Крамп. B2B личный кабинет поставщика сельскохозяйственных товаров

Заказчик: Крамп

Исполнитель: Braind

kramp.ru

Крамп. B2B личный кабинет поставщика сельскохозяйственных товаров

Главное о кейсе

— Существенно снизилась нагрузка на менеджеров Kramp.
— Запросы бухгалтерских документов через менеджера практически прекратились.
— Клиенты компании получили возможность самостоятельно и быстро решать часто встречающиеся проблемы и задачи.
— Менеджеры работают в 1С, клиенты работают в личном кабинете. Все данные синхронизируются автоматически.
— Компания держит курс на автоматизацию внутренних процессов. Новый личный кабинет является частью этой стратегии.

-----

— The level of pressure on Kramp’s managers has been significantly reduced.
— Requests of accounting documents via managers have almost been eliminated.
— The company’s clients have been enabled to solve common routine tasks and problems independently.
— Managers work in 1С ERP, clients work in personal accounts. All data gets synchronized automatically.
— The company aims at automating internal processes. The new personal account is a part of this strategy.

Бизнес-задача и ее решение

Задача
Клиенты Kramp — B2B-сегмент — мелкие и крупные дилеры, агрохолдинги, а также небольшие фермерские хозяйства. Менеджеры Kramp вели все коммуникации с клиентами по заказам, оплатам и документам в почте. В результате менеджеры были загружены механической работой, а сроки ответов на обращения были довольно долгими. При этом сотрудники одного клиента могли обратиться к разным менеджерам, из-за чего могло возникать дублирование задач, расхождение требований, многократные изменения в заказах и документах.

Изменения по заказам велись в 1С и не отражались на сайте. Если нужно было внести изменения в заказ, приходилось пройти цепочку ответственных лиц, из-за чего сроки отгрузки затягивались, а необходимые запчасти могли быть поставлены с задержкой, что было серьезной проблемой во время сезона.

Нам было необходимо разработать интегрированный с 1С личный кабинет, который позволил бы клиентам самостоятельно решить все свои типовые задачи, не обращаясь к менеджеру. При этом интерфейсы должны быть простыми и понятными всем пользователям — и снабженцу, и бухгалтеру.

Решение
Мы проинтервьюировали сотрудников Kramp и систематизировали запросы клиентов компании, выделив типовые сценарии. Эта информация легла в основу User Stories и функциональных требований к личному кабинету.

Личный кабинет интегрирован с 1С. Работает обмен заказами, изменениями в заказах, данными о кредитном лимите и графике платежей, получение закрывающих документов и актов сверки, обмен данными о пользователях и компаниях.

Клиентам часто было необходимо уже после оформления заказа изменить его состав, способ оплаты или даты отгрузки. Вот несколько типовых сценариев, которые были полностью автоматизированы с помощью личного кабинета:
— Если у клиента уже запланированы отгрузки по нескольким заказам, их можно консолидировать для сокращения расходов на транспортировку.
— Если запчасти нужны срочно (трактор сломался в поле), можно изменить способ оплаты на кредитный лимит, внутренний счет или оплату картой и отправка со склада пройдет тот же день.
— Снабженцы часто оформляют заказ сразу при появлении потребности и не оплачивают его. Так происходит, чтобы забронировать на складах Крампа минимально необходимый им объем запчастей по существующим заявкам до тех пор, пока внутри компании согласовываются реальные потребности (уточнение заявок и инвентаризация), чтобы затем внести изменения в заказ. Теперь внести такие изменения можно самостоятельно не обращаясь к менеджеру.

Особое внимание мы уделили автоматизации работы с документами.
Клиенты периодически сталкивались с проблемами, требующими электронных копий документов. Например, когда бухгалтерии были необходимы данные из УПД, хотя заказ вместе с документами ещё находился в пути. Или когда заказ доставлялся несколькими машинами и принимался разными людьми — было сложно собрать полный комплект документов и ничего не потерять.
Мы учли эти сценарии, отгрузочные документы по заказам появляются в личном кабинете сразу же, как только они были оформлены в 1С.

Получение актов сверки также автоматизировано через личный кабинет, за счет чего можно избежать цепочки из менеджера и бухгалтера и сразу получить документ из 1С.

Оформление возврата через сайт также позволяет избежать долгих бухгалтерских процедур. Деньги от таких возвратов поступают на внутренний счет клиента на сайте, ими можно оплатить свой заказ и не ожидать перевода по реквизитам на счет компании. При этом сделать заявку очень просто — нужно выбрать возврат всего заказа или отдельных товаров, указать причину и дождаться одобрения. Актуальный статус заявки отображается личном кабинете, как и баланс внутреннего счета. Весь процесс происходит за счет полной интеграции с 1С.

Ряд клиентов Kramp имеют одобренный кредитный лимит, который дает им возможность заказывать товары без предварительной оплаты. Сумма лимита устанавливается в 1С и влияет не на отдельного пользователя, а на всю компанию в зависимости от объема продаж, среднего чека, частоты покупок, истории взаимоотношений. На сумму лимита предоставляется отсрочка платежа на 30 дней.
В личном кабинете клиент может увидеть актуальную информацию о состоянии своего кредитного лимита — размер задолженности, резерва, доступный остаток. В случае блокировки за неуплату выводится сообщение о том, какую сумму необходимо оплатить для восстановления возможности оплаты по кредитному лимиту. Все эти данные передаются из 1С. Также в личном кабинете можно увидеть график платежей по кредитному лимиту — заказы, дату оплаты и оставшийся срок.

Еще одна важная часть личного кабинета — это профиль компании и профиль пользователя. В B2B-сегменте важна актуальность данных о компании, так как на их основе проводится сегментация пользователей и назначение персональных скидок. Ранее эти данные заполнялись только при регистрации и актуализировались менеджером. Теперь же пользователи с определенным уровнем прав могут изменить данные самостоятельно. Кроме того, можно актуализировать данные о сотрудниках — удалить тех, кто был уволен, добавить новых, изменить существующих. Все изменения синхронизируются с 1С.

-----

Task
Kramp’s clients in terms of B2B-segment are constituted by small and large dealers, agriculture holdings and small farms. Kramp managers used to perform all the order-, payment- and documents-related communication with clients via email. As a result, the managers were snowed under the routine work, thus making the response time longer. On top of that, employees of one client could address different managers, which resulted in dubbing tasks, discrepancy in requirements, multiple amendments to orders and documents.

Order amendments used to be reflected in 1С local ERP system and could not be tracked on the website. If any changes had to be carried out, one would have to deal with a chain of people-in-charge, thus delaying shipping terms followed by late spare parts delivery and raising difficulties during the farming season.
We were to develop a 1C integrated personal account which would enable clients to solve their routine tasks independently without involving a manager. At the same time, interfaces had to be user-friendly and intuitive for any type of a specialist, be it a purchase manager or an accountant.

Solution
We interviewed Kramp’s team and systematized clients’ requests highlighting most common cases. That information provided the basis for User Stories and functional requirements for the personal account.

The personal account has been integrated with 1С ERP. We have also enabled exchange of orders, order changes, credit limit data and schedule of payments as well as reception of closing documents and reconciliation statements, user and company data exchange.

Clients would often have to change the content, payment or shipping method of their orders after checkout. Below are a number of most common cases which have been fully automated via the personal account:
— If a client has already planned shippings of several orders, they can be consolidated in order to reduce transportation expenses.
— If there is an urgent demand for spare parts (a tractor has got broken down right in the field), it’s possible to change the payment method for credit limit, internal account or card payment and the said spare parts will be shipped ex-warehouse the same day.
— Purchase managers often tend to place an order upon requirement without finalizing the payment. They happen to do so in order to reserve a minimum required amount of spare parts at Kramp’s warehouse according to existing orders up until the moment when the real necessity based on adjusted purchasing orders and inventory results is agreed and confirmed within the company so that it can make changes to the order. Now such changes can be applied without contacting a manager.

We have put more focus on automation of the paperwork.
Clients regularly faced the problems requiring electronic copies of documents. For example, when accounts required data from integrated delivery notes, even though the order with the documents was underway. Or when an order was delivered in several vehicles and accepted by different people — it was challenging to collect the full set of documents without missing anything.
We have taken these cases into consideration and now all shipping documents appear in the personal account once they have been processed in 1C ERP.

It is also possible now to receive reconciliation acts automatically via personal account, thus excluding a manager and an accountant from the communication chain and receiving a document from 1C ERP right away.

Creating returns at the website now enables clients to avoid exhausting accounting procedures. Money from return comes into the internal account of the client and can be used to pay their order without time-consuming transfer to the company's account. Besides, creating a return is very simple — you need to select a return of the whole order or separate items, specify the reason and wait for its confirmation. The current status of the return and internal account balance is reflected in the personal account. All the process is executed due to complete integration with 1С ERP.

A number of Kramp’s clients have an approved credit limit which allows them to order goods without any prepayment. The limit amount is set in 1С ERP and affects not a separate user, but the whole company depending on volume of sales, average purchase amount, purchase frequency, business history. Payment can be deferred up to 30 days based on the credit limit amount.
Personal account can provide any up-to-date information about the credit limit status: amount of indebtedness, reserve, available balance. If a client fails to pay on time and gets blocked, he can see a notification about the outstanding payment in order to restore the credit limit option. All the data is received from 1С ERP. It’s also possible to see the schedule of credit limit payments — orders, payment date and remaining time.

We would also like to focus on the significant part of personal account — company profile and user profile. In B2B-segment it is essential to constantly update company data, since it serves as the basis for user segmentation and allocation of personal discounts. Such data used to be filled out only upon registration and updated manually by a manager. Now authorized users can edit data independently. Besides, it’s possible to update information about employees, that is delete those who have been fired, add new ones and edit those currently employed. All changes are synchronized with 1С ERP.

Прочая информация о кейсе

------
English case description is in https://docs.google.com/document/d/1uO5iSwtn4_v0d1LFabSsz7sCZRSggXxspKXlY7KiZcI/edit?usp=sharing
------

Разработан личный кабинет для крупного поставщика запчастей для сельхозтехники.

Личный кабинет содержит
— информацию о кредитном лимите (общий лимит, размер задолженности, резерв, доступный остаток);
— график платежей по заказам, оформленным с оплатой по кредитному лимиту;
— информацию о состоянии внутреннего счета (денежные средства от возвратов, которыми можно оплатить заказ);
— документы по всем заказам компании (счета, УПД, корректировки);
— список заказов по всем сотрудниками компании с фильтрами по датам, статусу, пользователю и артикулам в заказе;
— возможность запрашивать акты сверки за период;
— возможность редактировать неоплаченные заказы (изменять состав заказа, способ доставки и дату отгрузки, способ оплаты и грузополучателя);
— возможность повторять ранее оформленные заказы и отменять заказы;
— возможность оформлять возвраты (как всего заказа, так и отдельных позиций) и видеть статус возврата (одобрен, выполнен);
— возможность управлять личными данными и данными своей компании.

-----

We have developed a personal account for the major supplier of agriculture spare parts.

Personal account contains
— information about credit limit (total limit, amount of indebtedness, reserve, balance available);
— schedule of payments under orders placed with credit limit payment;
— information about the internal account balance (money received from returns and available for paying the order);
— accounting documents covering all the company’s orders (invoices, integrated delivery notes, adjustments);
— list of the company’s orders allocated to employees placing them with date, status, user and item filters, whereas all the said employees can see each other’s orders;
— option of requesting reconciliation acts in relation to a period;
— option of editing outstanding orders (changing order content, delivery method and shipping date, payment method and consignee);
— option of repeating previously placed orders and canceling orders;
— option of making returns both of the whole order and separate items and checking the return status (confirmed, complete);
— option of managing personal and corporate data.