Умный корпоративный портал для сотрудников DNS

Главное о кейсе

Компания ДНС получила рабочий инструмент и общее информационное пространство, где воедино собрана вся коммуникация и доработаны инструменты для быстрой и слаженной работы.

С помощью вовлекающих инструментов у нас получилось сделать корпоративный портал местом притяжения, где сотрудники активно общаются по проектам, проходят обучение и развиваются вместе с компанией.

Чат-бот с возможностью настраивать и редактировать сценарии работы снимает часть рутинной работы с HR-отдела и помогает сотрудникам.
__

DNS obtained a working instrument, a single information platform that contains all company communications and tools for fast and well-coordinated work interactions.

By employing various engaging tools and mechanisms we managed to turn the client’s corporate portal into an attraction spot where all employees discuss their projects, participate in corporate learning and grow together with the company. At the same time, the HR chatbot supporting various work scenarios automates numerous HR tasks and helps the employees.

Бизнес-задача и ее решение

ЗАДАЧА
Основная задача, которую поставил перед нами заказчик - создать единую коммуникационную площадку для взаимодействия всех сотрудников компании как на локальном, так и на всероссийском уровне. Важно было оптимизировать внутренние процессы в компании - объединить социальную сеть, корпоративный университет и добавить возможность обмена кадровыми документами.

Второй задачей было внедрение чат-бота. В такой крупной и распределенной компании для каждого сотрудника необходима возможность быстрого поиска информации. Чат-бот помогает сократить время на поиск, отклик на внешние запросы, упрощает адаптацию сотрудников и автоматизирует часть рутинных процессов:
• кадровый документооборот,
• согласование отпусков,
• запрос справок,
• уведомления о больничных и т.п.

THE TASK
The main task set for us by the client was to create a single communication platform for all employee interactions both at local and country-wide levels.

The second task was to implement chatbots in order to reduce response times to external requests, to simplify employee onboarding and to automate routine processes such as:
- HR documentation workflow;
- Vacation approvals;
- Information requests;
- Sick leave documentation
- Etc.
___
КОРПОРАТИВНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
В компании ДНС очень тщательно и с трепетом относятся к развитию компетенций своих сотрудников.
Наш продукт “Корпоративный университет” отлично интегрировался под нужды компании.

THE CORPORATE UNIVERSITY
DNS comes very diligently to employee development. Our product, The Corporate University (CU), matched very well the client’s needs.
___
КУРСЫ
Кнопка “Добавить” ведет на список вариантов, что можно добавить в КУ: урок, глава или иное действие. При выборе одного из пунктов меню, появляется всплывающее (popup) окно, в котором доступны все действия, такие же как и в административной части.

THE COURSES
The "ADD" button brings a list of options that can be added to the CU: a lesson, a chapter or another action. By selecting one of the menu items a popup window appears which contains the same actions that are also available in the administration section.
___
СТАРТОВАЯ СТРАНИЦА
Стартовой страницей в корпоративном университете по умолчанию является «Личный кабинет». Каждый сотрудник сам настраивает блоки по усмотрению.

THE START PAGE
The Personal Account page is the default page for each CU user. Each employee sets study sections him-/herself at his/her own discretion.
___
ПУТИ РАЗВИТИЯ
Есть к чему стремиться! Сотрудникам компании доступна наглядная схема развития с четкой иерархией. Однако, кнопка «Пути развития» доступна только в том случае, если для текущего сотрудника указана списочная должность, для которое установлены пути развития, либо настроен функционал «Корпоративных компетенций».
При выборе пути развития система сама подсказывает свободные для выбора компетенции.

THE DEVELOPMENT PLAN
There are many things to strive for! Employees have a clear development plan in front of their eyes. However, the Development Plan button is only available to employees in positions with pre-designed development path or positions that have completed Corporate Competencies profiles.
By selecting development paths the system suggests appropriate competencies.
___
ДАШБОРД РАЗВИТИЯ
Дашборд развития показывает сводную статистику “побед” на пути к новой должности.

Блок с тетрисом показывает, на сколько активно сотрудник идет к цели, отмечая цветом наиболее продуктивные дни.

Для руководителей сделан удобный фильтр, чтобы отслеживать успехи своих подчиненных.

THE DEVELOPMENT DASHBOARD
The Dashboard demonstrates achievements stats on the way to the new position.

The Tetris section shows how actively the employee heads towards the goal by highlighting the most successful days.

Managers can use a convenient filter tool to monitor success of their subordinates.
___
ОБУЧЕНИЕ В МОБИЛЬНОМ ПРИЛОЖЕНИИ
Для организации удобного доступа к обучению в мобильном приложении Битрикс24 организован раздел меню «Корпоративный университет» и пункт меню «Моё обучение»

MOBILE LEARNING APP
For employee convenience the CU and My Learning modules have been added to the Bitrix24 mobile app.
___
УЧЕБНЫЕ ГРУППЫ
Также была доработана возможность назначить прохождение онлайн-курса сразу для группы сотрудников и впоследствии возможность отслеживать результаты. При нажатии на «Назначить» всем выбранным сотрудникам в их карточки Индивидуального Плана Развития / Плана Испытательного Срока добавляется соответствующее развивающее действие с указанным сроком. Результаты прохождения курса отображаются в структурированной таблице.

STUDY GROUPS
There is an additional functionality to study courses and track results for groups of employees. By clicking the Assign button all selected employees receive a development item added to their respective Trial Period and Personal Development Programs. Study results are reflected in a table.
___
ЧАТ-БОТ
Чат-бот - это программа, обученная с помощью сценариев, которая помогает пользователям эффективно взаимодействовать с бизнесом.

Новым сотрудникам бот поможет влиться в процессы компании, а уже освоившимся - быстро и без лишних усилий получать информацию или услугу.

Чат-бот для ДНС позволил объединить в одном диалоговом окне возможности обучения сотрудников, поиска информации по порталу и получения сотрудниками ряда услуг.

Основные возможности чат-бота в портале ДНС:

1. Навигация по обучающим материалам;
2. Запуск прохождения курсов и тестирований;
3. Поиск по базе знаний, каталогам и справочникам;
4. Показывает результаты обработки произвольного php-кода;
5. Запуск бизнес-процессов по адаптации новых сотрудников
6. Запуск бизнес-процессов для заказа справок и получения других услуг.

THE CHATBOT
Chatbot is an application that helps users to interact with the business using a set of scenarios.
Chatbot helps new employees to integrate faster into the corporate processes and for existing employees to easily obtain necessary information or corporate services.
DNS chatbot joins employee learning, information sourcing and internal services in one application window.

Main DNS Chatbot functionality:

1.Learning materials navigation;
2.Launching study courses and tests;
3.Searching knowledgebase and informational databases;
4.Demonstrating the results of processing of an arbitrary PHP-code;
5.Initiating new employee onboarding processes;
6.Initiating HR documentation requests and obtaining other services.
___
ВЗГЛЯД В БУДУЩЕЕ
Несмотря на то, что с командой ДНС нас разделяют 7 часовых поясов и почти 10 000 км., у нас получилось создать удобный инструмент для ежедневной работы многотысячной компании.

В наших планах дорабатывать интеграцию с корпоративным видео-порталом и много другое.

THE FUTURE OUTLOOK
Despite the fact that we are separated from the DNS team by 7 time zones and almost 10 000 km, we managed to create a convenient tool for the daily work of a company of many thousands.

In the future we plan integration with the corporate video portal and many more exciting things.

Прочая информация о кейсе

КЛИЕНТ
DNS — российская компания, специализирующейся на продаже компьютерной, цифровой и бытовой техники, а также производитель компьютеров, в том числе ноутбуков, планшетов и смартфонов. На начало 2020 года сеть насчитывает более 1800 магазинов в 818 городах России.

THE CLIENT
DNS is a Russian retail company specializing in sales of computer and home electronics as well as laptop, tablet, smartphone and computer manufacturing with a network of 1400 retail shops in 540 cities in Russia.
___
О ПРОЕКТЕ
Цель внедрения корпоративного портала – развитие персонала, получение и обработка обратной связи от него. Сотрудниками Улья была проведена глубокая аналитика процессов компании и выявлены требования к предстоящей работе.

THE PROJECT
The purpose of implementing the corporate portal was to automate HR management, recruitment, employee development and employee communication functions. Our consultants completed a deep analysis of the client’s business processes and drafted requirements for the future platform.

Скриншоты