Редизайн и реструктуризация внутреннего портала Министерства финансов Российской Федерации

Главное о кейсе

Свежий взгляд на внутренний портал для 1500+ сотрудников Министерства помог автоматизировать и оцифровать сервисы, сократить бюрократические процессы и главное - сделать этот портал действительно полезным и удобным даже для самых консервативных пользователей.

Полная реструктуризация и новый дизайн портала, переработка 20+ разделов и сервисов, и, как результат:
+20% рост активных пользователей и практически 100% постоянных пользователей.

Почти год после запуска показал:
- 3 176 640 просмотров страниц портала;
- до 1 416 уникальных пользователей в день;
- до 18 000 просмотров страниц в день;
- около 15 500 раз воспользовались сервисами заказа авто, пропусков и библиотеки.

По результатам опроса самыми полезными и востребованными стали новые фичи:
- карта Министерства с поиском по кабинетам;
- создание личных профилей сотрудников;
- отображение актуального рабочего статуса (“в офисе”, “в отпуске”, “в декрете” и так далее);
- сервис “Планирование отпусков”.
Также более 90% респондентов высоко оценили дизайн и функциональность.

Как проект изменил жизнь пользователей

С помощью нового портала сотрудники теперь не только легко и быстро получают доступ к нужным сервисам, например, заказ служебного автомобиля, канцелярии или пропуска для своих посетителей, но и оперативно получают актуальную и полезную для них информацию о событиях Министерства, спортивных мероприятиях, льготах для госслужащих, быстро находят контакты коллег, необходимые документы, и так далее.

Помимо этого, внутренние процессы кросс-отделов стали более эффективными, а взаимодействие между коллегами упростилось.

В целом портал трансформировался из «вспомогательного» инструмента, который использовался сотрудниками крайне редко, в повседневный рабочий ресурс, который соответствует современным требованиям и поддерживает сотрудников на каждом этапе их работы.

Бизнес-задача и ее решение

Основной бизнес-задачей проекта стала полная модернизация внутреннего портала Министерства. На прежнем портале сотрудники сталкивались с устаревшим дизайном и объективно неудобным UX, что приводило к снижению активности и ограничивало переход ведомства к цифровизации процессов. При этом портал содержал полезную информацию и важные сервисы, но из-за хаотичной структуры, сложности интерфейса и устаревших технологий большинство сотрудников пользовались им только в случае крайней необходимости.

Цели проекта:
1. Перевод взаимодействия сотрудников с Министерством в цифровой формат.
2. Повышение активности сотрудников на портале.
3. Оптимизация структуры сайта.
4. Обновление дизайна в соответствии с новым фирменным стилем.
5. Быстрая адаптация новых сотрудников к более user-friendly интерфейсу.
6. Упрощение процессов коммуникации между сотрудниками и департаментами.

Для решения поставленных задач мы провели серию глубинных интервью с сотрудниками, чтобы выявить ключевые барьеры и проблемы в использовании портала.

По итогам этого исследования выяснилось, что:
- сотрудники не используют портал как «рабочий стол», пользуются им только в случае крайней необходимости;
- многие сотрудники не понимают, как устроена навигация, на портале сложно найти необходимую информацию и разделы;
- сотрудники пропускают важные новости из-за неудобной новостной ленты;
- сотрудники приёмных хотели бы иметь общий доступ 
к заказу пропусков, автомобилей и канцелярии в одном департаменте, просматривать что уже было сделано другим сотрудником;
- процесс заказа пропусков сложен и не предусматривает кейсов, когда одни и те же посетители приходят в Министерство повторно;
- когда у сотрудника возникает вопрос по порталу или процессам Министерства, он не знает, куда обратиться. Есть потребность в разделе FAQ с разделением по темам, а при отсутствии ответа на вопрос — в наличии контактов людей, которые могут помочь.

Подтвердился ряд наших гипотез, например:
- сотрудники не нуждаются во всех разделах портала 
для организации своей работы;
- сотрудники хотели бы иметь возможность обучаться работе с порталом, 
но у них нет на это времени.

Мы также изучали, какие паттерны наиболее привычны опытным пользователям, перекладывали эти привычки на новый интерфейс и находили баланс между полным изменением пользовательского пути и использованием старого UX.
Таким образом, нам удалось не только сохранить преемственность для пользователей, которые привыкли к определенным паттернам, но и оптимизировать скорость и удобство взаимодействия в соответствии с современными требованиями.

Ключевые изменения на портале:
1. Для каждого пользователя предусмотрена персонализация — созданы личные профили с возможностью загрузить аватарку и необходимые данные о себе, а на рабочем столе и в профиле можно настроить виджеты и быстрые переходы на нужные разделы, а также управлять статусом (например, «на работе», «в отпуске», «на больничном»), создать свою QR-визитку.
Всего можно создать до 12 мини-виджетов и 2 крупных функциональных виджета под каждую категорию сотрудников.

2. Внедрены интерактивные карты 4-х зданий Министерства с поиском по сотрудникам и кабинетам. Планы этажей и кабинетов помогают сориентироваться как новичку, так и опытному сотруднику — карта указывает входы, выходы и ключевые ключевые объекты сферы услуг — от столовой до медцентра, а также расположение сотрудников по кабинетам.

3. Цифровизация процесса планирования отпусков с таблицей пересечений отпускных периодов и статусами сотрудников упрощает планирование отпусков, а также значительно упрощает отделу кадров и приёмным департаментов процесс формирования графика отпусков на каждый будущий год.

4. Новости преобразованы в ленты по темам — спорт, социальное обеспечение, профсоюз, и т.д. Пользователь может подписываться на интересующие его ленты с возможностью комментирования и добавления реакций.

5. Перепроектирован сервис бронирования переговорных комнат. Карточка переговорки содержит всю необходимую информацию: вместимость, наличие оборудования и прочее, а пользователю доступно расписание и загруженность для всех комнат.

6. Перепроектирован сервис заказа пропусков – добавлена история заказов по департаменту сотрудника, возможность повторно заказать пропуск в один клик.

7. Добавлена возможность поздравить коллегу с днём рождения и отправить ему благодарность.

8. Добавлены компетенции сотрудников и поиск по ним.
Теперь найти человека, отвечающего за какую-либо профессиональную сферу в департаменте или во всём Министерстве, стало проще и быстрее, стало понятно к кому можно обратиться за помощью.

9. Интегрирован робот Мефодий, который помогает сотрудникам разобраться с новыми разделами “Профиль” и “Рабочий стол”.

10. У сотрудников появился общий календарь, объединяющий дни рождения коллег, праздники и различные мероприятия Министерства, в т. ч. спортивные.

11. Оптимизирован поиск в телефонном справочнике - теперь в нем проще и быстрее ориентироваться благодаря множеству фильтров.

12. Появился новый раздел “Моя работа”, включающий подраздел с актуальными вакансиями департаментов и полную информацию об организации служебных процессов в ведомстве.

13. Обновлён раздел “Спорт” - появилась возможность создавать карточки спортивных мероприятий, отфильтровывать их по видам спорта, привязывать к новостям-анонсам и отчётам с соревнований с фотографиями.

14. Появился раздел “Обучение”, содержащий информацию о наставничестве, о системе профессионального обучения в ведомстве, о практике для студентов, а также календарь образовательных мероприятий.

15. Появились новые сервисы “Заказ кадровых документов” и “Форма обратной связи", которые помогают наладить более быструю и эффективную коммуникацию между сотрудниками и Министерством.

Крафт (мастерство), реализация, технические детали

Нетривиальность задачи заключалась в том, что среди пользователей портала были люди разного возраста и с разным уровнем цифровой подготовки, и нам нужно было суметь сохранить некоторые механики старой версии портала, к которым привыкли пользователи, и при этом сделать их взаимодействие с порталом еще более удобным и быстрым.

Инсайты, гипотезы, процесс создания и взаимодействия с заказчиком

Немного статистики и интересных фактов из процесса:

1. Создали более 3 000 макетов и около 700 листов отчётных документов.

2. Ощутили себя немного детективами.
Из-за ограничений доступа к внутренним системам Министерства стандартные процедуры сбора и анализа данных пришлось заменить на онлайн-сессии с демонстрацией экрана. Мы буквально «прогуливались» по всем разделам портала вместе с заказчиком, записывая детали и восстанавливая структуру разделов на основе просмотренного.

3. Побывали в роли архитекторов.
В процессе создания интерактивной карты помещений Министерства столкнулись тем, что нужна актуализация схем. Здания, в которых располагается Министерство, имеют богатую историю с многочисленными перестройками и реконструкциями, что создало множество скрытых переходов, коридоров, тупиков и проходных кабинетов. Чтобы корректно отобразить их на карте, мы попросили сотрудника пройтись по коридорам с камерой, чтобы зафиксировать каждый угол и ход. На основе этого видео нам удалось воссоздать карту, которая полностью соответствует реальной архитектуре, включая малозаметные переходы и важные ориентиры.

4. Дизайн портала был выдержан в стилистике обновленного брендбука Минфина, но интересно, что дизайн портала оказался столь успешен, что был использован в качестве основы при последующем редизайне других систем Министерства (Порталы обучения, система Электронный бюджет).

Скриншоты

Комментарий заказчика

Спасибо большое, Руслан, Лера и вся команда Зефира! Вы невероятно талантливые, большое удовольствие с вами работать! Надеюсь, в следующем году внутренний портал тоже завоюет медали в конкурсах.