



В Базе знаний

AI работает поверх всей корпоративной документации и «собирает» информацию так, чтобы сотрудник сразу получал понятный и точный ответ. Он учитывает структуру материалов, сопоставляет связанные статьи и помогает обновлять контент там, где информация устарела. За счёт этого сотрудники быстрее ориентируются в базе знаний и реже тратят время на поиск или уточнение у коллег.

При осуществлении поиска

Поисковый механизм с AI распознаёт формулировки в свободной форме, понимает смысл запроса и подбирает материалы по релевантности, а не по совпадению слов. Вместо длинного списка ссылок сотрудник получает короткое содержание ответа и уже от него переходит к первоисточникам. В результате поиск становится заметно быстрее и позволяет находить документы даже при неточном описании запроса.

В Курсах и обучении

TEAMLY AI использует корпоративные материалы как основу для курсов: собирает из них учебные модули, предлагает структуру уроков, генерирует вопросы и тесты. Он следит за тем, чтобы обучение соответствовало текущим регламентам, и подсказывает, какие темы стоит обновить. Это ускоряет подготовку онбординга и делает обучение более стабильным и предсказуемым по качеству.

В Трекере задач

AI-ассистент преобразует обсуждения, заметки или фрагменты из протоколов в полноценные задачи с понятным описанием и критериями выполнения. Он помогает разобраться в контексте, находит связанные документы, анализирует предшествующий опыт и формирует логичную последовательность действий. Такой подход уменьшает разнобой в постановке задач и повышает скорость работы команды.

Интеграции и API

TEAMLY AI доступен через внешний виджет, который можно встроить в любой корпоративный сайт или портал. Он обращается к базе знаний компании и выдаёт ответы прямо на месте запроса, сохраняя при этом все правила доступа и работу в защищённом контуре. Такой формат позволяет использовать знания TEAMLY вне платформы и давать сотрудникам и клиентам быстрые, точные ответы без перехода в другие системы.

В мобильном приложении

В мобильной версии TEAMLY AI-ассистент даёт быстрый доступ к корпоративным знаниям и переносит логику поиска и ответов на экран смартфона. Он корректно обрабатывает запросы, подстраивает выдачу под формат устройства и позволяет сотрудникам решать рабочие вопросы даже вне офиса.



Таким образом, TEAMLY AI:

- Дает быстрые и точные ответы на основе знаний компании, учитывая права доступа сотрудника к информации. 

- Формирует и дополняет тексты, исправляет ошибки, предлагает структуру, формулирует итоги совещаний и составляет ТЗ.

- Дает подсказки сотрудникам к решению задач на основе опыта в предыдущих проектах и задачах.

- В обучении создает курсы на основе существующих или загруженных материалов, а также автоматически создает проверочные тесты на основе курсов.

- Доступен на любом сайте через внешний виджет и в мобильном приложении.



AI-ассистент обучается на внутренних знаниях, может работать в изолированной среде и соответствует требованиям 152-ФЗ и корпоративной ИБ.



The goal is to create a tool that not only stores knowledge, but helps employees use it every day — to learn, create materials, make decisions, and at the same time eliminate data leaks. The solution is to integrate AI into each TEAMLY module.

In the Knowledge Base

AI works on top of all corporate documentation and "collects" information so that the employee immediately receives a clear and accurate answer. It takes into account the structure of materials, compares related articles and helps to update content where information is outdated. This allows employees to navigate the knowledge base more quickly and reduces the time spent searching or asking colleagues for information.

When searching

The search engine with AI recognizes free-form phrases, understands the meaning of the query, and selects materials based on relevance rather than word matching. Instead of a long list of links, the user receives a concise response, which they can use to navigate to the original sources. As a result, the search process becomes significantly faster, allowing users to find documents even when their queries are not entirely accurate.

In Courses and Training

TEAMLY AI uses corporate materials as the basis for courses: It collects training modules from them, offers a lesson structure, generates questions and tests. It makes sure that the training meets the current regulations and suggests which topics should be updated. This speeds up the preparation of onboarding and makes the training more stable and predictable in terms of quality.

In the Task Tracker

The AI assistant converts discussions, notes, or fragments from protocols into full-fledged tasks with an understandable description and performance criteria. It helps to understand the context, finds related documents, analyzes prior experience, and forms a logical sequence of actions. This approach reduces the inconsistency in task formulation and increases the speed of team work.

Integrations and APIs

TEAMLY AI is available through an external widget that can be embedded into any corporate website or portal. It accesses the company's knowledge base and provides answers on-the-fly, while maintaining all access rules and secure workflow. This format allows you to leverage TEAMLY's knowledge outside the platform and provide employees and customers with quick, accurate responses without having to navigate to other systems.

In the mobile app

In the mobile version, the TEAMLY AI Assistant gives quick access to corporate knowledge and transfers the logic of search and answers to the smartphone screen. It correctly processes requests, adapts the output to the device format, and allows employees to solve work issues even outside the office.



Thus, TEAMLY AI:

- Provides quick and accurate answers based on the company's knowledge, taking into account the employee's access rights to information.

- Forms and completes texts, corrects errors, suggests a structure, summarizes meetings, and creates technical specifications.

- Provides employees with tips on how to solve tasks based on their experience in previous projects and assignments.

- In training, it creates courses based on existing or uploaded materials and automatically generates quizzes based on the courses.

- It is available on any website through an external widget and in a mobile app.



The AI assistant is trained on internal knowledge, can work in an isolated environment, and meets the requirements of Federal Law 152 and corporate information security.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Архитектура: Единая платформа, а не набор разрозненных модулей. Данные могут быть связаны между собой в удобном порядке.

AI-ассистент: Технология RAG (Retrieval-Augmented Generation). Ассистент ищет ответы в вашей базе знаний, учитывает права доступа, а также может работать внутри закрытого контура.

LLM-ядро: Облачные вроде ChatGPT или YandexGPT, или коробочные модели — DeepSeek, LLaMA, Qwen и др.

Техническая основа: Отечественное ПО, API и WebHooks для интеграции.

Безопасность и надежность: Возможно on-premise-развёртывание, ролевая модель доступа, защищённые API, соответствие 152-ФЗ.

Доступность: Десктоп, мобильные приложения (iOS/Android), два формата поставки, SaaS / On-Premise.

TEAMLY внесён в Единый реестр российского ПО Минцифры РФ.



Architecture: A single platform, not a set of disparate modules. Data can be linked together in a convenient manner.

AI Assistant: RAG (Retrieval-Augmented Generation) technology. The assistant searches for answers in your knowledge base, takes into account access rights, and can also work within a closed loop.

LLM Core: Cloud-based models like ChatGPT or YandexGPT, or boxed models like DeepSeek, LLaMA, Qwen, and others.

Technical basis: Domestic software, API and WebHooks for integration.

Security and reliability: On-premise deployment is possible, role-based access model, secure APIs, compliance with 152-FZ.

Availability: Desktop, mobile apps (iOS/Android), two delivery formats, SaaS / On-Premise.

TEAMLY is included in the Unified Register of Russian Software by the Ministry of Digital Development of the Russian Federation.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Инсайты:

1. Большинство компаний теряют знания, потому что их не успевают структурировать и обновлять.

2. Сотрудники тратят время на поиск информации, а HR — на ручное создание курсов и инструкций.

3. AI может стать связующим звеном между обучением, документами и повседневной работой.

Гипотеза: если встроить AI в платформу, где живут корпоративные знания, сотрудники будут обращаться к опыту компании так же просто, как к поисковику.

Реализация:

При создании TEAMLY AI главной задачей было добиться максимально точных и быстрых ответов на запросы сотрудников. Мы построили систему на архитектуре RAG (Retrieval-Augmented Generation) — когда языковая модель не «фантазирует», а формирует ответ, опираясь на реальные документы из базы знаний компании.

Каждый запрос пользователя сначала проходит через гибридный поиск, объединяющий полнотекстовый и семантический анализ. Семантический поиск распознаёт смыслы и синонимы, что позволяет находить не просто совпадения по словам, а действительно релевантные материалы. Затем найденные документы проходят проверку на модель прав доступа, чтобы исключить отображение закрытой информации. Только после этого данные передаются языковой модели, которая формирует готовый ответ.

AI также учитывает контекст переписки, анализируя предыдущие запросы и комментарии пользователя. Благодаря этому общение с системой становится непрерывным диалогом, где сохраняется логика и последовательность рассуждений.

Главным вызовом на этапе разработки стала точность выборки — от неё напрямую зависело качество ответа. Мы многократно улучшали алгоритмы семантического и полнотекстового поиска, чтобы добиться максимальной релевантности. В результате TEAMLY AI отвечает с точностью около 97% и формирует ответ в среднем за 2 секунды, обеспечивая пользователю быстрый и достоверный доступ ко всем корпоративным знаниям в одном окне.



Команда TEAMLY создала единую экосистему для управления знаниями и развитием сотрудников. В ней объединены три ключевых инструмента, которые усиливают друг друга: база знаний, обучение и AI-ассистент. База знаний стала центральным источником корпоративной информации — здесь хранятся, обновляются и систематизируются все материалы компании.
Модуль обучения формирует на её основе курсы и тесты, которые помогают сотрудникам быстро осваивать процессы и повышать квалификацию. AI-ассистент помогает сотрудникам учиться, находить нужную информацию и работать эффективнее.

Такое решение меняет корпоративную культуру: знания перестают быть архивом и превращаются в инструмент ежедневного роста. Система уже внедрена у клиентов TEAMLY и показала результаты — сотрудники быстрее находят нужную информацию, проходят адаптацию и работают продуктивнее.





Insights:

1. Most companies lose knowledge because they don't have time to structure and update it.

2. Employees spend time searching for information, and HR spends time manually creating courses and instructions.

3. AI can become a link between training, documents, and daily work.

Hypothesis: If AI is integrated into the platform where corporate knowledge is stored, employees can access the company's expertise as easily as they can access a search engine.

Implementation:

When creating TEAMLY AI, the main goal was to achieve the most accurate and fast responses to employees’ requests. We built the system on the RAG (Retrieval-Augmented Generation) architecture — when the language model does not “fantasize” but forms an answer based on real documents from the company’s knowledge base.

Each user request first goes through a hybrid search that combines full-text and semantic analysis. Semantic search recognizes meanings and synonyms, allowing it to find not just word matches, but truly relevant content. The found documents are then verified against an access rights model to ensure that sensitive information is not displayed. Only then are the data passed to a language model, which generates a ready-made response.

AI also takes into account the context of the conversation by analyzing previous requests and user comments. Thanks to this, communication with the system becomes a continuous dialogue, where the logic and sequence of reasoning are preserved.

The main challenge during the development phase was the accuracy of the sample, as the quality of the response depended directly on it. We have repeatedly improved the algorithms for semantic and full-text search to achieve maximum relevance. As a result, TEAMLY AI responds with an accuracy of approximately 97% and generates an answer in an average of 2 seconds.





The TEAMLY team has created a unified ecosystem for managing knowledge and employee development. It combines three key tools that enhance each other: a knowledge base, training, and an AI assistant. The knowledge base serves as the central source of corporate information, where all company materials are stored, updated, and organized.

The training module uses the knowledge base to create courses and tests that help employees quickly learn processes and improve their skills. The AI assistant assists employees in learning, finding relevant information, and working more efficiently.

This solution changes the corporate culture: knowledge ceases to be an archive and becomes a tool for daily growth. The system has already been implemented by TEAMLY's clients and has shown results: employees find the necessary information faster, adapt more easily, and work more productively.

Скриншоты