Teamly: платформа для совместной работы и управления знаниями, документами и задачами

Главное о кейсе

TEAMLY - платформа для совместной работы и управления знаниями, документами, задачами. Продукт предоставляет все необходимые возможности для организации и управления информацией внутри различных команд, делая его идеальным инструментом для эффективного ведения бизнеса:

Умные таблицы — это универсальный инструмент для систематизации данных, будь то документы, задачи или информация о сотрудниках. Это база данных, для создания которой не требуются навыки программирования. Работать с данными можно через функционал срезов данных, позволяющий фильтровать, сортировать и группировать информацию по признакам, а также с использованием различных видов отображения, таких как таблица или канбан, для визуализации и управления рабочими процессами.

База знаний помогает управлять знаниями и обмениваться накопленным опытом. TEAMLY предоставляет инновационный функционал, который позволяет создавать документы, редактировать, обсуждать с командой и согласовывать в одном окне.

Функционал микролернинга позволяет обучать, развивать и адаптировать сотрудников. На платформе можно создавать полноценные курсы, тесты и опросы, основанные на опыте и знаниях более опытных коллег, чтобы обеспечить эффективное обучение и оценку знаний сотрудников.

AI-ассистент представляет собой инструмент на основе искусственного интеллекта, который помогает пользователям в повседневных задачах. Функционал включает составление списков задач, создание кратких текстовых описаний, подготовку постов в социальных сетях и деловых писем, а также помощь с любой другой текстовой задачей.

Обширные возможности кастомизации позволяют создать идеальное рабочее пространство для любой команды, включая HR-отдел, Продажи, Проектный офис, Маркетинг и Разработку. Пользователи могут свободно адаптировать платформу под свои уникальные потребности и процессы, начиная от организации пространств и заканчивая ролевыми доступами.

TEAMLY предоставляет два формата на выбор — SaaS и On-Premise. Работать на платформе можно как с десктоп-версии, так и с мобильных устройств.

В настоящее время более 130 компаний, включая такие организации, как Сколково, Аналитический Центр РФ, Робокасса, ОАК, Splat, ВкусВилл, 1С-Рарус, РосСельхозБанк, ГрандМоторс и многие другие, успешно используют TEAMLY. Общее число пользователей платформы превышает 35 тысяч.

______________________________________________________


TEAMLY is a platform for managing knowledge, documents, and tasks across the entire company. The product provides all the necessary features for organizing and managing information within different teams, making it an ideal tool for efficient business operations:

Smart Tables are a versatile tool for organizing data, whether it's documents, tasks, or employee information. It serves as a database that doesn't require programming skills to create. Working with data is possible through the functionality of data slices, allowing filtering, sorting, and grouping information by features. It also supports various display formats, such as tables or Kanban, for visualizing and managing work processes.

The Knowledge Base helps manage knowledge and exchange accumulated expertise. TEAMLY offers innovative functionality that allows creating documents, editing, discussing with the team, and approving them in a single window.

Microlearning functionality enables the training, development, and adaptation of employees. The platform allows the creation of full-fledged courses, tests, and surveys based on the experience and knowledge of more experienced colleagues to ensure effective learning and assessment of employees' knowledge.

The AI assistant is an artificial intelligence-based tool that assists users in everyday tasks. The functionality includes task list creation, generating brief textual descriptions, preparing social media posts and business emails, as well as assisting with any other text-based tasks.

Extensive customization capabilities allow creating the perfect workspace for any team, including HR departments, Sales, Project Office, Marketing, and Development. Users can freely adapt the platform to their unique needs and processes, ranging from organizing spaces to role-based access.

TEAMLY offers two formats to choose from: SaaS and On-Premise. The platform can be accessed from both desktop and mobile devices.

Currently, more than 130 companies, including organizations such as Skolkovo, Analytical Center of the Russian Federation, Robokassa, United Aircraft Corporation, Splat, VkusVill, 1C-Rarus, GrandMotors, and many others, are successfully using TEAMLY. The total number of platform users exceeds 35,000.

Как проект изменил жизнь пользователей

TEAMLY предоставил пользователям полностью российское решение в сфере систем управления знаниями.

Пользователи теперь могут полагаться на надежное и безопасное программное обеспечение высокого качество. Наши клиенты не теряют в функциональности, при этом сохраняют данные и конфиденциальность пользователей на территории России. Этот переход к отечественному решению не только повысил надежность используемого инструмента, но также подчеркнул важность поддержки отечественной индустрии информационных технологий и способствовал развитию отрасли в стране.

______________________________________________________

TEAMLY has provided users with a fully Russian solution in the field of knowledge management systems.

Users can now rely on reliable and secure high-quality software. Our clients do not compromise on functionality while maintaining data and user confidentiality within the territory of Russia. This transition to a domestic solution not only increased the reliability of the tool in use but also underscored the importance of supporting the domestic information technology industry, contributing to the development of the sector in the country.

Бизнес-задача и ее решение

Разработка платформы TEAMLY была сосредоточена на решении ключевой бизнес-задачи — обеспечении импортозамещения западных сервисов систем управления знаниями. Уход Confluence, Notion и аналогичных зарубежных платформ стал стимулом для создания надежного отечественного решения.

TEAMLY предоставляет функционал, соответствующий мировым стандартам, обеспечивая при этом высокую степень надежности и эффективности. Этот шаг не только способствует поддержке отечественной индустрии разработки программного обеспечения, но и открывает новые перспективы для российских компаний в сфере цифровых технологий.

______________________________________________________

The development of the TEAMLY platform was focused on addressing a key business challenge—ensuring import substitution for Western knowledge management services. The departure of Confluence, Notion, and similar foreign platforms served as a stimulus for creating a reliable domestic solution.

TEAMLY provides functionality that meets global standards while ensuring a high degree of reliability and efficiency. This move not only contributes to supporting the domestic software development industry but also opens up new opportunities for Russian companies in the digital technology sector.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

1) Умные таблицы:
- Функционал Базы данных, не требующей навыков программирования.
- Функционал срезов данных для отображения определенной выборки данных. Они позволяют фильтровать, сортировать и группировать информацию  по заданным признакам.
- Возможность организация информации из таблицы на различных страницах. Это позволяет моментально просматривать необходимое представление данных без необходимости регулировки фильтров и предоставлять доступ сотрудникам к конкретному представлению. Все данные хранятся в едином месте, обеспечивая автоматическое обновление всех версий при внесении изменений в одну из них.
- Различные виды отображения — таблица или канбан. Варианты визуального представления данных позволяют адаптировать интерфейс под рабочие процессы компании.

2) База знаний:
- Функционал для создания, редактирования, обсуждения в одном окне.
- Модуль согласования документов с возможностью настройки собственных сценариев.
- Возможность синхронизации файлов с документами на рабочем столе (WebDAV).

3) Функционал микролернинга:
- Функционал курсов для обучения, развития и адаптации сотрудников.
- Создание тестов и опросов для эффективной оценки знаний сотрудников.
- Возможность прикреплять материалы из Базы Знаний.

4) AI-ассистент:
- Текстовый помощник на основе искусственного интеллекта.
- Составление списков задач, создание кратких текстовых описаний, подготовка постов в социальных сетях и деловых писем.
- Помощь с текстовыми задачами: сокращение, расширение, улучшение и т.п.

5) Поиск и Аналитика:
- Поиск с поддержкой русской морфологии.
- Поиск по содержимому документов.
- Функционал Быстрого ответа на поисковый запрос.
- Аналитика по поисковым запросам, пространствам, дискам, сотрудникам, статьям и файлам.

6) Совместная работа
- Совместное редактирование.
- Комментарии по тексту и чат внутри статьи.
- Упоминание (@) сотрудников в статье, постановка задач и дедлайнов.
- Модуль согласования статей.
- Журнал версий и история изменений.

7) Мобильное приложение
- Работа со статьями и файлами.
- Управление учетной записью.
- Уведомления и поиск.

______________________________________________________

Smart Tables:

Functionality of a database without the need for programming skills.

Data slice functionality for displaying specific data samples. They allow filtering, sorting, and grouping information based on specified features.

The ability to organize information from the table on different pages. This enables instant viewing of the necessary data representation without the need to adjust filters and provides employees with access to specific views. All data is stored in one place, ensuring automatic updates of all versions when changes are made to any of them.

Various display options — table or Kanban. Visual data representation options allow adapting the interface to the company's workflow.

1) Knowledge Base:
- Functionality for creating, editing, and discussing in one window.
- Document approval module with the ability to customize own scenarios.
- Ability to synchronize files with documents on the desktop (WebDAV).

2) Microlearning Functionality:

- Course functionality for employee training, development, and adaptation.
- Creation of tests and surveys for effectively assessing employee knowledge.
- Ability to attach materials from the Knowledge Base.

3) AI Assistant:
- Text assistant based on artificial intelligence.
- Creating task lists, generating brief text descriptions, preparing posts for social media, and business emails.
- Assistance with text tasks: shortening, expanding, improving, etc.

4) Search and Analytics:
- Search with support for Russian morphology.
- Content-based document search.
- Quick response functionality to search queries.
- Analytics on search queries, spaces, drives, employees, articles, and files.

5) Collaboration:
- Collaborative editing.
- Text comments and chat within an article.
- Mentioning (@) employees in an article, task assignment, and deadlines.
- Article approval module.
- Version control and change history log.

6) Mobile Application:
- Working with articles and files.
- Account management.
- Notifications and search.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Вызовы, стоящие перед командой TEAMLY, чаще всего связаны с переездом клиентов на нашу платформу. Компании, сталкивающиеся с проблемами отключения западных сервисов, обращаются к нам с запросом на оперативный переезд в формате "нужно было еще вчера".

Можно было бы подумать, что, учитывая повторяющиеся запросы, у нас мог сформироваться единый регламент переезда. Но все не так просто (хотя регламент у нас и правда есть). Каждая система управления знаниями уникальна не только благодаря сложившимся бизнес-процессам, но и благодаря инструменту, накладывающему свой отпечаток.

Мы придерживаемся убеждения, что каждый клиент уникален, и структуры баз знаний, объемы данных, а также особенности требований могут значительно различаться. Мы гибко подходим к каждому кейсу, предоставляя индивидуальные решения. Трудности внедрения базы знаний нередко связаны с нестандартными запросами и уникальными требованиями - в таких ситуациях мы готовы доработать функционал специально под клиента.

Характерным примером адаптации к особым запросам являются сотрудничества с полностью закрытыми компаниями. В таких случаях мы обеспечиваем установку TEAMLY без использования интернета, передавая необходимые файлы и предоставляя подробные инструкции для установки на сервер клиента.

Наша команда всегда готова к различным вызовам, стремится к индивидуальному подходу и успешно сочетает разработку с внедрением, предоставляя клиентам оптимальные решения.

______________________________________________________

The challenges faced by the TEAMLY team are often associated with the migration of clients to our platform. Companies experiencing issues with the disconnection of Western services turn to us with requests for a rapid transition, often in the format of "it should have been done yesterday."

One might think that, considering the recurring nature of these requests, we could have developed a standardized migration protocol. However, it's not that simple (although we do have a protocol in place). Each knowledge management system is unique not only due to established business processes but also because of the tool that leaves its imprint.

We adhere to the belief that each client is unique, and the structures of knowledge bases, data volumes, and specific requirements can vary significantly. We approach each case flexibly, providing individual solutions. The challenges of implementing a knowledge base are often linked to non-standard requests and unique requirements. In such situations, we are ready to customize functionality specifically for the client.

A characteristic example of adapting to special requests is our collaboration with fully closed companies. In such cases, we ensure the installation of TEAMLY without using the internet, providing the necessary files, and offering detailed instructions for installation on the client's server.

Our team is always prepared for various challenges, strives for an individualized approach, and successfully combines development with implementation, offering clients optimal solutions.

Прочая информация о кейсе

Концепция решения TEAMLY состоит в том, чтобы построить все бизнес-процессы в компании вокруг системного развития знаний всех сотрудников. Если компания не использует Систему Управления Знаниями и не контролирует процесс их генерации и дистрибуции между сотрудниками, то значительная часть интеллектуальных активов постоянно теряется, а персонал тратит свое время на повторный поиск одних и тех же решений.

Цель и миссия продукта Teamly - сделать процесс создания знаний внутри компании, их аттестации и проверки естественной частью рабочего процесса, не требующей каких-либо усилий или регламентов.

Скриншоты